Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an Geschäftsführung, Einsatzleiter und Admins, die LiteLog als Wächterkontrollsystem für ihren Sicherheitsdienst einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.
Im Onboarding-Assistenten wählen Sie „Sicherheitsdienst" als Branche und legen direkt Ihren ersten Kunden und Ihr erstes Objekt an.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Kunde erstellen
Legen Sie Ihre Auftraggeber als Kunden an — so können Objekte, Berichte und Zugänge automatisch zugeordnet werden. Optional können Sie Ihren Kunden auch einen eigenen Kundenzugang einrichten. Welche der acht Bereiche Rundgänge, Aufgaben, Meldungen, Tickets, Berichte, Material, Aufträge und Anwesenheitsnachweis sichtbar sind, legen Sie je Zugang fest; ein neuer Zugang startet nur mit Rundgängen.
Details: Kunden verwalten, Kundenzugang
3. Objekt erstellen
Jedes Bewachungsobjekt wird als eigener Standort in LiteLog abgebildet. Pro Objekt werden Rundgänge, Meldungen und Zeiten separat erfasst.
Details: Objekte verwalten
4. Mitarbeiter erstellen & Zugang vergeben
Legen Sie Ihre Wachleute, Objektleiter und Einsatzleiter als Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional.
Mehrere Mitarbeiter auf einmal? Importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV-Datei, statt jeden einzeln anzulegen.
Qualifikationen und Bewacherregister: Qualifikationen wie §34a oder Erste Hilfe pflegen Sie im Katalog Qualifikationen und ordnen sie je Person zu; die Einsatzplanung schlägt dann nur passende Personen vor. Die Bewacherregister-Nummer führen Sie als eigenes Feld im Profil. Fremdfirmen binden Sie ab Paket Standard als Subunternehmer ein; sie legen ihre Leute selbst an und sehen nur ihre eigenen Konten.
Details: Konten verwalten, CSV-Import, Rollen & Rechte
Anmeldemöglichkeiten
Mitarbeiter können sich auf verschiedenen Wegen anmelden:
| Zugang | Methode |
|---|---|
| Web-Portal | Benutzername und Passwort |
| Mobile App | QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip |
:::tip QR-Code und NFC bevorzugen Die Anmeldung per QR-Code oder NFC-Chip ist besonders praktisch im Sicherheitsdienst — Ihre Mitarbeiter müssen sich kein Passwort merken und Sie vermeiden „Passwort vergessen"-Anfragen. :::
5. App herunterladen
Ihre Mitarbeiter installieren die LiteLog App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android).
Geben Sie die Anleitung für Wachpersonal an Ihre Mitarbeiter weiter — sie erklärt App-Einrichtung, Rundgang und Zeiterfassung in einfacher Sprache.
Details: Mobile App
6. Geräte
Es können sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones verwendet werden. Beachten Sie bei privaten Geräten, dass die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden sollte.
Firmenhandy am Objekt
Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Objekt verbleibt, können Sie im Portal unter Einstellungen → Geräte in den Gerätedetails unter „Zuordnung" den eingeschränkten Zugang zu Objekten aktivieren. Damit haben alle Mitarbeiter, die sich über dieses Gerät anmelden, automatisch nur Zugriff auf die zugewiesenen Objekte. Das verhindert Falschanmeldungen und erleichtert die Bedienung für Mitarbeiter.
Private Handys
Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an und wählen das Objekt selbst aus. Stellen Sie sicher, dass die Standortfreigabe in den Objekteinstellungen Ihren Datenschutzanforderungen entspricht. Das automatische Ausloggen sollte bei privaten Geräten deaktiviert werden.
:::tip Automatisches Ausloggen Bei fest am Objekt verbleibenden Firmenhandys sollte das automatische Ausloggen aktiviert sein — so wird sichergestellt, dass sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Konto anmeldet und Rundgänge nicht unter falschem Namen erfasst werden. Bei privaten Handys sollte es deaktiviert sein, da der Mitarbeiter dauerhaft eingeloggt bleibt. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts. :::
:::tip NFC-Chips oder QR-Codes als Login-Methode bei Firmenhandys Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Firmenhandy nutzen, empfehlen wir NFC-Chips oder persönliche QR-Codes als Login-Methode. Jeder Mitarbeiter hält einfach seinen NFC-Chip an das Gerät oder scannt seinen QR-Code — die App erkennt den Mitarbeiter und wechselt sofort auf das richtige Konto. So entfällt das manuelle Aus- und Einloggen vollständig und der Schichtwechsel dauert nur eine Sekunde. :::
Details: Geräte verwalten
7. Kontrollpunkte erstellen & anbinden
Kontrollpunkte sind die Prüfstellen, die Ihre Wachleute während eines Rundgangs scannen. Jeder Kontrollpunkt hat sofort einen QR-Code; NFC-Chip, Bluetooth-Beacon und GPS-Erfassung kommen je Punkt dazu. Die Wege mischen Sie frei, auch innerhalb eines Objekts.
Kontrollpunkt anlegen — Portal oder App
Kontrollpunkte können Sie wahlweise im Web-Portal oder in der mobilen App anlegen — beide Wege synchronisieren sich automatisch. Portal: Stammdaten → Objekte → Objekt öffnen → Aufgaben → Einrichtung → Kontrollpunkt erstellen. App: Mehr → Einstellungen → Aufgaben → Kontrollpunkte verwalten → Neuer Kontrollpunkt. Pro Kontrollpunkt erfassen Sie Name, Typ („Für Rundgang" oder „Für Anwesenheitszeit") und optional Notizen. Große Objekte gliedern Sie in Bereiche wie Etage, Halle oder Außengelände.
QR-Codes generieren
Jeder Kontrollpunkt hat seinen QR-Code, ohne dass Sie etwas einrichten. Zum Drucken markieren Sie im Portal unter Objekt → Aufgaben → Einrichtung mehrere Kontrollpunkte und wählen PDF herunterladen; in der App öffnen Sie unter Kontrollpunkte verwalten den Punkt QR-Codes drucken, wählen die Punkte und teilen das PDF. So bereiten Sie beim Erst-Setup eines Objekts alle Punkte auf einmal vor; laminieren Sie die Ausdrucke für draußen.
NFC-Tags (in der App beschreiben)
NFC-Chips werden ausschließlich in der mobilen App angebunden. Der Anbinde-Assistent unter Mehr → Einstellungen → Aufgaben → Kontrollpunkte verwalten führt in vier Schritten: Typ wählen (Kontrollpunkt), Ziel wählen (Filter Nur ohne Chip), Chip anlegen, fertig; Weiteres anbinden nimmt direkt den nächsten Chip. Die App schreibt eine LiteLog-Kennung auf den Chip, prüft sie durch Zurücklesen und sperrt den Chip; zugeordnet wird die Chip-Kennung dem Kontrollpunkt. Vorhandene oder fremde Chips lassen sich weiterverwenden, siehe Fremde, gesperrte und unformatierte Chips.
:::warning NFC-Chips nicht auf Metall kleben NFC funktioniert auf Metalloberflächen deutlich schlechter. Verwenden Sie dort Metall-Chips (On-Metal-Tags) oder bringen Sie den Chip auf einem nicht metallischen Untergrund daneben an (Kunststoff, Holz, Wand). Prüfen Sie jeden Chip direkt nach dem Anbringen mit einem Scan. :::
GPS-Punkt ohne Hardware
Im Außenbereich brauchen Sie weder Chip noch Aufkleber: Setzen Sie am Kontrollpunkt einen Standort auf der Karte und schalten Sie Per GPS erfassbar ein (Radius 20 bis 1000 m, Standard 50 m). Im laufenden Rundgang bucht die App den Punkt, sobald das Handy den Radius erreicht. Ein NFC-Chip hat kein GPS; die Position kommt immer vom Handy. Details: Per GPS erfassbar.
Foto am Kontrollpunkt (optional)
Pro Kontrollpunkt können Sie ein Foto hinterlegen (PNG/JPG, max. 1 MB) — z. B. von der Tür, dem Tag-Aufkleber oder vom Treppenaufgang. Mitarbeiter sehen das Foto in der App und erkennen so beim Rundgang sofort, ob sie am richtigen Punkt sind. Foto-Upload funktioniert sowohl im Portal als auch in der mobilen App.
Position auf der Karte (optional)
Sie können jedem Kontrollpunkt eine Position auf der Karte zuweisen — direkt im Portal über den Karten-Picker oder in der App per „Aktueller Standort". Mitarbeiter sehen alle Kontrollpunkte als Pins auf der Karte in der App — besonders auf großen Objekten (Lagerhallen, Krankenhäusern, Gewerbeparks) lässt sich damit jeder Punkt zuverlässig finden.
NFC-Tags oder QR-Codes?
| Kriterium | NFC-Tag | QR-Code |
|---|---|---|
| Kosten | ab ca. 1,80 € / Stück im LiteLog-Shop, vorhandene Chips nutzbar | kostenlos (selbst drucken) |
| Haltbarkeit | sehr hoch (wetterfest) | mittel (laminieren empfohlen) |
| Manipulation | schwer zu kopieren | kann fotografiert werden |
| Installation | aufkleben | aufkleben / aufhängen |
| Anbinden / Drucken | in der App | Portal oder App |
:::tip Empfehlung für Sicherheitsdienste NFC-Tags sind für den Sicherheitsbereich die bessere Wahl — sie sind manipulationssicherer und erfordern physische Nähe zum Kontrollpunkt. QR-Codes eignen sich als Ergänzung oder für temporäre Standorte. :::
Details: Kontrollpunkte verwalten, NFC-Tags scannen
8. Objektunterlagen
Im Portal können Sie am Objekt im Tab „Ablage" Unterlagen hochladen — z. B. PDFs oder Bilder. Mitarbeiter sehen diese Unterlagen direkt in der App. Typische Inhalte sind Notfallnummern, Lagepläne, Dienstanweisungen oder Schlüsselprotokolle.
Details: Objektdokumente
9. Rundgänge einrichten
LiteLog bietet zwei Arten von Rundgängen:
Freie Rundgänge
Sobald Kontrollpunkte an einem Objekt verknüpft sind, können Mitarbeiter sofort einen freien Rundgang starten — in der App über „Spontan starten", ohne weitere Konfiguration. Dabei scannen sie die gewünschten Kontrollpunkte in beliebiger Reihenfolge.
Rundgang-Vorlagen
Für wiederkehrende, geplante Rundgänge erstellen Sie Rundgang-Vorlagen im Portal: Aufgaben → Erstellen ▾ → Rundgang erstellen. Der Assistent hat drei Schritte: Grunddaten (Objekt, Name), Zeitplanung mit Vorschau der nächsten Termine, Kontrollpunkte mit Reihenfolge und Pflicht. Geplante Rundgänge erscheinen der Wachperson im Aufgaben-Feed der App-Startseite.
Touren über mehrere Objekte
Für die Revierstreife verbinden Touren mehrere Objekte zu einer Fahrt mit Stopps in fester oder freier Reihenfolge. Sie planen Touren im Zeitplan (Aufgaben → Zeitplan, Ebene Touren); eine ausgefallene Fahrt löst den Auslöser Tour verpasst aus.
Details: Rundgang erstellen, Rundgänge am Objekt, Touren
10. Meldungen
Mitarbeiter können Auffälligkeiten direkt vor Ort per App dokumentieren — mit Fotos, GPS-Standort und Kontrollpunkt-Zuordnung. Funktioniert auch offline. Damit zuständige Personen automatisch informiert werden, aktivieren Sie unter Automatisierung die mitgelieferte Regel „Meldung erstellt → E-Mail".
Drei Bausteine machen Meldungen schneller und einheitlicher:
- Textbausteine — rechtlich relevante Formulierungen per Antippen, auch ohne Netz. Anlegen unter Einstellungen → Kataloge → Textbausteine; Beispiele übernehmen liefert den Katalog Ordnungsdienst / Parkraumüberwachung (Parkraum, Straße, Fahrverbot, Leinenpflicht, Camping, Öffentlicher Raum). Details: Textbausteine.
- Sprachnotiz — die Wachperson spricht statt zu tippen; mit eingeschalteter KI-Funktion wird daraus Text.
- Feste Meldeformulare — für wiederkehrende Fälle mit eigenen Feldern („Geldeinwurf im Tresor") bauen Sie eine Formularvorlage; die Bibliothek enthält fertige Sicherheits-Vorlagen wie Sicherstellungsprotokoll, Hausverbot, Alarmeinsatzbericht und Strafantrag. Details: Formular-Editor.
Ohne App melden Besucher und Kunden über den Ticket-QR am Objekt, siehe Ticket-QR.
Optional übernimmt die KI die Einordnung: Die KI-Funktion Meldungen automatisch klassifizieren schlägt für jede neue Meldung Kategorie, Schweregrad und Titel vor (aus Text und Foto). Sie ist standardmäßig aus und wird kontoweit und je Objekt eingeschaltet.
Details: Meldungen, Automatisierung
11. E-Wachbuch-Formular anlegen
Bauen Sie im Formular-Editor Ihr eigenes Wachbuch-Formular — z. B. einen Schichtbericht oder ein Übergabeprotokoll mit Unterschrift, Foto und OK/Mangel-Prüfpunkten. Die Vorlage lässt sich an Schichtbeginn und Schichtende koppeln, sodass die App sie beim Ein- und Ausstempeln anbietet; ausgefüllt wird sie auch offline.
Details: E-Wachbuch einrichten
12. Daten auswerten
Die erfassten Rundgänge, Meldungen und Zeiten können Sie auf verschiedenen Wegen auswerten:
- Mobile App — Rundgang-Historie und Meldungen direkt auf dem Smartphone einsehen
- Web-Portal — Alle Daten zentral im Bereich „Berichte" filtern und auswerten
- Rundgang-Protokoll — je Rundgang Start, Ende, Dauer, Scans gegen Soll, Person, Erfassungsart und die Meldungen mit Fotos; im Portal unter Aufgaben die Rundgang-Zeile anklicken, dann im Download-Menü als PDF
- Download — Auswertungen als PDF oder CSV herunterladen, inklusive Sammelbericht Protokoll
- Automatischer Versand — unter Objekt → Versand → Versand planen Berichte täglich, wöchentlich oder monatlich an mehrere Empfänger senden; aktive Pläne je Paket begrenzt (Starter 3, Standard 10, Premium unbegrenzt). Ihr Logo auf den PDFs kommt mit dem Zusatzprodukt Branding / White-Label (in Premium enthalten)
- Kundenzugang — Auftraggebern einen eigenen Login einrichten und je Zugang festlegen, welche der acht Bereiche Rundgänge, Aufgaben, Meldungen, Tickets, Berichte, Material, Aufträge und Anwesenheitsnachweis sichtbar sind
Details: Berichte, Automatischer Versand, Kundenzugang
13. Alarmierung einrichten
LiteLog meldet, was ausgeblieben ist. Die Regel Verpasster Rundgang → E-Mail ist in jedem neuen Konto aktiv. Weitere Ketten aktivieren Sie aus der Vorlagen-Galerie: Kachel Automatisierung in der Gruppe Werkzeuge → Regeln.
| Auslöser | Typische Reaktion |
|---|---|
| Fehlender Kontrollpunkt | Push an die Objekt-Zugewiesenen, Meldung anlegen |
| Verpasster Rundgang | E-Mail an die Objekt-Mailadressen, nach 30 Minuten Eskalation an die Leitung, falls nicht quittiert |
| Rundgang beginnt bald | Push als Erinnerung |
| Anmeldung fehlt | Schicht nicht begonnen: Push und E-Mail, auf Wunsch Eskalation |
| Lebendmeldung-Alarm | Anruf- und SMS-Kette (Zusatzprodukt Alleinarbeiterschutz) |
Push-Nachricht und E-Mail sind in jedem Paket enthalten; SMS und Anruf brauchen das Zusatzprodukt SMS & Anrufe oder Alleinarbeiterschutz, sonst ist das Kontingent null. Eigene aktive Regeln sind je Paket begrenzt (Starter 3, Standard 10, Premium unbegrenzt). Den früheren Objekt-Tab „Benachrichtigungen" gibt es nicht mehr: Regeln liegen unter Objekt → Automatik, Berichte unter Objekt → Versand.
Details: Automatisierung — Regeln, Kontingent für SMS und Anrufe
14. Zeiterfassung einrichten (optional)
Neben Rundgängen kann LiteLog optional auch die Schichtzeiten Ihrer Wachleute erfassen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung per QR-Code eingestellt. Den QR-Code für die Zeiterfassung können Sie im Portal am Objekt im Tab „Zeiterfassung" herunterladen und ausdrucken — z. B. für den Wachraum.
:::tip Rundgang und Zeiterfassung trennen Kontrollpunkte für Rundgänge und der QR-Code für die Zeiterfassung sind getrennte Funktionen. Der Zeiterfassungs-QR-Code dient nur dem Schicht-Check-in/-out, nicht der Rundgangskontrolle. :::
Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen
Anwesenheitskontrolle einrichten (optional)
Zusätzlich zur Zeiterfassung können Sie automatisch prüfen lassen, ob Ihr Wachpersonal pünktlich zur Schicht erscheint. Legen Sie dazu unter Zeit → Planen → Einsätze eine wiederkehrende Schicht mit Schichtzeiten, Anforderungen (z. B. „mindestens 1 Anmeldung") und Benachrichtigungskanälen an. Das System bewertet jede Schicht automatisch als Besetzt oder Unterbesetzt und alarmiert Sie bei Abweichungen — per Push und E-Mail, mit Zusatzprodukt auch per SMS oder automatischem Anruf.
Details: Anwesenheitskontrolle, Schicht erstellen
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Kunden (Auftraggeber) angelegt
- Objekte angelegt und Kunden zugeordnet
- Mitarbeiter angelegt (einzeln oder per CSV-Import)
- App installiert und Login getestet
- Kontrollpunkte erstellt und NFC-Tags / QR-Codes angebracht
- Ersten Rundgang durchgeführt (frei oder per Vorlage)
- Textbausteine übernommen und Meldung mit Foto getestet
- Versandplan an den Auftraggeber angelegt oder Kundenzugang eingerichtet
- Regeln „Verpasster Rundgang" und „Fehlender Kontrollpunkt" geprüft
- Datenauswertung und Berichtsversand geprüft
Weitergeben
- Drucken Sie die Anleitung für Objektleiter für Ihre Standortverantwortlichen aus
- Geben Sie die Anleitung für Wachpersonal an Ihre Mitarbeiter weiter