E-Wachbuch — das elektronische Wachbuch
Das E-Wachbuch (elektronisches Wachbuch) ist die digitale Gesamtakte Ihrer Objekte: Rundgang-Protokolle, Meldungen mit Fotos, ausgefüllte Formulare und der chronologische Ereignis-Verlauf — automatisch zusammengeführt, filterbar und als PDF-Bericht an Auftraggeber versendbar. Es ersetzt das handschriftliche Wachbuch vollständig.
Was im E-Wachbuch steht
| Inhalt | Quelle | Wo einsehen |
|---|---|---|
| Rundgang-Protokolle | Durchgeführte (und verpasste) Rundgänge mit allen Kontrollpunkt-Scans, Zeitstempeln und erfassten Ereignissen | Aufgaben & Rundgänge — Rundgang-Zeilen öffnen das Protokoll |
| Meldungen | Vorfälle mit Fotos, Kategorie und Schweregrad, direkt aus der App erfasst | Berichte |
| Formulare | Schichtberichte, Übergabeprotokolle und andere ausgefüllte Formulare | Berichte |
| Ereignis-Journal | Alle Ereignisse und Scans in Zeitreihenfolge | Verlauf |
Filtern & Auswerten
Alle Ansichten des E-Wachbuchs lassen sich gezielt eingrenzen:
- Zeitraum — z. B. ein Abrechnungsmonat oder eine einzelne Nacht
- Objekt — nur die Einträge eines Bewachungsobjekts
- Typ — Meldungen, Formulare oder Rundgang-Protokolle; im Verlauf zusätzlich nach Ereignistyp-Chips
So beantworten Sie Fragen wie „Was ist letzte Woche am Objekt X passiert?" in Sekunden — statt in Papierordnern zu blättern.
Automatischer PDF-Versand
Aus dem E-Wachbuch werden auf Wunsch automatisch Berichte:
- Einmalige Exporte — Unter Export & Versand erzeugen Sie PDF- oder CSV-Berichte für einen frei wählbaren Zeitraum und laden sie herunter.
- Wiederkehrender Versand — Planen Sie einen automatischen E-Mail-Versand, z. B. wöchentlich an den Auftraggeber. Die Versandregeln pro Objekt verwalten Sie unter Objekt — Versand.
- Kundenzugang — Alternativ erhält Ihr Auftraggeber einen eigenen Zugang und sieht die Berichte seiner Objekte selbst ein.
Ihr Corporate Design
Versendete Berichte tragen Ihr Firmenbild: Unter Einstellungen → Branding hinterlegen Sie Ihr Logo und Ihre Dokumentvorlagen — die PDF-Berichte des E-Wachbuchs erscheinen dann im Corporate Design Ihres Unternehmens, nicht im LiteLog-Look.
Revisionssicherheit
Das E-Wachbuch ist revisionssicher mit lückenloser Änderungshistorie:
- Eingereichte Berichte sind nachträglich nicht veränderbar — Korrekturen dokumentieren Sie über einen neuen Eintrag, das Original bleibt erhalten.
- Jeder Eintrag trägt Zeitstempel und Nutzerzuordnung — wer, wann, an welchem Objekt.
- Rundgang-Scans werden automatisch protokolliert — der Nachweis entsteht beim Arbeiten, nicht durch nachträgliches Aufschreiben.
Damit sind die Einträge als Nachweis gegenüber Auftraggebern und bei Audits verwendbar.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihr eigenes Wachbuch-Formular bauen und an die Schicht koppeln, finden Sie unter Digitales Wachbuch führen.
- Das E-Wachbuch funktioniert auch offline: Einträge werden ohne Internetverbindung erfasst und automatisch synchronisiert — siehe Offline-Modus.
- Für die Lohnabrechnung exportieren Sie Arbeitszeiten zusätzlich als CSV unter Export & Versand. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Für Rundgang-Protokolle und den Verlauf benötigen Sie Berichte ansehen, für Meldungen und Formulare Meldungen ansehen bzw. Formulare ansehen. Exporte erstellt, wer die Berechtigung Exporte besitzt. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::