احتفظ بكتاب الحراسة الرقمية
توضح هذه التعليمات لخدمات الأمن كيفية الاحتفاظ بدفتر حماية رقمي باستخدام LiteLog: بدءًا من قالب دفتر الحماية الخاص بهم وحتى ربطه بالتحول وصولاً إلى التقييم والإثبات للعميل.
1. ما هو دفتر الحراسة في LiteLog؟
LiteLog does not have a separate “guardbook page” — the guardbook is created from the evidence that your employees record anyway. الجوهر هو منطقة التقارير: القائمة المدمجة لـ التقارير (الحوادث) و النماذج المكتملة. وهناك أيضا الأدلة السياحية:
| مدخل كتاب الحارس الكلاسيكي | في لايتلوج |
|---|---|
| تقرير التحول، بروتوكول التسليم | النموذج المكتمل في منطقة التقارير |
| حوادث خاصة | تقرير بالصور والفئة والخطورة |
| دليل على الجولة | سجلات الجولة في المهام والجولات |
| مجلة كرونولوجية | دورة — جميع الأحداث وعمليات المسح بالترتيب الزمني |
التقارير المقدمة لا يمكن تغييرها لاحقًا - كل إدخال له طابع زمني وتخصيص للمستخدم وبالتالي يمكن استخدامه كدليل.
2. قم ببناء قالب كتاب الحراسة الخاص بك
يمكنك تصميم نموذج دفتر الحراسة الخاص بك بنفسك - كقالب نموذج في الإعدادات → قوالب النماذج. يقدم محرر النماذج نظامًا معياريًا بجميع أنواع الحقول؛ وبدلاً من ذلك، قم بوصف النموذج المطلوب بكلماتك الخاصة (مسودة AI)، أو قم باستيراد كتاب الحراسة الورقية الموجود لديك كملف PDF أو استخدم قالب أمان جاهز من المكتبة.
مثال: قالب "تقرير النقل/بروتوكول التسليم".
| مجال | نوع الحقل | سلوك |
|---|---|---|
| تحويل البيانات | قسم | — |
| بداية التحول / نهاية التحول | التاريخ/الوقت | حقل إلزامي |
| حوادث خاصة | نص طويل | خياري |
| جميع المفاتيح كاملة؟ | موافق / عيب | الصورة مطلوبة في حالة "النقص" |
| نظام إنذار مسلح؟ | نعم لا | حقل إلزامي |
| غرفة حارس الصور / حالة التسليم | صورة | خياري |
| تسليم الموظف التوقيع | إمضاء | حقل إلزامي |
الحقول الإلزامية تفرض إدخالات كاملة: لا يمكن تقديم التقرير إلا بعد ملء جميع الحقول الإلزامية. بالنسبة للحقول "موافق/معيب"، يمكنك تحديد متطلبات الصورة في حالة وجود عيب - بحيث يكون كل عيب موثق مصحوبًا تلقائيًا بدليل مصور.
3. زوج من الطبقة
بحيث ينتمي إدخال دفتر المراقبة إلى الوردية، قم بربط القالب بتسجيل الوقت: في محرر النماذج ضمن "الاستخدام"، حدد الخيار تسجيل الوقت (بداية/نهاية الوردية) وحدد ما إذا كان يتم تقديم النموذج عند تسجيل الوقت (بداية الوردية)، عند تسجيل الوقت (نهاية الوردية) أو في كلا الوقتين. اختياريًا، يمكنك تقييد القالب بكائنات محددة.
سيتم بعد ذلك عرض النموذج على موظفيك مباشرة في التطبيق عندما يرسلون سجل وقت التحول - يقع تقرير الوردية بالضبط حيث يبدأ الوردية وينتهي.
الوصفة: فرض إدخال واحد لكل وردية
نموذج التحول هو عرض - إذا كنت تريد أن تجعل الإدخال ملزمًا، فقم بدمج عنصرين أساسيين:
- مهمة متكررة بنموذج إلزامي — قم بإنشاء مهمة (على سبيل المثال "تقرير الوردية الليلية")، أدخل قالب كتاب الحراسة الخاص بك في حقل النموذج وقم بتعيين قاعدة التكرار التي تناسب إيقاع الوردية. تعتبر المهمة مكتملة فقط بمجرد إكمال النموذج وإرساله.
- التصعيد في حالة الفشل — قم بإنشاء قاعدة في تلقائي باستخدام المشغل "المهمة متأخرة". إذا لم يتم استلام تقرير المناوبة، فسيتم إخطار مدير العمليات تلقائيًا - عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة.
يؤدي هذا إلى إنشاء دفتر حماية كامل: كل وردية لها مهمة إعداد التقارير الخاصة بها، ويتم ملاحظة الإدخالات المفقودة على الفور بدلاً من ملاحظة الفحص التالي.
4. املأ التطبيق
يقوم موظفوك بملء دفتر الحراسة في تطبيق لايت لوغ - مباشرة في مكان الإقامة، مع الصور والتوقيع على هواتفهم الذكية. يعمل هذا حتى بدون اتصال بالإنترنت: يتم تسجيل الإدخالات في وضع عدم الاتصال وتتم مزامنتها تلقائيًا بمجرد اتصال الجهاز بالإنترنت مرة أخرى - على سبيل المثال في مواقف السيارات تحت الأرض أو الأقبية أو في العقارات النائية.
ليس من الضروري الانتهاء من التقرير دفعة واحدة: يتم حفظه كمسودة **، ويظهر في قائمة التقارير ويمكن متابعته لاحقًا. وبدلاً من ذلك، يتوفر املأ البوابة - على سبيل المثال. لجهاز الكمبيوتر الخاص بغرفة الحراسة.
5. تقييم وإثبات
تنتهي كافة إدخالات دفتر الحماية المقدمة في منطقة التقارير. ما يلي متاح للتقييم والإثبات:
- الفلتر - باستخدام فلتر القالب، يمكنك فقط رؤية تقارير التحول؛ باستخدام الكائن والفترة، يمكنك تضييق نطاق الأمر، على سبيل المثال، إلى كائن أمان وشهر إعداد الفواتير.
- ملف PDF واحد — يمكن تصدير كل تقرير من العرض التفصيلي كملف PDF، بما في ذلك الصور والتوقيع.
- تسليم البريد الإلكتروني — يمكنك إرسال التقارير مباشرة إلى العميل عبر البريد الإلكتروني؛ مع الشحن التلقائي أيضًا بشكل دوري، على سبيل المثال. أسبوعي. يمكنك إنشاء تقييمات جماعية ضمن التصدير والشحن.
- وصول العميل — قم بإعداد الوصول الخاص لعميلك لعرض التقارير الخاصة بعقاراته بنفسه — دون الحاجة إلى إرسال أي شيء.
من الجيد أن نعرف
:::tip Hinweis
- لا يمكن تغيير التقارير المقدمة - يمكنك توثيق التصحيحات في تقرير جديد، ويظل الأصل سليمًا.
- يمكن للنماذج التي تحتوي على حقول "موافق/نقص" أن تقوم تلقائيًا بتشغيل مشغل "تم اكتشاف عيب" - يتحول النقص في تقرير التحول تلقائيًا إلى إشعار أو مهمة متابعة.
- من الأفضل متابعة المسودات بالصور أو التوقيعات على نفس الجهاز - يتم تطبيق الردود عبر الأجهزة، ولكن لا يتم تطبيق مرفقات الوسائط. :::
الأسئلة المتداولة حول كتاب الحراسة الرقمية
هل يحل LiteLog محل دفتر الحراسة المكتوب بخط اليد بالكامل؟ نعم. يتم تسجيل التقارير وتقارير المناوبات وبروتوكولات التسليم وسجلات الجولات رقميًا، ولها طابع زمني وتعيين المستخدم ولا يمكن تغييرها لاحقًا.
هل يمكنني استخدام نموذج دفتر الحراسة الموجود لدي؟ نعم. قم باستيراد نموذجك الورقي كملف PDF إلى محرر النماذج - سيتم التعرف على الحقول تلقائيًا. وبدلاً من ذلك، قم بوصف النموذج الذي تريده بكلماتك الخاصة ودع الذكاء الاصطناعي يقوم بإنشاء مسودة.
كيف أتأكد من أن كل وردية لها مدخل؟ قم بربط القالب ببداية/نهاية الوردية وفرض الإدخال عبر مهمة متكررة مع متطلبات النموذج بالإضافة إلى قاعدة "المهمة المتأخرة" في النظام التلقائي (راجع الوصفة أعلاه).
هل يعمل دفتر الحراسة ايضا بدون انترنت؟ نعم. يسجل التطبيق الإدخالات في وضع عدم الاتصال ويقوم بمزامنتها تلقائيًا بمجرد إنشاء الاتصال مرة أخرى.
الأذونات
:::info Berechtigung لملء دفتر الحراسة، يحتاج موظفوك إلى إذن ملء النماذج (للتقارير: إنشاء تقارير)، ولتقييمها تحتاج إلى عرض النماذج أو عرض الرسائل. تقوم القوالب بتحرير الأشخاص المسموح لهم بـ إنشاء/تحرير النماذج. اتصل بالمسؤول إذا لم يكن لديك حق الوصول. :::