Anleitung für Verwaltung & Betreiber
Diese Anleitung richtet sich an Verwaltungspersonal und Betreiber von Gemeinschaftsunterkünften, die Belegungsdaten auswerten und dokumentieren.
Belegung in Echtzeit überwachen
Die Anwesenheitsliste (Live) zeigt Ihnen jederzeit:
- Dashboard-Kacheln — Anzahl aktuell anwesender Bewohner auf einen Blick
- Aktuell-Tab — Live-Status jedes Bewohners mit Echtzeit-Aktualisierung (kein Neuladen nötig)
- Verlauf-Tab — Monatliche Übersichtsmatrix aller Anwesenheiten
Nach Standort filtern
Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten:
- Öffnen Sie die Filterleiste über das Filter-Symbol
- Wählen Sie das gewünschte Objekt (= Unterkunft)
- Optional: Filtern Sie zusätzlich nach Rolle oder Status
Berichte und Exporte
CSV-Export
Die Anwesenheitsdaten können direkt aus der Anwesenheitsliste (Live) als CSV exportiert werden:
- Filtern Sie die gewünschten Daten (Zeitraum, Objekt, Status)
- Klicken Sie auf den Export-Button
- Die CSV-Datei kann in Excel oder andere Systeme importiert werden
Daten & Berichte
Unter Daten & Berichte finden Sie erweiterte Auswertungsmöglichkeiten:
- Zusammenfassungen nach Zeiträumen
- Filtermöglichkeiten nach Objekt, Mitarbeiter und Rolle
- Export für Kostenträger-Abrechnungen
Evakuierungsliste als PDF
Die Evakuierungsliste kann jederzeit als PDF heruntergeladen oder gedruckt werden — nicht nur im Notfall, sondern auch als Dokumentationsnachweis.
Anwesenheitsprotokolle
Unter Anwesenheitsprotokolle finden Sie die lückenlose Historie aller Scan-Ereignisse:
- Wer hat sich wann an- oder abgemeldet?
- An welchem Objekt fand der Scan statt?
- Revisionssichere Dokumentation für Prüfungen
Dokumentation für Behörden und Kostenträger
LiteLog liefert belastbare Nachweise für:
| Anwendungsfall | Datenquelle |
|---|---|
| Abrechnungen gegenüber Kostenträgern | CSV-Export aus der Anwesenheitsliste oder Daten & Berichte |
| Behördliche Prüfungen | Anwesenheitsprotokolle (revisionssicher) |
| Belegungsnachweise | Verlauf-Tab in der Anwesenheitsliste |
| Notfalldokumentation | Evakuierungsliste als PDF |
Alle Daten sind jederzeit reproduzierbar. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit & Datenschutz.
Anwesenheitskontrolle (optional)
Mit der Anwesenheitskontrolle können Sie automatische Prüfungen einrichten:
- Vorgaben definieren, welche Bewohner zu welchen Zeiten anwesend sein sollen
- Automatische Benachrichtigungen bei Abweichungen
- Konfiguration über Anwesenheitsformular
Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Anwesenheit einsehen | Zeiterfassung ansehen |
| Daten exportieren | Zeiterfassung exportieren |
| Bewohner verwalten | Mitarbeiter bearbeiten |