Allgemeine Anleitung
Diese Anleitung richtet sich an Schulleitung, Sekretariate und Verwaltungsverantwortliche. Sie führt Schritt für Schritt durch die Ersteinrichtung von LiteLog für den Bildungsbereich.
Voraussetzungen
- Ein aktiver LiteLog-Account mit Administratorrechten
- Eine gültige Lizenz
- Mindestens ein Tablet oder Bildschirm pro Raum, der als Kiosk (Raumplan) genutzt werden soll
Schritt 1: Standort anlegen
Ein Standort wird im Portal als Objekt angelegt. Er repräsentiert einen physischen Ort — z. B. einen Campus, ein Schulgebäude oder eine Akademie.
Navigation: Objekte → Neues Objekt erstellen
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z. B. „Campus Mitte" oder „Hauptgebäude")
- Tragen Sie die Adresse ein
- Speichern
Ein Campus mit mehreren Gebäuden ist ein Standort. Die einzelnen Räume (Gebäude, Hörsäle, Sporthalle, Sportplatz) werden als Raumpläne innerhalb dieses Standorts angelegt. Nur wenn Sie Standorte in verschiedenen Städten betreiben, brauchen Sie mehrere Objekte → siehe Multi-Standort.
Schritt 2: Kurse anlegen
Nutzen Sie den CSV/XLSX Import — laden Sie die Kursvorlage herunter, füllen Sie sie aus und importieren Sie alle Kurse in einem Schritt.
Kurse werden im Portal konfiguriert und einem Raumplan (= Raum) zugewiesen.
Navigation: Objekte → Standort auswählen → Tab „Anwesenheitserfassung" → „Kurs erstellen"
- Kursname — Eindeutiger Name (z. B. „Mathematik Grundkurs Mo/Mi")
- Kurszeiten — Start- und Endzeitpunkt festlegen
- Wiederholung — Kursrhythmus konfigurieren:
- Wöchentlich — Wochentage auswählen (z. B. Mo + Mi)
- Täglich — Für tägliche Veranstaltungen
- Einmalig — Für Workshops, Prüfungen oder Sondertermine
- Feiertags-Behandlung — „Aussetzen" wählen, damit Kurse an Feiertagen automatisch pausiert werden
- Raumplan zuweisen — Kurs dem Raumplan des jeweiligen Raums zuordnen
- Anmeldefenster — Wie viele Minuten vor Kursbeginn ein Check-in möglich ist (z. B. 15 Minuten)
- Abmeldefenster — Wie lange nach Kursende ein Check-out noch möglich bleibt
Teilnehmer können sich nur innerhalb des Anmeldefensters selbständig per QR-Code anmelden. Außerhalb dieses Zeitraums ist keine Selbstanmeldung möglich — verspätete Teilnehmer müssen dann von der Lehrkraft manuell über die Teilnehmerübersicht angemeldet werden. Wenn Nachzügler häufig sind, empfiehlt es sich, das Anmeldefenster großzügig zu bemessen (z. B. auf die gesamte Kursdauer).
- Automatisches Beenden — Aktivieren Sie diese Option, wenn nur der Check-in relevant ist und es nicht wichtig ist, ob der Teilnehmer bis zum Kursende anwesend war. Die Teilnahme wird dann automatisch am Ende des Kurses beendet — ein manueller Check-out ist nicht nötig.
- Mindest-Check-in & Alarmierung (optional) — Anforderungsmodus im Kurs aktivieren, Mindestanzahl an Check-ins festlegen und Benachrichtigungskanäle konfigurieren (Push, E-Mail). Bei Unterschreitung wird automatisch alarmiert.
In den meisten Bildungseinrichtungen reicht es aus, nur den Check-in zu erfassen. Aktivieren Sie in diesem Fall das automatische Beenden, damit Teilnehmer sich nicht zusätzlich auschecken müssen. Das vereinfacht den Ablauf erheblich.
Die Feiertags-Behandlung greift nur, wenn in den Standort-Einstellungen Feiertage und unterrichtsfreie Tage gepflegt sind.
Schritt 3: Kiosk (Raumplan) pro Raum erstellen
Jeder Raum — Klassenraum, Hörsaal, Sporthalle, Sportplatz — wird durch einen eigenen Raumplan abgebildet.
Ein Raumplan ist eine Webseite, die auf jedem Gerät mit einem Browser geöffnet werden kann — Tablet, PC, Laptop, Smartphone oder Fernseher. Es ist kein Login nötig: Link öffnen, fertig. Der Raumplan zeigt automatisch die Kurse an, die gerade in diesem Raum stattfinden, und wechselt selbständig zum nächsten Kurs.
Navigation: Objekte → Standort auswählen → Tab „Anwesenheitserfassung" → Abschnitt „Raumplan-Verwaltung"
- Klicken Sie auf „Raumplan erstellen"
- Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Raum 201", „Hörsaal A", „Sporthalle")
- Optional: Logo und Begrüßungsnachricht hinterlegen
- Speichern
- Raumplan-Link kopieren und als Lesezeichen im Browser des Geräts speichern — so kann der Raumplan jederzeit mit einem Klick geöffnet werden
Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Raum.
- QR-Code-Rotation — Der QR-Code am Raumplan wechselt automatisch alle ~60 Sekunden. Screenshots werden dadurch unbrauchbar. Der Raumplan benötigt dafür eine aktive Internetverbindung.
- Statischer QR-Code (Offline-Ausweichlösung) — Alternativ kann pro Raumplan ein statischer QR-Code heruntergeladen und ausgedruckt werden. Dieser rotiert nicht und funktioniert auch ohne Internet — bietet aber keinen Schutz gegen Screenshots.
Schritt 4: Studierende / Teilnehmer anlegen
Damit Teilnehmer die LiteLog App nutzen und einchecken können, müssen sie im System angelegt sein. Nutzen Sie den CSV-Import, um viele Teilnehmer auf einmal anzulegen — statt jeden einzeln von Hand zu erstellen.
Navigation: Personen → Importieren
- Laden Sie die CSV-Vorlage herunter
- Tragen Sie die Teilnehmerdaten ein (Name, E-Mail-Adresse)
- Laden Sie die ausgefüllte CSV-Datei hoch
- LiteLog erstellt die Accounts und sendet automatisch Einladungs-E-Mails
Die Teilnehmer erhalten per E-Mail einen Link zur Registrierung und können sich anschließend in der App anmelden.
Bei Semesterstart oder Kursbeginn können Sie alle Teilnehmer einer Kohorte auf einmal importieren. Lassen Sie sich die Teilnehmerliste als Excel oder CSV von Ihrer Verwaltung geben und importieren Sie sie direkt.
Details: Personen verwalten
Raumplan bei Sonderfällen
| Szenario | Verhalten |
|---|---|
| Parallele Kurse im selben Raum | Möglich — für jeden gleichzeitig laufenden Kurs muss ein eigener Raumplan verwendet werden |
| Raumwechsel | Kurs bearbeiten und anderen Raumplan zuweisen |
| Kurs fällt aus | Kurs für diesen Termin pausieren oder als Feiertag eintragen |
| Blockseminar (ganztägig) | Kurs mit langer Dauer anlegen (z. B. 8:00–17:00) |
| Prüfung als Einzeltermin | Kurs mit Wiederholung „Einmalig" anlegen |
| Sondertermin außerhalb des Plans | Neuen einmaligen Kurs für diesen Raumplan erstellen |
| Kein Kurs aktiv | Raumplan zeigt Standby-Bildschirm, kein QR-Code sichtbar |
Ausweichlösungen im Schulbetrieb
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Schüler hat kein Smartphone | Lehrkraft meldet den Teilnehmer über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs an — am PC im Portal oder auf dem eigenen Smartphone in der App |
| Akku leer | Lehrkraft meldet den Teilnehmer über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs an — im Portal oder in der App |
| Kein WLAN / Mobilfunk | Der Raumplan mit dynamischem QR-Code benötigt eine Internetverbindung. Alternativ kann ein statischer QR-Code heruntergeladen und ausgedruckt werden — dieser rotiert nicht, funktioniert aber auch offline. Lehrkraft kann Teilnehmer auch über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs manuell anmelden (Portal oder App). |
| Kamera defekt | Lehrkraft meldet den Teilnehmer über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs an — im Portal oder in der App |
| Raumplan-Tablet ausgefallen | Lehrkraft meldet Teilnehmer über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs an — im Portal oder in der App — oder Verwaltung übernimmt |
| Studierender kommt zu spät (Anmeldefenster abgelaufen) | Lehrkraft meldet den Teilnehmer über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs manuell an. Alternativ: Anmeldefenster im Kurs großzügiger konfigurieren. |
Schritt 5: Auswertungen & Datenexport
- Kursprotokoll — Tabellenansicht — Übersicht aller Kurstermine mit Teilnehmerzahlen und Bewertung
- Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs — Einzelner Kurstermin mit Teilnehmerliste, Ereignisprotokoll und manueller Anmeldung
- Anwesenheitsliste (Live) — Echtzeit-Ansicht, wer aktuell eingecheckt ist
- Daten & Berichte — Exportierbare Protokolle und Statistiken
Navigation: Daten & Berichte → Zeitraum wählen → Export als PDF oder CSV
Checkliste: Ersteinrichtung
| Schritt | Erledigt? |
|---|---|
| Standort (Objekt) angelegt | ☐ |
| Anwesenheitserfassung aktiviert | ☐ |
| Raumplan pro Raum erstellt | ☐ |
| Kurse angelegt | ☐ |
| Studierende / Teilnehmer per CSV importiert | ☐ |
| Wiederholungsregeln konfiguriert | ☐ |
| Feiertage und unterrichtsfreie Tage gepflegt | ☐ |
| Anmeldefenster festgelegt | ☐ |
Checkliste: Go-live im Gebäude
| Schritt | Erledigt? |
|---|---|
| Tablets montiert und mit Strom versorgt | ☐ |
| WLAN-Verbindung am Tablet geprüft | ☐ |
| QR-Code auf dem Raumplan sichtbar und lesbar | ☐ |
| Testlauf mit 2 Nutzern durchgeführt | ☐ |
| Aushang am Raum (Hinweis auf Raumplan-Check-in) | ☐ |
| Lehrkräfte in die Bedienung eingewiesen | ☐ |
| Teilnehmer informiert (siehe Anleitung für Studierende) | ☐ |
Häufige Fragen
Ich sehe in der App den Tab „Anmelden" nicht. Die Anwesenheitserfassung muss für den Standort aktiviert sein. Navigieren Sie zu Objekte → Standort auswählen → Tab „Anwesenheitserfassung" und aktivieren Sie die Funktion. Solange sie deaktiviert ist, wird der Tab in der App nicht angezeigt.
Kann ich einen Kurs nachträglich einem anderen Raum zuweisen? Ja. Bearbeiten Sie den Kurs und ändern Sie die Raumplan-Zuweisung. Bestehende Protokolle bleiben erhalten.
Was passiert, wenn ich einen Kurs ändere? Sie wählen, ob die Änderung sofort oder ab einem zukünftigen Datum wirksam wird. Bei „Ab einem Datum" bleibt die alte Konfiguration bis dahin aktiv.
Wie viele Raumpläne (Räume) kann ich pro Standort anlegen? Es gibt kein festes Limit. Die Anzahl hängt von Ihrer Lizenz ab.
Ein Studierender kommt zu spät und kann sich nicht mehr per QR-Code anmelden. Das Anmeldefenster ist abgelaufen. Die Lehrkraft kann den Teilnehmer jederzeit manuell über die Teilnehmerübersicht vom laufenden Kurs anmelden — im Portal oder in der App. Um das künftig zu vermeiden, kann das Anmeldefenster im Kurs verlängert werden.