Aufgaben in der App
In der LiteLog-App sehen und erledigen Ihre Mitarbeiter die Aufgaben direkt unterwegs — inklusive Checkliste, Foto-Nachweis und Offline-Betrieb. Angelegt werden Aufgaben im Web-Portal im Workspace Aufgaben & Rundgänge oder direkt in der App; ausgewertet werden sie im Portal.
Funktionen im Überblick
Aufgabe in der App anlegen
Über die Schnellaktion Aufgabe auf dem Dashboard öffnen Sie das Formular „Neue Aufgabe" mit dem aktiven Objekt als Vorbelegung (Berechtigung „Aufgaben erstellen"). Die App speichert eine neue Aufgabe immer zuerst auf dem Gerät und überträgt sie danach an den Server, online wie offline. Bis zur Übertragung trägt die Aufgabe im Aufgaben-Feed des Dashboards das Badge Wartet auf Upload, und die Detailansicht zeigt den Hinweis, dass die Aufgabe auf dem Gerät gespeichert ist. Erledigen können Sie die Aufgabe schon jetzt; Bearbeiten und Statuswechsel sind erst nach der Übertragung möglich. In der Aufgabenliste und im Kalender erscheint die Aufgabe erst, wenn sie übertragen ist.
Lehnt der Server die Aufgabe dauerhaft ab, zeigt die App Übertragung fehlgeschlagen mit dem Grund. Über Aufgabe verwerfen in der Detailansicht entfernen Sie die Aufgabe dann vom Gerät.
Aufgaben sehen
Im Aufgaben-Feed auf dem Dashboard erscheinen alle offenen Aufgaben der Objekte, für die Sie freigeschaltet sind — gemeinsam mit den geplanten Rundgängen. Es sind nicht nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben: Die Zuständigkeit ist ein Hinweis, keine Sperre. Zusätzlich sehen Sie die offenen Aufgaben des aktuell gewählten Objekts in dessen Objektansicht. Überfällige Aufgaben sind entsprechend gekennzeichnet.
Detailansicht öffnen
Ein Tipp auf eine Aufgabe öffnet die Detailansicht mit Titel, Beschreibung, Fälligkeit, Priorität, Zuordnung und Anhängen — dieselben Informationen wie in der Detailansicht im Portal.
Status wechseln
Über das Status-Feld setzen Sie einen Status wie In Bearbeitung oder eine eigene Phase Ihres Kontos (Berechtigung „Aufgaben bearbeiten"). Der Statuswechsel ersetzt nicht das Erledigen: Erst der Erledigen-Button erzeugt den Nachweis mit Foto, Formular oder Scan.
Checkliste abhaken
Enthält die Aufgabe eine Checkliste, haken Sie die einzelnen Punkte direkt in der App ab. Der Fortschritt ist sofort für alle sichtbar, sobald die Änderung synchronisiert ist. Die Checkliste ist keine Abschluss-Bedingung — die Aufgabe lässt sich auch mit offenen Punkten erledigen.
Erledigen mit Foto
Über den Erledigen-Button schließen Sie die Aufgabe ab. Ist für die Aufgabe ein Foto-Nachweis vorgeschrieben, öffnet sich beim Abschließen die Foto-Aufnahme — das Foto wird live mit der Kamera aufgenommen; eine Auswahl aus der Galerie ist nicht möglich. Ohne Foto lässt sich die Aufgabe nicht erledigen. Das Foto wird mit der Aufgabe gespeichert, ist im Portal sichtbar und landet im Erledigungsnachweis der Aufgabe — einem PDF, das eine Automatik-Regel („Aufgabe erledigt" → E-Mail senden mit „Erledigungsnachweis als PDF anhängen") automatisch per E-Mail verschicken kann.
Erledigen mit Formular
Ist an die Aufgabe eine Formular-Vorlage gebunden, erscheint statt des Erledigen-Buttons „Formular ausfüllen". Mit dem Einreichen des Formulars ist die Aufgabe erledigt. Ist die Vorlage im Portal deaktiviert, zeigt die App nur den Hinweis „Formular inaktiv" — die Aufgabe lässt sich dann in der App nicht abschließen, bis die Vorlage wieder aktiv ist oder die Bindung im Portal entfernt wurde.
Erledigen nur am Punkt
Ist für die Aufgabe „Erledigen nur am Punkt" eingestellt, sperrt die App das Erledigen, bis Sie einen verknüpften Kontrollpunkt gescannt haben. Scannen Sie den Punkt und erledigen Sie die Aufgabe aus der Übersicht „Fällig an diesem Punkt" heraus.
Nicht durchführbar melden
Lässt sich eine fällige Aufgabe nicht erledigen — etwa weil der Raum belegt ist oder der Schlüssel fehlt —, tippen Sie in der Aufgabe auf Nicht durchführbar neben „Als erledigt markieren". Der Knopf steht überall dort, wo Sie eine Aufgabe erledigen: in „Meine Aufgaben", unter „Heute fällig", in der Übersicht nach dem Scan eines Kontrollpunkts und in der Aufgabenliste am Rundgang-Stopp. Ein Sheet fragt den Grund aus einer festen Liste: Zugang verwehrt, Material fehlt, Bereich belegt, Sicherheitsrisiko, Gerät defekt oder Sonstiges — bei „Sonstiges" ist eine Begründung Pflicht. Ein Foto können Sie anhängen. Gilt am Objekt die digitale Signatur für Aufgaben, fragt die App sie wie beim Erledigen ab. Ist „Erledigen nur am Punkt" eingestellt, ist auch das Melden erst nach dem Scan möglich.
Danach zeigt die Aufgabe den Status Nicht durchführbar (bernstein) und in der Detailansicht ein Banner mit dem Grund. Die Aufgabe gilt weder als erledigt noch als überfällig. Am Rundgang-Stopp zählt die Aufgabenliste „x von y erledigt · n nicht durchführbar". Im Portal prüft der Objektleiter die Meldung und nimmt sie zur Kenntnis oder verwirft sie — nach dem Verwerfen ist die Aufgabe wieder offen. Wird der Termin später doch erledigt, verwirft LiteLog die Meldung automatisch. Siehe Aufgaben-Detailansicht (Portal).
Material beim Abschluss
Ist die Funktion Material aktiv, die Aufgabe einem Objekt zugeordnet und haben Sie die Berechtigung „Material anlegen", erscheint beim Abschließen der Materialschritt: Das an der Aufgabe hinterlegte „Erwartete Material" ist mit der erwarteten Menge vorbelegt, Sie bestätigen oder korrigieren die Mengen. Die im Portal je Artikel festgelegte Richtung bestimmt die Buchung: Bei Entnahme heißt der Schritt „Material verbraucht" und die Menge geht vom Objektbestand ab, bei Auffüllung heißt er „Material nachgefüllt" und die Menge kommt hinzu; enthält die Aufgabe beide Richtungen, zeigt jede Zeile ihre Richtung. Nur Zeilen mit einer Menge größer null werden gebucht.
Bereits erledigte Termine
Ein Termin einer Serie lässt sich nur einmal erledigen. Öffnen Sie ihn danach erneut — etwa aus dem Verlauf —, zeigt die Detailansicht das Banner „Heute erledigt — Nachweis liegt vor." bzw. „Erledigt am … — Nachweis liegt vor." ohne Erledigen-Button; Checkliste und Angaben sind dann nur lesbar. Einmalige Aufgaben wechseln mit dem Erledigen in die Phase Erledigt und verschwinden aus dem Aufgaben-Feed.
Offline erledigen
Aufgaben lassen sich auch ohne Internetverbindung anlegen, abhaken, erledigen und als nicht durchführbar melden. Die Änderungen werden lokal in der Warteschlange gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
:::info Offline-Verfügbarkeit Offline steht die Aufgabenliste nur für die zuletzt genutzten Objekte zur Verfügung. Öffnen Sie ein Objekt einmal mit Verbindung, damit seine Aufgaben auch offline bereitstehen. Vorgehalten werden dabei nur offene Aufgaben mit Fälligkeitsdatum im Synchronisierungs-Zeitraum. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum erscheinen offline nicht — auch nicht beim Scan eines verknüpften Kontrollpunkts. Geben Sie Aufgaben, die offline erledigt werden sollen, deshalb ein Fälligkeitsdatum. :::
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Aufgaben, die an einen Kontrollpunkt gebunden sind, erscheinen beim Scannen des Punkts. Im geplanten Rundgang gilt eine solche Aufgabe mit dem Scan als erledigt, sofern sie keinen Foto- oder Formular-Nachweis verlangt — siehe Rundgang durchführen.
- Neue Aufgaben und Änderungen aus dem Portal erscheinen in der App nach der nächsten Synchronisierung automatisch. In der App angelegte Aufgaben erscheinen umgekehrt im Portal, sobald die App sie übertragen hat.
- Meine Vorgaben (Menü ⋮ im Formular „Neue Aufgabe"): Objekt, zuständige Person und Fälligkeit, die neue Aufgaben ohne anderen Kontext erhalten — dieselben Vorgaben wie das Zahnrad im Portal, gespiegelt auf dem Gerät und damit auch offline wirksam.
- Erreicht den Server dieselbe Erledigung zweimal — etwa nach einer Offline-Synchronisierung —, wird sie zu einem Nachweis zusammengeführt; die App zeigt keinen Fehler. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Um Aufgaben in der App zu sehen, benötigen Sie die Berechtigung Aufgaben anzeigen; zum Anlegen Aufgaben erstellen; zum Erledigen, zum Melden „Nicht durchführbar" und zum Abhaken der Checkliste die Berechtigung Aufgaben abschließen; zum Statuswechsel Aufgaben bearbeiten. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::