Bildungsträger & Multi-Standort-Verwaltung
Diese Anleitung richtet sich an Organisationen mit mehreren Standorten — z. B. Bildungsträger mit Filialen, Akademie-Ketten oder Hochschulen mit mehreren Campussen.
Wann brauche ich Multi-Standort?
| Situation | Multi-Standort nötig? |
|---|---|
| Ein Schulgebäude, ein Campus | Nein — ein Standort (Objekt) reicht |
| Eine Hochschule, mehrere Gebäude auf einem Campus | Nein — ein Standort mit mehreren Raumplänen (Räumen) |
| Bildungsträger mit Filialen in verschiedenen Städten | Ja |
| Akademie-Kette mit eigenständigen Standorten | Ja |
Standorte als Objekte abbilden
Jeder physische Standort — Filiale, Campus, Schulgebäude — wird als eigene Objekt angelegt. Das ermöglicht:
- Getrennte Raumplan-Verwaltung — Jeder Standort hat eigene Räume und Raumpläne
- Eigenständige Kursplanung — Kurse werden pro Standort konfiguriert
- Standortbezogene Auswertungen — Reports lassen sich pro Objekt erstellen
- Unabhängige Einstellungen — Feiertage, Anmeldefenster und Regeln pro Standort
Navigation: Objekte → Neues Objekt erstellen
Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention für Ihre Objekte — z. B. „Akademie Berlin", „Akademie München", „Akademie Hamburg". Das erleichtert die Filterung und Auswertung.
Organisationsstruktur & Hierarchie
Mit dem Hierarchie-System von LiteLog strukturieren Sie Ihre Organisation:
Rollen definieren
Navigation: Einstellungen → Hierarchie & Rollen
Typische Rollen für Bildungsträger:
| Rolle | Typische Berechtigungen | Beispiel |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Alle Standorte, alle Funktionen | Geschäftsführer, Akademieleitung |
| Standortleitung | Eigener Standort: Verwaltung, Auswertungen, Kurse | Filialleiter, Campus-Manager |
| Verwaltung | Eigener Standort: Kurse anlegen, Anwesenheit prüfen | Sekretariat, Sachbearbeiter |
| Lehrkraft | Eigener Standort: Anwesenheit prüfen, Export | Dozenten, Trainer |
| Teilnehmer | Nur eigene Anwesenheit | Studierende, Kursteilnehmer |
Berechtigungen zuweisen
LiteLog verwendet ein rollenbasiertes Zugriffssystem (RBAC). Jeder Benutzer erhält genau eine Rolle. Die Rolle definiert:
- Welche Funktionen der Benutzer nutzen darf
- Auf welche Objekte (Standorte) der Benutzer Zugriff hat
- Ob der Benutzer Daten einsehen, bearbeiten oder exportieren darf
Vergeben Sie nur die Berechtigungen, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind. Eine Lehrkraft benötigt in der Regel keinen Zugriff auf Abrechnungsdaten oder die Verwaltung anderer Standorte.
Personen & Teilnehmer verwalten
Navigation: Personen
In der Personenliste verwalten Sie alle Benutzer Ihrer Organisation:
- Benutzer anlegen — Einzeln oder per Einladungslink
- Rolle zuweisen — Jeder Benutzer erhält eine Rolle
- Standort zuweisen — Benutzer können einem oder mehreren Standorten zugeordnet werden
Einladungsprozess für neue Standorte
Wenn Sie einen neuen Standort eröffnen:
- Objekt für den Standort anlegen
- Standortleitung als Benutzer anlegen und die passende Rolle zuweisen
- Lehrkräfte und Verwaltungspersonal einladen
- Studierende per Einladungslink oder E-Mail hinzufügen
Standortübergreifende Auswertungen
Als Geschäftsführung oder zentrale Verwaltung haben Sie Zugriff auf alle Standorte und können übergreifende Auswertungen erstellen.
Anwesenheitsliste (Live)
Navigation: Anwesenheitsliste (Live)
Filtern Sie nach einzelnen Standorten oder sehen Sie alle Standorte gleichzeitig. So erkennen Sie auf einen Blick, wie die Auslastung an jedem Standort aussieht.
Schichtprotokoll
Navigation: Schichtprotokoll
Das Schichtprotokoll zeigt alle Kursinstanzen aller Standorte. Filtern Sie nach:
- Objekt — Einzelner Standort
- Zeitraum — Tag, Woche, Monat oder individuell
- Status — Erfolgreich, unterschritten, ausstehend
Daten & Berichte
Navigation: Daten & Berichte
Exportieren Sie Berichte für:
- Einzelne Standorte — Für standortbezogene Abrechnungen
- Alle Standorte — Für zentrale Auswertungen und Gesamtübersichten
- Bestimmte Zeiträume — Für monatliche oder quartalsweise Abrechnungen
Abrechnungsgrundlagen für Kostenträger
Bildungsträger müssen häufig Anwesenheitsnachweise gegenüber Kostenträgern (Arbeitsagenturen, Jobcenter, Ministerien) erbringen. LiteLog liefert dafür:
- Lückenlose Dokumentation — Jeder Check-in wird mit Zeitstempel und Person erfasst
- Revisionssichere Daten — Nachträglich nicht manipulierbar
- Exportierbare Reports — Als PDF oder zur Weiterverarbeitung
- Standortbezogene Aufschlüsselung — Separate Nachweise pro Filiale
Typischer Abrechnungs-Workflow
- Monatlich: Daten & Berichte → Zeitraum „Letzter Monat" → Objekt wählen → Export
- Prüfung: Anwesenheitsdaten mit Kursplan abgleichen
- Nachweis: Exportierten Bericht an Kostenträger übermitteln
Skalierung: Weitere Standorte hinzufügen
Das Hinzufügen weiterer Standorte folgt immer dem gleichen Muster:
- Neue Objekt anlegen
- Raumpläne für die Räume erstellen
- Kurse anlegen
- Personal und Studierende erstellen
- Hardware aufstellen
Die zentrale Verwaltung behält dabei automatisch den Überblick über alle Standorte.
Häufige Fragen
Kann ein Benutzer mehreren Standorten zugeordnet sein? Ja. Benutzer können Zugriff auf mehrere Objekte erhalten — zum Beispiel Lehrkräfte, die an verschiedenen Standorten unterrichten.
Sehen Standortleitungen die Daten anderer Standorte? Nein — es sei denn, ihre Rolle wurde explizit für mehrere Standorte berechtigt. Das rollenbasierte System stellt sicher, dass jeder nur die Daten sieht, die für seine Aufgabe relevant sind.
Wie viele Standorte kann ich mit LiteLog verwalten? Es gibt kein technisches Limit. Die Anzahl der Objekte hängt von Ihrer Lizenz ab.
Kann ich Auswertungen automatisiert erstellen lassen? Aktuell erfolgt der Export manuell über das Portal. Ein fester Rhythmus (z. B. monatlich am 1.) empfiehlt sich für wiederkehrende Abrechnungen.