Anleitung für Management
Diese Anleitung richtet sich an General Manager, Operations Manager und Rooms Division, die mit LiteLog den Hotelbetrieb überwachen, auswerten und steuern.
1. Was Sie benötigen
- Zugang zum LiteLog Portal (Web-Browser) mit der Rolle „General Manager" oder „Operations Manager"
- Optional: LiteLog App auf dem Smartphone für mobile Benachrichtigungen
2. Tagesübersicht: Was läuft im Hotel?
Das Portal bietet eine zentrale Übersicht über den aktuellen Betrieb:
- Rundgänge — wurden die geplanten Kontrollrunden durchgeführt?
- Offene Aufgaben — wie viele Aufgaben sind offen, in Bearbeitung, überfällig?
- Housekeeping-Status — welche Zimmer sind gereinigt, welche noch offen?
- Offene Meldungen — welche Tickets sind offen, welche kritisch?
- Anwesenheit — wer ist aktuell im Dienst? (wenn Zeiterfassung aktiviert)
Die Übersicht kann nach Bereich, Team oder Zeitraum gefiltert werden.
Details: Anwesenheitsliste
3. Dienstübergabe & Schichtprotokoll
LiteLog dokumentiert automatisch, was während einer Schicht passiert ist:
- Erledigte Aufgaben — was wurde abgearbeitet?
- Offene Punkte — was muss die nächste Schicht übernehmen?
- Eskalierte Meldungen — welche Mängel erfordern Aufmerksamkeit?
- Rundgang-Status — wurden alle Kontrollrunden durchgeführt?
Das Schichtprotokoll ersetzt die mündliche Übergabe. Die nachfolgende Schicht sieht beim Dienstantritt sofort, was offen ist.
Anwesenheit automatisch überwachen
Wenn die Anwesenheitskontrolle eingerichtet ist, prüft LiteLog automatisch, ob alle erwarteten Mitarbeiter pünktlich zur Schicht erschienen sind. Im Schichtprotokoll sehen Sie die Bewertung jeder Schicht (Erfolgreich / Fehlgeschlagen). Bei Abweichungen — z. B. wenn die Nachtschicht um 22:15 noch nicht besetzt ist — werden Sie automatisch benachrichtigt.
Details: Anwesenheitskontrolle
4. Eskalation & Alarme
LiteLog benachrichtigt automatisch bei:
| Alarm | Auslöser |
|---|---|
| Rundgang nicht durchgeführt | Geplante Kontrollrunde wurde nicht gestartet oder nicht abgeschlossen |
| Aufgabe überfällig | Frist überschritten, Aufgabe nicht abgeschlossen |
| Kritische Meldung | Meldung mit hoher Priorität erstellt |
| Keine Anmeldung | Erwarteter Mitarbeiter hat sich nicht angemeldet (bei aktivierter Zeiterfassung) |
Alarme werden per Push-Notification oder E-Mail zugestellt. Empfänger und Eskalationsstufen sind konfigurierbar.
Details: Benachrichtigungen
5. Auswertungen & Reports
LiteLog bietet Auswertungen auf verschiedenen Ebenen:
Nach Bereich
- Anzahl Rundgänge, Aufgaben und Meldungen pro Bereich
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit
- Offene vs. erledigte Tickets
Nach Team / Mitarbeiter
- Aufgabenvolumen pro Person
- Abschlussquote und Reaktionszeit
- Verteilung auf Bereiche
Nach Zeitraum
- Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten
- Vergleich zwischen Zeiträumen
- Trends erkennen (z. B. wiederkehrende Mängeltypen)
Reports können als PDF oder CSV exportiert werden — manuell oder automatisch per E-Mail.
Details: Daten & Berichte
6. Wissensmanagement: LiteLog Knowledge
LiteLog Knowledge macht internes Hotelwissen digital verfügbar:
- SOPs & Standards — Reinigungsstandards, Check-in-Prozesse, Notfallpläne
- Prozessdokumentation — Abläufe für Housekeeping, Technik, Rezeption
- Schulungsinhalte — Einarbeitungsmaterial für neue Mitarbeiter
Mitarbeiter stellen Fragen direkt im System und erhalten Antworten basierend auf den eigenen Standards des Hauses.
7. Multi-Hotel-Management
Für Hotelketten und Betreiber mit mehreren Häusern:
- Zentrale Organisation — alle Hotels in einer Organisation verwalten
- Regionale Zuordnung — Hotels nach Region, Marke oder Typ gruppieren
- Rollenbasierte Sichten — Hotelleitung sieht nur ihr Haus, Regional Manager sieht alle zugewiesenen Hotels
- Zentrale Konfiguration — Aufgabentypen, Checklisten und Standards global definieren und pro Hotel anpassen
- Übergreifende Reports — Auswertungen über alle Hotels hinweg
Details: Hierarchie & Rollen
Häufige Fragen
Kann ich sehen, was während meiner Abwesenheit passiert ist? Ja. Das Schichtprotokoll und die Aufgabenhistorie dokumentieren alle Aktionen mit Zeitstempel. Sie können nach Zeitraum filtern.
Können Reports automatisch versendet werden? Ja. Periodische Reports (täglich, wöchentlich, monatlich) können automatisch per E-Mail an definierte Empfänger versendet werden.
Wie funktioniert die Auswertung über mehrere Hotels? In der zentralen Organisation können Sie Hotels gruppieren und übergreifende Reports erstellen — z. B. Mängelstatistik pro Hotel im Vergleich.