Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an General Manager, IT-Verantwortliche und Operations Manager, die LiteLog für ihr Hotel einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase und können alle Funktionen uneingeschränkt nutzen.
Im Onboarding-Assistenten wählen Sie „Hotel & Gastgewerbe" als Branche und legen direkt Ihr erstes Hotel an.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Hotel als Standort anlegen
Jedes Hotel wird als eigenes Objekt in LiteLog angelegt. Alle Aufgaben, Meldungen, Rundgänge und Zeiten werden diesem Standort zugeordnet.
Details: Objekte verwalten
3. Bereiche definieren
Innerhalb des Hotels können Bereiche angelegt werden, um Aufgaben und Zuständigkeiten zu strukturieren:
- Etagen: 1. OG, 2. OG, 3. OG — für Housekeeping-Zuweisung
- Funktionsbereiche: Rezeption, Restaurant, Wellness, Konferenz
- Technikbereiche: Haustechnik, Außenanlagen, Tiefgarage
Bereiche helfen bei der Zuweisung von Aufgaben und der Filterung in Auswertungen.
4. Mitarbeiter erstellen & Zugang vergeben
Legen Sie Ihre Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional.
Mehrere Mitarbeiter auf einmal? Importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV-Datei, statt jeden einzeln anzulegen.
Details: Konten verwalten, Rollen & Rechte
Typische Rollen im Hotelbetrieb
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| General Manager | Vollzugriff: alle Bereiche, Reports, Konfiguration |
| Operations Manager | Aufgaben, Meldungen, Housekeeping-Übersicht, Reports |
| Housekeeping-Leitung | Zimmerplanung, Aufgabenzuweisung, Mängelerfassung |
| Zimmerpersonal | Eigene Aufgaben bearbeiten, Status melden, Mängel erfassen |
| Technik / Engineering | Tickets bearbeiten, Rundgänge, Wartungsdokumentation |
| Rezeption | Mängel melden, Housekeeping-Status einsehen |
Anmeldemöglichkeiten
| Zugang | Methode |
|---|---|
| Web-Portal | Benutzername und Passwort |
| Mobile App | QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip |
Die Anmeldung per QR-Code ist besonders praktisch im Hotelbetrieb — Mitarbeiter müssen sich kein Passwort merken und können sofort loslegen.
5. App herunterladen
Ihre Mitarbeiter installieren die LiteLog App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android).
Geben Sie die passende Anleitung an Ihre Mitarbeiter weiter:
Details: Mobile App
6. Geräte
Es können sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones verwendet werden. Beachten Sie bei privaten Geräten, dass die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden sollte.
Firmenhandy am Standort
Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Hotel verbleibt (z. B. für Housekeeping oder Nachtdienst), können Sie es im Portal unter Einstellungen → Geräte als Objekthandy festlegen. Damit haben alle Mitarbeiter, die sich über dieses Gerät anmelden, automatisch nur Zugriff auf dieses Hotel.
Private Handys
Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an. Das automatische Ausloggen sollte bei privaten Geräten deaktiviert werden.
Bei Objekthandys sollte das automatische Ausloggen aktiviert sein — so wird sichergestellt, dass sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Konto anmeldet. Bei privaten Handys sollte es deaktiviert sein.
Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts.
Details: Geräte verwalten
7. Kontrollpunkte erstellen & Rundgänge einrichten
Rundgänge sind die Hauptfunktion von LiteLog im Hotelbetrieb — für Nachtdienst-Kontrollrunden, Sicherheitsrundgänge und technische Prüfungen.
Kontrollpunkte erstellen
Kontrollpunkte werden an sicherheits- und betriebsrelevanten Stellen angebracht:
- Technikräume (Heizung, Klimaanlage, Serverraum)
- Notausgänge und Fluchtwege
- Außenbereiche (Parkplatz, Gartenanlage)
- Tiefgarage und Kellerräume
- Wellness- und Poolbereich
Jeder Kontrollpunkt wird mit einem NFC-Tag oder QR-Code verknüpft.
QR-Codes und NFC-Tags
QR-Codes für Kontrollpunkte erstellen Sie im Portal. NFC-Tags werden über die App verknüpft.
NFC-Technologie funktioniert auf Metalloberflächen deutlich schlechter. Verwenden Sie spezielle On-Metal-Tags oder bringen Sie die Tags auf nicht-metallischen Untergründen an.
Rundgänge definieren
- Im Portal unter Rundgänge eine neue Route anlegen
- Kontrollpunkte zuweisen
- Reihenfolge festlegen (optional: feste Reihenfolge oder freie Abfolge)
- Zeitplan konfigurieren — z. B. Nachtdienst-Rundgang alle 2 Stunden
Details: Rundgang erstellen, Kontrollpunkte verwalten, Rundgänge am Objekt
8. Aufgabentypen & Checklisten einrichten
Definieren Sie Aufgabentypen und Vorlagen für wiederkehrende Abläufe:
Aufgabentypen
- Housekeeping: Zimmerreinigung, Grundreinigung, Bettwäschewechsel
- Technik: Reparatur, Wartung, Prüfung
- Operations: Dienstübergabe, Sonderaufgabe, Event-Vorbereitung
Checklisten
Checklisten können als Vorlagen für Aufgabentypen hinterlegt werden — z. B.:
- Zimmerreinigung: Bad, Bett, Boden, Minibar, Fenster
- Grundreinigung: Alle Standardpunkte plus Tiefenreinigung, Vorhänge, Matratze
- Technische Prüfung: Rauchmelder, Notbeleuchtung, Brandschutztüren
Details: Aufgaben
9. Meldungen (optional)
Mitarbeiter können Mängel und Auffälligkeiten direkt vor Ort per App dokumentieren — mit Fotos, Beschreibung und Priorität. Meldungen werden automatisch als Tickets an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
Details: Meldungen
10. Zeiterfassung einrichten (optional)
Neben Rundgängen und Aufgaben kann LiteLog optional auch die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen.
Zeiterfassung per QR-Code
Den QR-Code für die Zeiterfassung können Sie im Portal unter den Objekteinstellungen herunterladen und ausdrucken — z. B. für den Personaleingang.
Kiosk-Anmeldung
Ein Tablet am Personaleingang dient als digitale Stechuhr — Mitarbeiter scannen ihren persönlichen QR-Code zur An- und Abmeldung.
Kontrollpunkte für Rundgänge und der QR-Code für die Zeiterfassung sind getrennte Funktionen. Der Zeiterfassungs-QR-Code dient nur dem Schicht-Check-in/-out, nicht der Rundgangskontrolle.
Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen, Kiosk-Anmeldung
Anwesenheitskontrolle einrichten (optional)
Zusätzlich zur Zeiterfassung können Sie automatisch prüfen lassen, ob Ihre Mitarbeiter pünktlich zur Schicht erscheinen. Erstellen Sie eine Vorgabe pro Schichttyp (z. B. Nachtschicht, Housekeeping-Frühschicht) mit Anforderungen und Benachrichtigungskanälen. Das System bewertet jede Schicht automatisch als Erfolgreich oder Fehlgeschlagen und alarmiert Sie bei Abweichungen — per Push, E-Mail, SMS oder automatischem Anruf.
Details: Anwesenheitskontrolle, Vorgabe erstellen
11. Benachrichtigungen & Eskalation
LiteLog kann automatisch benachrichtigen bei:
| Ereignis | Empfänger (Beispiel) |
|---|---|
| Neuer Mangel erfasst | Technik-Leitung |
| Aufgabe überfällig | Operations Manager |
| Rundgang nicht durchgeführt | General Manager |
| Kritische Meldung | GM + Operations |
Benachrichtigungen werden per Push-Notification oder E-Mail zugestellt.
Details: Benachrichtigungen
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Hotel als Standort angelegt
- Bereiche definiert (Etagen, Funktionsbereiche)
- Mitarbeiter angelegt und Rollen zugewiesen
- App installiert und Login getestet
- Kontrollpunkte erstellt und NFC-Tags / QR-Codes angebracht
- Rundgänge definiert und ersten Rundgang durchgeführt
- Aufgabentypen und Checklisten erstellt
- Benachrichtigungen konfiguriert
Weitergeben
- Geben Sie die Anleitung für Housekeeping an Ihre Housekeeping-Leitung weiter
- Geben Sie die Anleitung für Technik an Ihre Engineering-Abteilung weiter