Водете дигитална охранителна книга
Тези инструкции показват на службите за сигурност как да водят дигитална книга за охрана с LiteLog: от техния собствен шаблон за книга за охрана до свързването й с преминаването до оценка и доказателство за клиента.
1. Какво представлява караулната книга в LiteLog?
LiteLog няма отделна „страница на охранителната книга“ — охранителната книга се създава от доказателствата, които вашите служители записват така или иначе. Ядрото е областта Доклади: комбинираният списък от доклади (инциденти) и попълнени формуляри. Има и доказателства от турнето:
| Класически запис в караулната книга | В LiteLog |
|---|---|
| Сменен протокол, приемо-предавателен протокол | Попълнен формуляр в областта Доклади |
| Специални инциденти | Докладвай със снимки, категория и тежест |
| Доказателство за турнето | Дневници на обиколката на Задачи и обиколки |
| Хронологичен вестник | курс — всички събития и сканирания във времеви ред |
Изпратените отчети не могат да бъдат променяни впоследствие - всеки запис има клеймо за време и потребител и следователно може да се използва като доказателство.
2. Създайте свой собствен шаблон за караулна книга
Вие сами проектирате формуляра на вашата караулна книга - като шаблон на формуляр на Настройки → Шаблони за формуляри. Редактор на формуляри предлага модулна система с всички видове полета; Друга възможност е да опишете желаната форма със собствените си думи (проект на AI), да импортирате съществуващата си хартиена книга за охрана като PDF или да приемете готов шаблон за сигурност от библиотеката.
Пример: шаблон „Доклад за смяна / протокол за предаване“.
| Поле | Тип поле | Отношение |
|---|---|---|
| Данни за смяна | Раздел | — |
| Начало на смяна / край на смяна | Дата/час | Задължително поле |
| Специални инциденти | Дълъг текст | по желание |
| Всички ключове са готови? | OK/Недостатък | Изисква се снимка в случай на „липса“ |
| Алармената система е включена? | да не | Задължително поле |
| Снимка охранително помещение / състояние на предаване | снимка | по желание |
| Служител връчва подпис | Подпис | Задължително поле |
Задължителните полета налагат пълни въвеждания: Отчетът може да бъде изпратен само когато всички задължителни полета са попълнени. За полетата „OK/Defective“ можете да посочите изискване за снимка в случай на дефект - така всеки документиран дефект автоматично се придружава от доказателство за снимка.
3. Свързване към слоя
Така че записът в часовника да принадлежи към смяната, свържете шаблона със записа на времето: В Редактор на формуляри под „Използване“ изберете опцията Запис на времето (начало/край на смяна) и посочете дали формулярът се предлага при отчитане (начало на смяна), при изключване (края на смяна) или и в двете времена. По желание можете да ограничите шаблона до конкретни обекти.
След това на вашите служители ще бъде предложен формулярът директно в приложението, когато изпратят своя Рекордно време за смяна - отчетът за смяната се намира точно там, където смяната започва и завършва.
Рецепта: Принудително влизане по едно на смяна
Формулярът за смяна е оферта - ако искате да направите записа обвързващ, комбинирайте два градивни елемента:
- Повтаряща се задача със задължителен формуляр — Създайте Задача (напр. „Отчет за смяна нощна смяна“), въведете шаблона на вашата охранителна книга в полето Формуляр и задайте правило за повторение, което отговаря на ритъма на смяната. The task is only considered completed once the form has been completed and submitted.
- Ескалация в случай на повреда — Създайте правило в Автоматичен с тригера „Просрочена задача“. Ако отчетът за смяната не бъде получен, оперативният мениджър се уведомява автоматично - чрез натискане, имейл или SMS.
Това създава пълна охранителна книга: всяка смяна има своя задача за докладване и липсващите записи се забелязват веднага, вместо при следващата проверка.
4. Попълнете приложението
Вашите служители попълват охранителната книга в Приложение LiteLog - директно в имота, със снимки и подпис на смартфона си. Това работи дори без интернет връзка: Записите се записват офлайн и автоматично се синхронизират веднага щом устройството отново е онлайн - например в подземни паркинги, мазета или в отдалечени имоти.
Един отчет не трябва да бъде завършен наведнъж: записан като чернова, той се появява в списъка с отчети и може да бъде продължен по-късно. Като алтернатива е наличен Попълнете в портала - напр. за караулното помещение PC.
5. Оценете и докажете
Всички подадени записи в охранителната книга завършват в зоната Доклади. Следното е на разположение за оценка и доказателство:
- Филтър - С помощта на филтъра Шаблон можете да видите само отчетите за смени; като използвате Обект и Период, можете да стесните, например, обект на сигурност и месец на фактуриране.
- Един PDF — Всеки отчет може да бъде експортиран от подробния изглед като PDF, включително снимки и подпис.
- Доставка по имейл — Можете да изпращате отчети директно на клиента по имейл; с автоматично изпращане също периодично, напр. седмично. Можете да създавате колективни оценки под Експорт и доставка.
- Достъп на клиенти — Настройте собствен достъп за вашия клиент, за да преглежда сами отчетите за имотите си — без да се налага да изпращате нищо.
Добре е да знаете
:::tip Hinweis
- Изпратените отчети не могат да бъдат променяни - документирате корекциите в нов отчет, оригиналът остава непокътнат.
- Формулярите с полета „ОК/недостатък“ могат автоматично да задействат тригера „открит недостатък“ - недостатък в отчета за смяна автоматично се превръща в известие или последваща задача.
- Най-добре е да продължите чернови със снимки или подписи на същото устройство – отговорите се прилагат на всички устройства, но прикачените мултимедийни файлове не. :::
Често задавани въпроси относно цифровата охранителна книга
LiteLog замества ли напълно ръкописната книга за охраната? да Докладите, отчетите за смени, протоколите за предаване и записите на обиколките се записват цифрово, имат времеви печат и потребителско назначение и не могат да бъдат променяни впоследствие.
Мога ли да използвам съществуващия си формуляр за охранителна книга? да Импортирайте вашия хартиен формуляр като PDF в редактора на формуляри - полетата ще бъдат разпознати автоматично. Друга възможност е да опишете формуляра, който искате, със собствените си думи и да оставите AI да създаде чернова.
Как да се уверя, че всяка смяна има запис? Свържете шаблона с началото/края на смяната и принудете въвеждането чрез повтаряща се задача с изискване за формуляр плюс правило за „просрочена задача“ в автоматичната система (вижте Рецепта по-горе).
Сторожовата книга работи ли и без интернет? да Приложението записва записи офлайн и автоматично ги синхронизира веднага щом се установи отново връзка.
Разрешения
:::info Berechtigung За да попълнят охранителната книга, вашите служители се нуждаят от оторизацията Попълване на формуляри (за отчети: Създаване на отчети), за да го оцените, имате нужда от Преглед на формуляри или Преглед на съобщения. Шаблоните редактират кой има право да създава/редактира формуляри. Свържете се с вашия администратор, ако нямате достъп. :::