E-guard book — elektronická strážní kniha
E-Wachbuch (elektronická strážní kniha) je kompletní digitální soubor vašich nemovitostí: záznamy o prohlídkách, zprávy s fotografiemi, vyplněné formuláře a chronologická historie událostí – automaticky sloučené, filtrovatelné a zaslané klientovi jako zpráva ve formátu PDF. Zcela nahrazuje ručně psanou strážní knihu.
Co je v e-hodinkách
| Obsah | zdroj | Kde se podívat |
|---|---|---|
| Záznamy z výletů | Uskutečněné (a zmeškané) procházky se všemi skeny kontrolních bodů, časovými razítky a zachycenými událostmi | Úkoly a prohlídky — Prohlídkové linky otevírají protokol |
| Oznámení | Incidenty s fotografiemi, kategoriemi a závažností zachycenými přímo z aplikace | Zprávy |
| Formuláře | Hlášení směn, předávací protokoly a další vyplněné formuláře | Zprávy |
| Deník událostí | Všechny události a skeny v časovém pořadí | Kurs |
Filtrovat a vyhodnocovat
Všechny pohledy na e-guardbook mohou být specificky omezeny:
- Období — např. B. fakturační měsíc nebo jednu noc
- Objekt — pouze položky strážného objektu
- Typ — zprávy, formuláře nebo protokoly prohlídek; v Kurs navíc podle žetonů typu události
Jak odpovědět na otázky typu "Co se stalo s objektem X minulý týden?" během několika sekund – místo listování papírovými složkami.
Automatické odesílání PDF
V případě potřeby jsou zprávy automaticky vytvářeny z e-hodinky:
- Jednorázové exporty – Pomocí Export & Shipping vytvořte přehledy ve formátu PDF nebo CSV na volně volitelné časové období a stáhněte si je.
- Opakované odesílání — Naplánujte si automatické odesílání e-mailu, např. B. týdně klientovi. Pravidla dopravy pro každý předmět spravujete pod Objekt — Doprava.
- Zákaznický přístup – Alternativně váš klient obdrží vlastní přístup a může si sám prohlížet přehledy svých nemovitostí.
Váš firemní design
Odeslané zprávy nesou obrázek vaší společnosti: Pod Nastavení → Branding ukládáte své logo a své šablony dokumentů – zprávy e-guardbooku ve formátu PDF se pak objeví v korporátním designu vaší společnosti, nikoli ve vzhledu LiteLog.
Zabezpečení auditu
Elektronická strážní kniha je odolná proti auditu s kompletní historií změn:
- Podané výkazy nelze dodatečně měnit — opravy doložíte novým zápisem, původní zůstane nedotčeno.
- Každý záznam má časové razítko a přiřazení uživatele — kdo, kdy, u kterého objektu.
- Naskenování prohlídek se automaticky zaprotokoluje – důkaz se vytváří během práce, nikoli tak, že si jej zapisujete později.
To znamená, že záznamy mohou být použity jako důkazy pro klienty a během auditů.
Dobré vědět
:::tip Hinweis
- Podrobné pokyny, jak si vytvořit vlastní formulář strážní knihy a propojit jej se směnou, najdete na Veďte si digitální strážní knihu.
- E-hodinky také fungují offline: záznamy se zaznamenávají a automaticky synchronizují bez připojení k internetu – viz Offline režim.
- Pro mzdy můžete také exportovat pracovní doby jako CSV pod Export & Shipping. :::
Oprávnění
:::info Berechtigung Pro protokoly a historii prohlídek potřebujete Zobrazit zprávy, pro zprávy a formuláře Zobrazit zprávy nebo Zobrazit formuláře. Exporty vytváří kdokoli, kdo má oprávnění Exporty. Pokud přístup nemáte, kontaktujte svého správce. :::