Diese Ansicht zeigt für jede Person und jeden Tag eines Monats, ob eine Anwesenheit stattgefunden hat oder nicht. Im Fokus steht also die Frage: „War die Person an diesem Tag anwesend?“ – nicht, wie viele Stunden.
Die Monatsübersicht eignet sich besonders für Abrechnungen, Monatsberichte, Anwesenheitsnachweise und statistische Auswertungen.
1. Zweck der Ansicht „Anwesenheit (Monat)”
Während die Zeiterfassung exakte Zeiten und Pausen anzeigt, reduziert die Monatsansicht die Information bewusst auf Anwesenheit pro Tag. Das erleichtert:
- Abrechnungen auf Basis von Anwesenheitstagen,
- schnelle Monatsübersichten,
- offizielle Nachweise gegenüber Auftraggebern oder Behörden,
- Vergleiche über mehrere Monate hinweg.
2. Was zeigt die Monatsansicht im Detail?
Die Tabelle zeigt alle relevanten Personen mit einer tagesbasierten Markierung für den ausgewählten Monat. Typische Inhalte:
- Person: Name der Person.
- Rolle: z. B. Mitarbeiter, Bewohner, Sicherheitsdienst (abhängig Ihrer Konfiguration).
-
Tagesübersicht: Für jeden Kalendertag im Monat wird angezeigt,
ob die Person anwesendnicht anwesend - Monatsauswahl: Über ein Datumselement können Sie den gewünschten Monat wählen.
In dieser Ansicht werden keine Stundenwerte dargestellt. Sie ist bewusst tagesorientiert, um die Auswertung möglichst einfach zu halten.
3. Typische Anwendungsfälle
3.1 Abrechnung und Lohnvorbereitung
Viele Organisationen rechnen Anwesenheit nach Tagen ab und nicht nach Stunden. Die Monatsansicht zeigt:
- an wie vielen Tagen eine Person im Monat anwesend war,
- an welchen Tagen keine Anwesenheit erfasst wurde,
- Grundlage für Tagessätze oder pauschale Abrechnungen.
Beispiel: Für eine Person sind im Monat 18 Tage als „anwesend“ markiert – diese Information kann direkt für eine pauschale Abrechnung verwendet werden.
3.2 Sicherheitsdienste und Objektdienstleister
Sicherheitsunternehmen können prüfen:
- an welchen Tagen ein Objekt besetzt war,
- welche Personen an welchen Tagen im Einsatz waren,
- wieviele Einsatztage pro Monat je Objekt oder Person angefallen sind.
3.3 Betreuung, Wohngruppen und Bildungseinrichtungen
In sozialen Einrichtungen wird die Ansicht häufig als offizieller Anwesenheitsnachweis genutzt:
- Anwesenheitstage von Bewohnern oder Teilnehmenden,
- Dokumentationspflichten gegenüber Trägern oder Behörden,
- Grundlage für Fördermittel und Abrechnungen.
3.4 Monatsanalyse und Personalplanung
Die Monatsansicht hilft auch dabei, Muster und Trends zu erkennen:
- häufige Fehltage bestimmter Personen,
- Monatsverläufe im Teamvergleich,
- Planung zukünftiger Dienst- oder Einsatzpläne.
4. Filter in der Monatsansicht
Um alle Filteroptionen zu sehen, klicken Sie zuerst auf das Filtersymbol oben rechts.
Anschließend stehen je nach Konfiguration u. a. folgende Filter zur Verfügung:
- Personensuche,
- Rolle,
- Bereich / Standort,
- Monatsauswahl über Kalender.
Beispiele für typische Filterfragen:
- „Zeige alle Mitarbeitenden im Januar.“
- „Nur Bewohner im Bereich A anzeigen.“
- „Welche Personen waren im letzten Monat in Standort X anwesend?“
5. CSV-Export
Die tagesbasierte Anwesenheitsübersicht kann über das Download-Symbol als CSV-Datei exportiert werden.
Der Export eignet sich u. a. für:
- Abrechnung nach Anwesenheitstagen,
- Monatsberichte und Statistiken,
- Weiterverarbeitung in Excel oder Buchhaltungssystemen,
- Archivierung und offizielle Nachweispflichten.
Alle aktiven Filter werden automatisch in den Export übernommen, sodass nur die aktuell angezeigten Daten exportiert werden.