Обзавеждане
Това ръководство е насочено към генерални мениджъри, ИТ мениджъри и оперативни мениджъри, които настройват LiteLog за своя хотел.
1. Създайте акаунт и започнете веднага
Регистрирайте се на portal.litelog.de/signup. Няма разходи за настройка — можете да започнете веднага с 14-дневен безплатен пробен период и можете да използвате всички функции без ограничения.
В асистента за включване изберете „Хотелиерство и хотелиерство“ като своя индустрия и създайте първия си хотел веднага.
Подробности: регистрация, Включване
2. Създайте хотел като локация
Всеки хотел се създава като отделен обект в LiteLog. Всички задачи, съобщения, обиколки и часове са присвоени на това местоположение.
Подробности: Управление на обекти
3. Определете области
В рамките на хотела могат да бъдат създадени зони за структуриране на задачи и отговорности:
- Етажи: 1-ви етаж, 2-ри етаж, 3-ти етаж — за домакинство
- Функционални зони: Рецепция, ресторант, уелнес, конференция
- Технически области: Строителна техника, външни съоръжения, подземен паркинг
Областите помагат при възлагане на задачи и филтриране в оценките.
4. Създайте служители и задайте достъп
Създайте своите служители. Всичко, което трябва да създадете, е Име — имейл адресът не е задължителен.
Няколко служители наведнъж? Импортирайте вашия списък със служители чрез CSV файл, вместо да създавате всеки един поотделно.
Подробности: Управление на акаунти, Роли и права
Типични роли в хотелските операции
| роля | Разрешения |
|---|---|
| генерален мениджър | Пълен достъп: всички области, отчети, конфигурация |
| Операционен мениджър | Задачи, съобщения, домакински преглед, отчети |
| Домоуправител | Планиране на помещението, възлагане на задачи, запис на дефекти |
| Персонал в стаята | Обработвайте вашите собствени задачи, докладвайте за статус, записвайте дефекти |
| Технология / инженерство | Обработка на билети, обиколки, документация за поддръжка |
| Рецепция | Докладвайте дефекти, вижте състоянието на почистването |
Опции за регистрация
| Достъп | метод |
|---|---|
| Уеб портал | Потребителско име и парола |
| Мобилно приложение | QR код, потребителско име + парола или NFC чип |
:::tip QR-Code bevorzugen Влизането с помощта на QR код е особено практично в хотелските операции - служителите не трябва да помнят парола и могат да започнат веднага. :::
5. Изтеглете приложението
Вашите служители инсталират приложението LiteLog от App Store (iOS) или Google Play Store (Android).
Предайте съответните инструкции на вашите служители:
Подробности: Мобилно приложение
6. Устройства
Могат да се използват както фирмени мобилни телефони, така и лични смартфони. За частни устройства, моля, имайте предвид, че показването на местоположение на живо в портала може да се наложи да бъде деактивирано.
Фирмен мобилен телефон на място
Ако фирмен мобилен телефон остане постоянно в хотела (напр. за почистване или нощно обслужване), можете да го зададете като мобилен телефон за обект в портала под Настройки → Устройства. Това означава, че всички служители, които влизат през това устройство, автоматично имат достъп само до този хотел.
Лични мобилни телефони
За частни устройства служителите влизат със собствения си смартфон. Автоматичното излизане трябва да бъде деактивирано за частни устройства.
:::tip Automatisches Ausloggen За мобилни телефони за обекти автоматичното излизане трябва да бъде активирано — това гарантира, че всеки служител влиза със собствен акаунт. За частни мобилни телефони трябва да се деактивира. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android На Android NFC таговете се разпознават автоматично във фонов режим – просто задръжте смартфона си до етикета. С iOS NFC скенерът трябва първо да се отвори: плъзнете отдясно наляво. Камерата с QR код се отваря чрез плъзгане отляво надясно. :::
Подробности: Управление на устройства
7. Създайте контролни точки и настройте обиколки
Разходките са основната функция на LiteLog в хотелските операции — за нощни инспекции, обиколки за сигурност и технически инспекции.
Създайте контролни точки
Контролно-пропускателните пунктове се инсталират на важни за безопасността и оперативно отношение места:
- Технически помещения (отопление, климатизация, сървърно помещение)
- Аварийни изходи и евакуационни пътища
- Външни площи (паркинг, градини)
- Подземен паркинг и избени помещения
- Уелнес зона и басейн
Всяка контролна точка е свързана с NFC етикет или QR код.
QR кодове и NFC тагове
Вие създавате QR кодове за контролни точки в Портал. NFC таговете са свързани чрез Приложението.
:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben NFC технологията работи значително по-зле върху метални повърхности. Използвайте специални метални етикети или прикрепете етикетите към неметални повърхности. :::
Дефинирайте обиколки
- Създайте нов маршрут в портала под Обиколки
- Задайте контролни точки
- Определете реда (по избор: фиксиран ред или свободна последователност)
- Конфигуриране на график — напр. Б. Нощни дежурства на всеки 2 часа
Подробности: Създайте обиколка, Управлявайте контролни точки, Огледи на имота
8. Настройте типове задачи и списъци за проверка
Дефинирайте типове задачи и шаблони за повтарящи се процеси:
Видове задачи
- Почистване: Почистване на стаите, основно почистване, смяна на спално бельо
- Технология: Ремонт, поддръжка, тестване
- Операции: Предаване, специална задача, подготовка на събитие
Контролни списъци
Контролните списъци могат да се съхраняват като шаблони за типове задачи - напр. напр.:
- Почистване: баня, легло, под, минибар, прозорец
- Основно почистване: Всички стандартни точки плюс дълбоко почистване, завеси, матрак
- Технически преглед: датчици за дим, аварийно осветление, противопожарни врати
Подробности: Задачи
9. Съобщения (по избор)
Служителите могат да документират дефекти и аномалии директно на място с помощта на приложението - със снимки, описание и приоритет. Докладите се препращат автоматично като билети към отговорния отдел.
Подробности: Съобщения
10. Настройте проследяване на времето (по избор)
В допълнение към обиколките и задачите, LiteLog може също по избор да записва работното време на вашите служители.
Запис на времето чрез QR код
Можете да изтеглите и отпечатате QR кода за запис на време в портала в настройките на обекта - напр. Б. за входа за персонала.
Регистрация на павилион
Таблет на входа на персонала служи като цифров часовник - служителите сканират личния си QR код, за да влизат и излизат.
:::tip Rundgänge und Zeiterfassung trennen Контролните точки за обиколки и QR кодът за запис на време са отделни функции. QR кодът за запис на време се използва само за настаняване/напускане на смени, а не за контрол на обиколката. :::
Подробности: Настройки за проследяване на времето и настаняване, Регистрация на павилион
Настройте контрол на присъствието (по избор)
В допълнение към проследяването на времето, можете автоматично да проверявате дали вашите служители пристигат навреме за смяната си. Създайте по подразбиране за тип смяна (напр. нощна смяна, домакинска сутрешна смяна) с изисквания и канали за уведомяване. Системата автоматично класифицира всяка смяна като Успешна или Неуспешна и ви предупреждава за всякакви отклонения — чрез натискане, имейл, SMS или автоматично обаждане.
Подробности: Присъствен контрол, Създайте по подразбиране
11. Известия и ескалация
LiteLog може автоматично да уведомява, когато:
| Събитие | Получател (пример) |
|---|---|
| Открит е нов дефект | Техническо управление |
| Просрочена задача | Оперативен мениджър |
| Обиколката не е осъществена | Главен мениджър |
| Критично съобщение | GM + операции |
Известията се доставят чрез насочено известие или имейл.
Подробности: Известия
Контролен списък: Настройката е завършена?
- Акаунтът е създаден и тестовата фаза е стартирана
- Хотелът е създаден като локация
- Дефинирани зони (подове, функционални зони)
- Създадени служители и разпределени роли
- Приложението е инсталирано и тествано за влизане
- Създадени са контролни точки и са прикачени NFC тагове/QR кодове
- Определени обиколки и извършена първа обиколка
- Създадени са типове задачи и контролни списъци
- Известията са конфигурирани
Предайте
- Предайте Инструкции за домакинство на вашата домакинска линия
- Предайте Инструкции за технологията на вашия инженерен отдел