Fuhrpark & Fahrzeuge mit dem Materialmodul

LiteLog hat kein eigenes Fuhrpark-Modul. Ein Fuhrpark besteht aber aus genau den Dingen, die das Materialmodul ohnehin führt: Einzelstücke mit Seriennummer, die jemand übernimmt, zurückgibt und regelmäßig prüft. Diese Seite zeigt, wie Sie Fahrzeuge, Fahrzeugschlüssel, Tankkarten und Reifensätze damit abbilden — und wo Formulare, Aufgaben und Automatisierung den Rest übernehmen.

Navigation: Stammdaten → Material (Bereich „Artikelstamm"). Das Modul muss unter Einstellungen → Funktionen eingeschaltet sein.

Fahrzeuge anlegen

Ein Artikel je Fahrzeug, nicht je Modell. Legen Sie unter Stammdaten → Material einen Artikel der Art Einzelstück an, zum Beispiel „EF-KO 101 · VW Caddy Cargo 2022", Kategorie „Fuhrpark". Die Fahrzeugdaten tragen Sie in Eigene Felder ein — Felder, die Sie einmal im Artikel-Formular über Feld hinzufügen definieren und die danach in jedem Artikel erscheinen (siehe Material & Ausstattung (Stammdaten)). Bewährt haben sich:

Feld	Typ	Beispiel
FIN (Fahrgestellnummer)	Kurzer Text	WV1ZZZSKZNX012345
Erstzulassung	Datum	14.03.2022
Nächste HU/AU	Datum	15.03.2027
Kraftstoff	Auswahl	Diesel / Benzin / Elektro / Hybrid
Tankkarten-Nr.	Kurzer Text	TK-001

Setzen Sie diese Felder nicht als Pflicht: Eigene Felder gelten für den gesamten Artikelstamm, ein Pflichtfeld „FIN" würde auch bei Handschuhen und Schlüsseln verlangt.

Jedes Fahrzeug bekommt anschließend genau ein Exemplar mit dem Kennzeichen als Seriennummer. Über dieses Exemplar laufen Übergabe, Halter und Journal; das QR-Etikett dafür drucken Sie aus der Exemplarliste und kleben es zum Beispiel an den Schlüsselanhänger oder ans Schlüsselbrett.

Schlüssel, Tankkarten und Reifensätze

Alles Weitere sind normale Einzelstück-Artikel mit einem Exemplar je Stück:

• Fahrzeugschlüssel — Vorlage „Schlüssel", Seriennummern wie SCHL-EF-KO 101 und SCHL-EF-KO 101-R für den Reserveschlüssel. Anlage als Serie und NFC-Anlernen beschreibt die Schlüsselverwaltung.
• Tankkarten — Seriennummer = Kartennummer; die Zuordnung zum Fahrzeug steht im Eigenen Feld „Tankkarten-Nr." des Fahrzeugs.
• Reifensätze — je Satz ein Exemplar (WR-EF-KO 101 für Winter, SR-EF-KO 101 für Sommer). Eingelagerte Sätze führen Sie in einem eigenen Lager „Reifenlager" (anlegen unter Einstellungen → Kataloge → Lager); beim Wechsel buchen Sie den Satz per Umlagern dorthin oder zurück.

Übergabe bei Dienstbeginn und Dienstende

Der Fahrer scannt in der LiteLog-App das Etikett des Fahrzeugs oder des Schlüssels: Die App zeigt das Exemplar mit seinem aktuellen Halter und bietet Ausgeben, Übergeben (direkt an die nächste Schicht), Zurücknehmen oder Verlust melden an. Der Empfänger unterschreibt auf dem Gerät, die Quittung liegt als PDF ab — auch offline, die App reicht alles nach. Verlust melden verlangt in der App einen Grund (Verloren, Defekt oder Sonstiges mit Notiz) und optional ein Nachweisfoto und gilt nur für die eigene Ausstattung; im Portal buchen Sie den Verlust am Ausstattungskonto ohne Grund-Abfrage. Im Portal sehen Sie am Artikel unter Aktuelle Halter, wer welches Fahrzeug fährt, und je Person im Reiter Ausstattung, was sie gerade hält.

Meldet sich ein Fahrer ab, ohne Fahrzeug, Schlüssel oder Tankkarte zurückzugeben, erinnert ihn die vorangelegte Regel „Material nicht zurückgegeben → Mitarbeiter" automatisch.

Kilometerstand und Fahrzeugkontrolle als Formular

Was das Exemplar nicht kennt — Kilometerstand, Tankfüllung, Zustand — erfassen Sie mit einer Formularvorlage:

• Fahrzeugübergabe: Auswahl „Fahrzeug" mit Ihren Kennzeichen, Auswahl „Übernahme / Rückgabe", Zahl „Kilometerstand", Auswahl „Tankfüllung", je Prüfpunkt (Karosserie, Reifen, Beleuchtung, Innenraum, Warndreieck und Verbandskasten) ein Feld OK/Mangel mit „Bei Mangel verlangen: Foto und Notiz", Rundum-Fotos, Unterschrift. Unter Zuweisung aktivieren Sie „Beim Anmelden und Abmelden anbieten" — der Fahrer bekommt die Übergabe zu Dienstbeginn und Dienstende automatisch angezeigt.
• Fahrzeugkontrolle (wöchentlich): dieselbe Fahrzeug-Auswahl, Kilometerstand, das Feld Offene Mängel (übernimmt unerledigte Punkte aus der letzten Kontrolle), Prüfpunkte für Bremsen, Öl, Reifendruck und Beleuchtung, Zahl „Profiltiefe" in mm, optional eine Bewertung mit Bestehensgrenze.

Ausgefüllte Formulare liegen unter Berichte, filterbar nach Vorlage, Mitarbeiter und Zeitraum, einzeln als PDF und gesammelt als CSV. Über den Filter „Fahrzeug" sehen Sie die Kilometerstände eines Fahrzeugs in Reihe.

Aus einem Mangel wird eine Aufgabe

Damit ein gemeldeter Mangel nicht im Bericht liegen bleibt, bauen Sie unter Automatisierung eine Regel mit dem Auslöser „Formular-Reaktion", der Bedingung „Ereignis = Mangel erkannt" und den Aktionen „Aufgabe erstellen" (Zuständiger: Fuhrparkverantwortung) und „In-App-Nachricht". Wählen Sie diese Regel anschließend in beiden Formularvorlagen als Reaktionsregel aus — Formular-Ereignisse laufen über die Reaktionsregel der Vorlage, eine Regel mit direktem Formular-Auslöser greift dort nicht (siehe Reaktionsregeln).

Spontane Schäden unterwegs melden Fahrer als Meldung mit Foto oder Sprachmemo; auch daraus macht eine Regel auf Wunsch eine Aufgabe.

HU, Inspektion und Reifenwechsel als Serie

Wartungstermine sind wiederkehrende Aufgaben am Betriebshof-Objekt mit dem Kennzeichen im Titel: „HU/AU – EF-KO 101" alle 24 Monate, „Inspektion – EF-KO 101" alle 12 Monate, „Reifenwechsel – EF-KO 101" alle 6 Monate (Serie „monatlich" mit entsprechender Häufigkeit). Der Reiter Überfällig in der Aufgabenliste zeigt Versäumtes; eine Regel auf den Auslöser „Aufgabe überfällig" informiert die Fuhrparkleitung per E-Mail oder Push. Das Datum der nächsten HU pflegen Sie zusätzlich im Eigenen Feld des Fahrzeugs, damit es in der Artikelliste sichtbar ist.

Auswertung

• Stammdaten → Material: Bestand, Status und Halter aller Fahrzeuge, Schlüssel und Tankkarten; das Journal je Exemplar unbegrenzt zurück.
• Berichte: alle Übergaben und Kontrollen, je Fahrzeug filterbar.
• Aufgaben: offene und erledigte Wartungen, Schäden und Mängel.
• Export & Versand: ein Versandplan schickt zum Beispiel wöchentlich alle offenen Fahrzeugmängel an die Fuhrparkleitung.

Grenzen

• Es gibt keine Fahrzeug-Akte, in der Kontrollen, Mängel und Wartungen eines Fahrzeugs gebündelt liegen — die Sicht je Fahrzeug entsteht über den Filter in Berichten und Aufgaben.
• Aufgaben-Serien laufen nach Datum, nicht nach Kilometerstand. Eine kilometerabhängige Inspektion terminieren Sie anhand der erfassten Kilometerstände von Hand.
• Eigene Felder gelten je Artikel, nicht je Exemplar — deshalb ein Artikel je Fahrzeug.
• Keine Reifen-Fachlogik (DOT-Alter, Profilverlauf); solche Werte erfassen Sie als Zahlenfeld in der Kontrolle.

Häufige Fragen

Warum nicht das Fahrzeug als Objekt anlegen? Ein Objekt ist ein Ort mit Adresse und Geofence und zählt gegen das Objekt-Kontingent; ein Fahrzeug bewegt sich und würde in Live-Karte, Kundenhierarchie und Leistungsnachweisen stören. Als Einzelstück hat es Halter, Übergabe mit Unterschrift und Journal — genau das, was ein Fuhrpark braucht.

Kann der Fahrer das Fahrzeug direkt scannen? Ja. Kleben Sie das QR-Etikett des Fahrzeug-Exemplars ins Handschuhfach oder an die B-Säule, oder lernen Sie einen NFC-Anhänger am Schlüsselbund an — der Scan öffnet das Exemplar mit Übergabe-Aktionen.

Wer darf Fahrzeuge anlegen und ausgeben? Anlegen und Exemplare pflegen braucht „Materialstamm pflegen", Ausgeben und Übergeben „Materialbuchungen erfassen", Eigene Felder definieren das Recht „Einstellungen bearbeiten".