Veďte si digitální strážní knihu
Tyto pokyny ukazují bezpečnostním službám, jak vést digitální strážní knihu pomocí LiteLog: od jejich vlastní šablony strážní knihy až po její propojení s přechodem k vyhodnocení a ověření klientovi.
1. Co je to strážní kniha v LiteLogu?
LiteLog nemá samostatnou „stránku strážní knihy“ – strážní kniha je vytvořena z důkazů, které vaši zaměstnanci stejně zaznamenávají. Jádrem je oblast Zprávy: kombinovaný seznam hlášení (incidentů) a vyplněných formulářů. K dispozici je také důkaz z prohlídky:
| Klasický zápis do strážní knihy | V LiteLogu |
|---|---|
| Hlášení o směně, předávací protokol | Vyplněný formulář v oblasti Zprávy |
| Zvláštní události | Zpráva s fotografiemi, kategorií a závažností |
| Tour důkaz | Protokoly prohlídek na Úkoly a prohlídky |
| Časopis chronologický | Kurs — všechny události a kontroly v časovém pořadí |
Odeslaná hlášení nelze dodatečně měnit - každý záznam má časové razítko a přiřazení uživatele a lze jej tedy použít jako důkaz.
2. Sestavte si vlastní šablonu strážní knihy
Formulář strážní knihy si navrhnete sami – jako šablonu formuláře na Nastavení → Šablony formulářů. Editor formuláře nabízí modulární systém se všemi typy polí; Případně popište požadovaný formulář vlastními slovy (návrh AI), importujte svou stávající papírovou strážní knihu jako PDF nebo převezměte hotovou šablonu zabezpečení z knihovny.
Příklad: šablona „Předávací protokol / protokol o směně“.
| Pole | Typ pole | Postoj |
|---|---|---|
| Posun dat | Sekce | — |
| Začátek / konec směny | Datum/čas | Povinné pole |
| Zvláštní události | Dlouhý text | volitelný |
| Všechny klíče jsou hotové? | OK/chyba | V případě „nedostatku“ je vyžadována fotografie |
| Poplachový systém zapnutý? | ano ne | Povinné pole |
| Foto strážnice / stav předání | fotografie | volitelný |
| Zaměstnanec předání podpisu | Podpis | Povinné pole |
Povinná pole vynutí vyplnění údajů: Hlášení lze odeslat pouze tehdy, jsou-li vyplněna všechna povinná pole. U polí „OK/Vadné“ můžete zadat požadavek na fotografii v případě závady – každá zdokumentovaná závada je tak automaticky doprovázena fotodokumentací.
3. Připojte k vrstvě
Aby záznam hodinek patřil směně, propojte šablonu se záznamem času: V Editor formuláře pod "Použití" vyberte možnost Záznam času (začátek/konec směny) a určete, zda se formulář nabízí při odpočítávání (začátek směny), při odhlašování (konec směny) nebo v obou časech. Volitelně můžete šablonu omezit na konkrétní objekty.
Vašim zaměstnancům pak bude formulář nabídnut přímo v aplikaci, když odešlou Zaznamenejte čas směny - hlášení směny se nachází přesně tam, kde směna začíná a končí.
Recept: Vynutit jeden vstup za směnu
Směnový formulář je nabídka - pokud chcete, aby byl záznam závazný, zkombinujte dva stavební bloky:
- Opakující se úkol s povinným formulářem — Vytvořte Úkol (např. „Noční směna hlášení směny“), zadejte šablonu strážní knihy do pole Formulář a nastavte pravidlo opakování, které odpovídá rytmu směny. Úkol je považován za splněný až po vyplnění a odeslání formuláře.
- Eskalace v případě selhání — Vytvořte pravidlo v Automatický se spouštěčem „Úloha po splatnosti“. Pokud hlášení o směně není přijato, je o tom vedoucí provozu automaticky informován – prostřednictvím push, emailu nebo SMS.
Tím se vytvoří kompletní strážní kniha: Každá směna má svůj úkol hlášení a chybějící záznamy jsou zaznamenány okamžitě místo při příští kontrole.
4. Vyplňte aplikaci
Vaši zaměstnanci vyplní strážní knihu v aplikace LiteLog - přímo v objektu, fotografiemi a podpisem na svém chytrém telefonu. Funguje to i bez připojení k internetu: Záznamy se zaznamenávají offline a automaticky se synchronizují, jakmile je zařízení opět online – například v podzemních garážích, sklepech nebo ve vzdálených objektech.
Zpráva nemusí být dokončena najednou: uloží se jako koncept, zobrazí se v seznamu zpráv a lze v ní pokračovat později. Alternativně je k dispozici Vyplňte na portálu - např. pro PC strážnice.
5. Vyhodnoťte a dokažte
Všechny odeslané záznamy strážní knihy skončí v oblasti Zprávy. Pro hodnocení a důkaz jsou k dispozici následující:
- Filtr – Pomocí filtru Šablona můžete zobrazit pouze sestavy směn; pomocí Objekt a Období se můžete zúžit například na objekt zabezpečení a fakturační měsíc.
- Single PDF — Každou zprávu lze exportovat z podrobného zobrazení jako PDF, včetně fotografií a podpisu.
- Doručování e-mailem — Zprávy můžete odesílat přímo klientovi e-mailem; s automatické odeslání také pravidelně, např. týdně. Hromadná hodnocení můžete vytvářet pod Export & Shipping.
- Zákaznický přístup — Nastavte vlastní přístup pro svého klienta, aby si sám mohl prohlížet přehledy svých vlastností – aniž byste museli cokoli posílat.
Dobré vědět
:::tip Hinweis
- Odeslaná hlášení nelze měnit – opravy dokládáte v novém hlášení, původní zůstává nedotčeno.
- Formuláře s poli "OK/nedostatek" mohou automaticky spustit spouštěč "zjištěn nedostatek" - nedostatek v hlášení směny se automaticky stane oznámením nebo následným úkolem.
- Nejlepší je pokračovat v konceptech s fotografiemi nebo podpisy na stejném zařízení – odpovědi se použijí napříč zařízeními, ale přílohy médií nikoli. :::
Často kladené otázky o digitální strážní knize
Nahrazuje LiteLog zcela ručně psanou strážní knihu? Ano. Hlášení, hlášení o směnách, předávací protokoly a záznamy o zájezdech se zaznamenávají digitálně, mají časové razítko a přiřazení uživatele a nelze je dodatečně měnit.
Mohu použít svůj stávající formulář strážní knihy? Ano. Importujte svůj papírový formulář jako PDF do editoru formulářů - pole budou automaticky rozpoznána. Případně popište požadovaný formulář vlastními slovy a nechte AI vytvořit návrh.
Jak se ujistím, že každá směna má záznam? Propojte šablonu se začátkem/koncem směny a vynucte zadání prostřednictvím opakovaného úkolu s požadavkem na formulář plus pravidlem „úkol po termínu“ v automatickém systému (viz Recept výše).
Funguje strážní kniha i bez internetu? Ano. Aplikace zaznamenává záznamy offline a automaticky je synchronizuje, jakmile je znovu navázáno připojení.
Oprávnění
:::info Berechtigung K vyplnění strážní knihy potřebují vaši zaměstnanci oprávnění Vyplňovat formuláře (pro sestavy: Vytvářet sestavy), k jejímu vyhodnocení potřebujete Zobrazit formuláře nebo Zobrazit zprávy. Šablony upravují, kdo smí vytvářet/upravovat formuláře. Pokud přístup nemáte, kontaktujte svého správce. :::