Digitales Wachbuch führen
Diese Anleitung zeigt Sicherheitsdiensten, wie sie mit LiteLog ein digitales Wachbuch führen: von der eigenen Wachbuch-Vorlage über die Kopplung an die Schicht bis zur Auswertung und zum Nachweis gegenüber dem Auftraggeber.
1. Was ist das Wachbuch in LiteLog?
LiteLog hat keine separate "Wachbuch-Seite" — das Wachbuch entsteht aus den Nachweisen, die Ihre Mitarbeiter ohnehin erfassen. Den Kern bildet der Bereich Berichte: die vereinte Liste aus Meldungen (Vorfällen) und ausgefüllten Formularen. Dazu kommen die Rundgang-Nachweise:
| Klassischer Wachbuch-Eintrag | In LiteLog |
|---|---|
| Schichtbericht, Übergabeprotokoll | Ausgefülltes Formular im Bereich Berichte |
| Besondere Vorkommnisse | Meldung mit Fotos, Kategorie und Schweregrad |
| Rundgang-Nachweis | Rundgang-Protokolle unter Aufgaben & Rundgänge |
| Chronologisches Journal | Verlauf — alle Ereignisse und Scans in Zeitreihenfolge |
Eingereichte Berichte sind nachträglich nicht mehr veränderbar — jeder Eintrag trägt Zeitstempel und Nutzerzuordnung und ist damit als Nachweis verwendbar.
2. Eigene Wachbuch-Vorlage bauen
Ihr Wachbuch-Formular gestalten Sie selbst — als Formularvorlage unter Einstellungen → Formular-Vorlagen. Der Formular-Editor bietet dafür einen Baukasten mit allen Feldtypen; alternativ beschreiben Sie das gewünschte Formular in eigenen Worten (KI-Entwurf), importieren Ihr bestehendes Papier-Wachbuch als PDF oder übernehmen eine fertige Sicherheits-Vorlage aus der Bibliothek.
Beispiel: Vorlage "Schichtbericht / Übergabeprotokoll"
| Feld | Feldtyp | Einstellung |
|---|---|---|
| Schicht-Daten | Abschnitt | — |
| Schichtbeginn / Schichtende | Datum / Uhrzeit | Pflichtfeld |
| Besondere Vorkommnisse | Langtext | optional |
| Alle Schlüssel vollständig? | OK/Mangel | Foto-Pflicht bei "Mangel" |
| Alarmanlage scharf geschaltet? | Ja/Nein | Pflichtfeld |
| Foto Wachraum / Übergabezustand | Foto | optional |
| Unterschrift übergebender Mitarbeiter | Unterschrift | Pflichtfeld |
Pflichtfelder erzwingen vollständige Einträge: Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, lässt sich der Bericht einreichen. Bei "OK/Mangel"-Feldern können Sie eine Foto-Pflicht bei Mangel festlegen — so ist jeder dokumentierte Mangel automatisch mit einem Bildnachweis belegt.
3. An die Schicht koppeln
Damit der Wachbuch-Eintrag zur Schicht gehört, koppeln Sie die Vorlage an die Zeiterfassung: Wählen Sie im Formular-Editor unter "Verwendung" die Option Zeiterfassung (Start/Ende der Schicht) und legen Sie fest, ob das Formular beim Einstempeln (Schichtbeginn), beim Ausstempeln (Schichtende) oder zu beiden Zeitpunkten angeboten wird. Optional schränken Sie die Vorlage auf bestimmte Objekte ein.
Ihre Mitarbeiter bekommen das Formular dann direkt in der App angeboten, wenn sie ihre Schichtzeit erfassen — der Schichtbericht liegt genau dort, wo die Schicht beginnt und endet.
Rezept: Einen Eintrag pro Schicht erzwingen
Das Schicht-Formular ist ein Angebot — wenn Sie den Eintrag verbindlich machen wollen, kombinieren Sie zwei Bausteine:
- Wiederkehrende Aufgabe mit Formular-Pflicht — Erstellen Sie eine Aufgabe (z.B. "Schichtbericht Nachtdienst"), hinterlegen Sie im Feld Formular Ihre Wachbuch-Vorlage und legen Sie eine Wiederholungsregel passend zum Schichtrhythmus fest. Die Aufgabe gilt erst als erledigt, wenn das Formular ausgefüllt und eingereicht wurde.
- Eskalation bei Versäumnis — Legen Sie in der Automatik eine Regel mit dem Auslöser "Aufgabe überfällig" an. Bleibt der Schichtbericht aus, wird der Einsatzleiter automatisch benachrichtigt — per Push, E-Mail oder SMS.
So entsteht ein lückenloses Wachbuch: Jede Schicht hat ihre Berichts-Aufgabe, und fehlende Einträge fallen sofort auf, statt erst bei der nächsten Kontrolle.
4. Ausfüllen in der App
Ihre Mitarbeiter füllen das Wachbuch in der LiteLog-App aus — direkt am Objekt, mit Fotos und Unterschrift auf dem Smartphone. Das funktioniert auch ohne Internetverbindung: Einträge werden offline erfasst und automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist — etwa in Tiefgaragen, Kellern oder auf abgelegenen Objekten.
Ein Bericht muss nicht in einem Zug fertig werden: Als Entwurf gespeichert erscheint er in der Berichte-Liste und lässt sich später fortsetzen. Alternativ steht das Ausfüllen im Portal zur Verfügung — z.B. für den Wachraum-PC.
5. Auswerten & Nachweisen
Alle eingereichten Wachbuch-Einträge landen im Bereich Berichte. Für Auswertung und Nachweis stehen bereit:
- Filtern — Über den Filter Vorlage sehen Sie nur die Schichtberichte, über Objekt und Zeitraum grenzen Sie z.B. auf ein Bewachungsobjekt und einen Abrechnungsmonat ein.
- Einzel-PDF — Jeder Bericht lässt sich aus der Detailansicht als PDF exportieren, inklusive Fotos und Unterschrift.
- E-Mail-Versand — Berichte versenden Sie per E-Mail direkt an den Auftraggeber; mit dem automatischen Versand auch periodisch, z.B. wöchentlich. Sammel-Auswertungen erzeugen Sie unter Export & Versand.
- Kundenzugang — Richten Sie Ihrem Auftraggeber einen eigenen Zugang ein, über den er die Berichte seiner Objekte selbst einsieht — ohne dass Sie etwas verschicken müssen.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Eingereichte Berichte sind unveränderbar — Korrekturen dokumentieren Sie über einen neuen Bericht, das Original bleibt erhalten.
- Formulare mit "OK/Mangel"-Feldern können in der Automatik den Auslöser "Mangel erkannt" bedienen — aus einem Mangel im Schichtbericht wird so automatisch eine Benachrichtigung oder Folgeaufgabe.
- Entwürfe mit Fotos oder Unterschrift setzen Sie am besten auf demselben Gerät fort — geräteübergreifend werden die Antworten übernommen, Medien-Anhänge jedoch nicht. :::
Häufige Fragen zum digitalen Wachbuch
Ersetzt LiteLog das handschriftliche Wachbuch vollständig? Ja. Meldungen, Schichtberichte, Übergabeprotokolle und Rundgang-Nachweise werden digital erfasst, sind mit Zeitstempel und Nutzerzuordnung versehen und nachträglich nicht veränderbar.
Kann ich mein bestehendes Wachbuch-Formular übernehmen? Ja. Importieren Sie Ihr Papier-Formular als PDF in den Formular-Editor — die Felder werden automatisch erkannt. Alternativ beschreiben Sie das gewünschte Formular in eigenen Worten und lassen die KI einen Entwurf erzeugen.
Wie stelle ich sicher, dass jede Schicht einen Eintrag hat? Koppeln Sie die Vorlage an Schichtbeginn/-ende und erzwingen Sie den Eintrag über eine wiederkehrende Aufgabe mit Formular-Pflicht plus einer "Aufgabe überfällig"-Regel in der Automatik (siehe Rezept oben).
Funktioniert das Wachbuch auch ohne Internet? Ja. Die App erfasst Einträge offline und synchronisiert sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Berechtigungen
:::info Berechtigung Zum Ausfüllen des Wachbuchs benötigen Ihre Mitarbeiter die Berechtigung Formulare ausfüllen (für Meldungen: Meldungen erstellen), zum Auswerten benötigen Sie Formulare ansehen bzw. Meldungen ansehen. Vorlagen bearbeitet, wer Formulare erstellen/bearbeiten darf. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::