Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an Geschäftsführung, Disponenten und Admins, die LiteLog für ihr Reinigungsunternehmen einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase und können alle Funktionen uneingeschränkt nutzen.
Im Onboarding-Assistenten wählen Sie „Reinigung & Facility Management" als Branche und legen direkt Ihren ersten Kunden und Ihr erstes Objekt an.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Kunde erstellen
Legen Sie Ihre Auftraggeber als Kunden an — so können Objekte, Berichte und Zugänge automatisch zugeordnet werden. Optional können Sie Ihren Kunden auch einen eigenen Kundenzugang einrichten, über den sie Berichte und Leistungsnachweise selbst einsehen.
Details: Kunden verwalten, Kundenzugang
3. Objekt erstellen
Jedes Reinigungsobjekt — Bürogebäude, Schule, Klinik oder Industrieanlage — wird als eigener Standort in LiteLog abgebildet. Pro Objekt werden Zeiten, Anwesenheiten und Meldungen separat erfasst.
Details: Objekte verwalten
4. Mitarbeiter erstellen & Zugang vergeben
Legen Sie Ihre Reinigungskräfte, Vorarbeiter und Objektleiter als Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional.
Mehrere Mitarbeiter auf einmal? Importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV-Datei, statt jeden einzeln anzulegen.
Details: Konten verwalten, CSV-Import, Rollen & Rechte
Anmeldemöglichkeiten
Mitarbeiter können sich auf verschiedenen Wegen anmelden:
| Zugang | Methode |
|---|---|
| Web-Portal | Benutzername und Passwort |
| Mobile App | QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip |
Die Anmeldung per QR-Code ist besonders praktisch in der Reinigung — Ihre Mitarbeiter müssen sich kein Passwort merken und Sie vermeiden „Passwort vergessen"-Anfragen.
5. App herunterladen
Ihre Mitarbeiter installieren die LiteLog App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android).
Geben Sie die Anleitung für Reinigungskräfte an Ihre Mitarbeiter weiter — sie erklärt App-Einrichtung, QR-Code-Scan und Zeiterfassung in einfacher Sprache.
Details: Mobile App
6. Geräte
Es können sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones verwendet werden. Beachten Sie bei privaten Geräten, dass die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden sollte.
Firmenhandy am Objekt
Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Objekt verbleibt, können Sie es im Portal unter Einstellungen → Geräte als Objekthandy festlegen. Damit haben alle Mitarbeiter, die sich über dieses Gerät anmelden, automatisch nur Zugriff auf dieses eine Objekt. Das verhindert Falschanmeldungen und erleichtert die Bedienung für Mitarbeiter.
Private Handys
Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an und wählen das Objekt selbst aus. Stellen Sie sicher, dass die Standortfreigabe in den Objekteinstellungen Ihren Datenschutzanforderungen entspricht. Das automatische Ausloggen sollte bei privaten Geräten deaktiviert werden.
Bei Objekthandys sollte das automatische Ausloggen aktiviert sein — so wird sichergestellt, dass sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Konto anmeldet. Bei privaten Handys sollte es deaktiviert sein, da der Mitarbeiter dauerhaft eingeloggt bleibt.
Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts.
Details: Geräte verwalten
7. QR-Code für Zeiterfassung erstellen & anbringen
Die Zeiterfassung per QR-Code ist die Hauptfunktion von LiteLog in der Reinigung. Jedes Objekt erhält automatisch einen QR-Code, der in den Objekteinstellungen verfügbar ist.
So bringen Sie den QR-Code an:
- QR-Code aus dem Portal herunterladen und ausdrucken
- Am Objekteingang oder an einem festen Punkt im Gebäude anbringen (z. B. Materialraum, Putzmittelkammer)
- Laminieren oder in eine Hülle stecken, um den Code vor Witterung und Abnutzung zu schützen
Der QR-Code sollte dort hängen, wo Reinigungskräfte das Objekt betreten — ein fester Ort sorgt für konsistente Check-ins. Bei mehreren Eingängen kann der gleiche QR-Code mehrfach ausgedruckt werden.
Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen
8. Zeiterfassungsregeln konfigurieren
Regeln werden pro Objekt oder global für die gesamte Organisation festgelegt:
- Automatische Pausen: Nach einer bestimmten Arbeitsdauer wird eine Pause automatisch abgezogen (z. B. 30 Minuten nach 6 Stunden)
- Schichtlogik: Schichtzeiten definieren (z. B. Frühschicht 06:00–14:00), Zuordnung erfolgt automatisch
- Mindest- und Höchstzeiten: Pro Einsatz oder pro Tag festlegen, Abweichungen werden automatisch markiert
Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen
9. Anwesenheitskontrolle einrichten (optional)
Zusätzlich zur Zeiterfassung können Sie automatisch prüfen lassen, ob Ihre Reinigungskräfte pünktlich am Objekt erscheinen. Erstellen Sie pro Objekt eine Vorgabe mit Einsatzzeiten (z. B. Mo–Fr, 8:00–16:00), Anforderungen (z. B. „mindestens 2 Anmeldungen") und Benachrichtigungskanälen. Wenn um 8:30 noch niemand eingecheckt hat, werden Sie automatisch benachrichtigt.
Das System bewertet jede Schicht automatisch als Erfolgreich oder Fehlgeschlagen.
Details: Anwesenheitskontrolle, Vorgabe erstellen
10. Objektunterlagen
Im Portal können Sie unter den Objekteinstellungen Dokumente zum Objekt hochladen — z. B. PDFs oder Bilder. Mitarbeiter sehen diese Unterlagen direkt in der App. Typische Inhalte sind Reinigungspläne, Arbeitsanweisungen, Schlüsselprotokolle oder Kontaktlisten.
Details: Objektdokumente
11. Rundgänge einrichten (optional)
Für größere Objekte oder Treppenhäuser können Sie Rundgänge mit Kontrollpunkten einrichten. Damit stellen Sie sicher, dass Reinigungskräfte tatsächlich alle Bereiche abgelaufen sind.
Kontrollpunkte mit Aufgaben
An jeden Kontrollpunkt können Sie Aufgaben anhängen, die der Mitarbeiter vor Ort erledigen muss — z. B. „Treppe wischen", „Mülleimer leeren" oder „Fenster prüfen". Die Aufgabe wird beim Scannen des Kontrollpunkts angezeigt und muss bestätigt werden.
QR-Codes und NFC-Tags
Kontrollpunkte werden mit QR-Codes oder NFC-Tags verknüpft. QR-Codes erstellen Sie im Portal, NFC-Tags werden über die App verknüpft.
NFC-Technologie funktioniert auf Metalloberflächen deutlich schlechter. Verwenden Sie spezielle On-Metal-Tags oder bringen Sie die Tags auf nicht-metallischen Untergründen an.
Freie Rundgänge & Vorlagen
- Freie Rundgänge: Mitarbeiter scannen Kontrollpunkte in beliebiger Reihenfolge
- Rundgang-Vorlagen: Im Portal festlegen, welche Kontrollpunkte wann, wie oft und in welcher Reihenfolge gescannt werden müssen
Details: Rundgang erstellen, Kontrollpunkte verwalten
12. Meldungen
Mitarbeiter können Auffälligkeiten direkt vor Ort per App dokumentieren — mit Fotos, GPS-Standort und Kontrollpunkt-Zuordnung. Zuständige Personen werden automatisch benachrichtigt. Funktioniert auch offline.
Details: Meldungen
13. Daten auswerten
Die erfassten Zeiten, Meldungen und Rundgänge können Sie auf verschiedenen Wegen auswerten:
- Mobile App — Einsatzhistorie und Meldungen direkt auf dem Smartphone einsehen
- Web-Portal — Alle Daten zentral unter „Daten & Berichte" filtern und auswerten
- Download — Auswertungen als PDF oder CSV herunterladen
- Automatischer Versand — Berichte periodisch per E-Mail an Auftraggeber senden
- Kundenzugang — Auftraggebern einen eigenen Login einrichten, über den sie Berichte und Leistungsnachweise selbst einsehen können
Details: Daten & Berichte, Automatischer Versand, Kundenzugang
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Kunden (Auftraggeber) angelegt
- Objekte angelegt und Kunden zugeordnet
- Mitarbeiter angelegt (einzeln oder per CSV-Import)
- App installiert und Login getestet
- QR-Code für Zeiterfassung ausgedruckt und am Objekt angebracht
- Zeiterfassungsregeln (Pausen, Schichten, Mindestzeiten) konfiguriert
- Testlauf: Ein Mitarbeiter checkt per App am Objekt ein und aus
- Optional: Kontrollpunkte und Rundgänge eingerichtet
Weitergeben
- Drucken Sie die Anleitung für Objektleiter für Ihre Standortverantwortlichen aus
- Geben Sie die Anleitung für Reinigungskräfte an Ihre Mitarbeiter weiter