Schichten importieren (CSV/XLSX)
Mit dem Import können Sie viele wiederkehrende Schichten oder Kurse auf einmal anlegen — statt jede einzeln von Hand zu erstellen. Laden Sie eine CSV- oder XLSX-Datei hoch, prüfen Sie die Vorschau und importieren Sie alle Einträge in einem Schritt.
:::info Zwei Modi Der Import unterstützt zwei Modi, je nach Einsatzbereich:
| Modus | Einsatz | Vorlage |
|---|---|---|
| Bildung | Kurse an Schulen & Hochschulen | Kursvorlage herunterladen (CSV) |
| Arbeitskräfte | Schichten für Reinigung, Sicherheit, Facility | Schichtvorlage herunterladen (CSV) |
| ::: |
Vorlage herunterladen & ausfüllen
- Laden Sie die passende Vorlage herunter (siehe oben) oder klicken Sie im Import-Drawer auf Vorlage herunterladen
- Öffnen Sie die Datei in Excel, Google Sheets oder einem Texteditor
- Füllen Sie die Zeilen aus — eine Zeile pro Schicht/Kurs
- Speichern Sie die Datei als CSV (Semikolon-getrennt) oder XLSX
:::tip Excel-Tipp
Beim Öffnen einer CSV-Datei in Excel wählen Sie als Trennzeichen Semikolon (;). Die Vorlagen sind bereits mit Semikolon-Trennung formatiert.
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Spaltenreferenz
| Spalte | Pflicht | Format | Beispiel | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
name | Ja | Text | Frühschicht Reinigung | Name der Schicht / des Kurses |
location | Ja | Text | Gebäude Nord EG | Raum / Bereich — wird als Kiosk angelegt, sofern am Objekt die Kiosk-Methode aktiviert ist und noch kein Kiosk mit diesem Namen existiert |
day | Ja | Kürzel | Mon oder Mon,Tue,Wed | Wochentag(e), mehrere kommagetrennt |
start_time | Ja | HH:MM | 06:00 | Startzeit |
end_time | Ja | HH:MM | 14:00 | Endzeit |
start_date | Ja | TT.MM.JJJJ | 01.09.2026 | Startdatum der Wiederholung — darf nicht in der Vergangenheit liegen |
end_date | Nein | TT.MM.JJJJ | 31.12.2026 | Enddatum der Wiederholung (leer = ohne Ende) |
recurrence | Ja | Text | weekly | Wiederholung: weekly, biweekly oder daily |
notes | Nein | Text | Unterhaltsreinigung | Bemerkungen |
Anforderungen und Alarmkanäle (Anmelde-/Abmeldetyp, Mindestanzahl, Alarmkanäle) stehen nicht in der Datei — Sie legen sie im Import-Dialog als Standardwerte für alle Zeilen fest und können sie anschließend in der Vorschau je Zeile anpassen.
Gültige Wochentage
Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun
Mehrere Tage werden kommagetrennt angegeben (z. B. Mon,Tue,Wed,Thu,Fri). Im Bildungs-Modus ist ein einzelner Tag pro Zeile üblich — bei mehreren Tagen zeigt die Vorschau eine Warnung, importiert wird trotzdem.
Schritt-für-Schritt: Import durchführen
Navigation: Objekte → Objekt auswählen → Tab „Zeiterfassung" → Button „Importieren" — oder in der Planung über das Aufklapp-Menü des Buttons „Schicht erstellen" → „Import"
- Datei hochladen — Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen. Akzeptiert:
.csvund.xlsx. - Vorschau prüfen — Nach dem Hochladen zeigt eine Tabelle alle Zeilen mit Validierungsstatus:
- ✅ Gültige Zeilen — bereit zum Import
- ⚠️ Warnungen — importierbar, aber mit Hinweis (z. B. fehlende optionale Felder)
- ❌ Fehler — werden nicht importiert (z. B. ungültiges Zeitformat)
- Daten bearbeiten — Sie können Werte direkt in der Vorschau-Tabelle korrigieren
- Importieren — Klicken Sie auf den Import-Button. Nur gültige Zeilen werden verarbeitet.
Validierungsregeln
| Regel | Details |
|---|---|
| Zeitformat | HH:MM (24-Stunden-Format), z. B. 06:00, 14:30 |
| Datumsformat | TT.MM.JJJJ, z. B. 01.09.2026 |
| Startdatum | Darf nicht in der Vergangenheit liegen |
| Wochentage | Nur englische Kürzel: Mon–Sun |
| Wiederholung | weekly, biweekly, daily |
| Dateigröße | Maximal 2 MB |
| Zeilenanzahl | Maximal 500 Zeilen pro Import |
:::warning Nachtschichten
Im Modus „Arbeitskräfte" sind Nachtschichten möglich (z. B. 22:00–06:00). Im Bildungs-Modus darf die Endzeit nicht vor der Startzeit liegen (Kurse können nicht über Mitternacht gehen).
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Nach dem Import
- Neue Kiosks — Ist am Objekt die Kiosk-Methode aktiviert, werden Locations, die im System noch nicht existieren, automatisch als neue Kiosks angelegt. Ohne aktivierte Kiosk-Methode werden keine Kiosks erstellt.
- Bestehende Kiosks — Existiert bereits ein Kiosk mit demselben Namen am Standort, wird der bestehende Kiosk verwendet (keine Duplikate)
- Ergebnis — Das System zeigt an, wie viele Schichten und Kiosks erstellt wurden. Übersprungene Duplikate und fehlgeschlagene Zeilen werden mit Anzahl gemeldet.
Häufige Fragen
Kann ich den Import rückgängig machen? Nein. Importierte Schichten müssen einzeln gelöscht werden. Prüfen Sie die Vorschau sorgfältig vor dem Import.
Kann ich mehrere Dateien importieren? Ja, nacheinander. Pro Import wird eine Datei verarbeitet.
Was passiert bei doppelten Einträgen? Existiert am Objekt bereits eine aktive Schicht mit identischem Namen, gleicher Startzeit und gleicher Dauer, wird die Zeile als Duplikat übersprungen. Das Ergebnis zeigt die Anzahl der übersprungenen Duplikate.
Meine CSV-Datei wird falsch erkannt.
Stellen Sie sicher, dass das Trennzeichen Semikolon (;) ist. Speichern Sie die Datei als UTF-8 mit BOM.
Berechtigungen
:::info Berechtigung Zum Importieren benötigen Sie die Berechtigung Zeiterfassung anlegen. :::