E-Wachbuch — das elektronische Wachbuch
Das E-Wachbuch (elektronisches Wachbuch) ist die digitale Gesamtakte Ihrer Objekte: Rundgang-Protokolle, Meldungen mit Fotos, ausgefüllte Formulare und der chronologische Ereignis-Verlauf — automatisch zusammengeführt, filterbar und als PDF-Bericht an Auftraggeber versendbar. Es ersetzt das handschriftliche Wachbuch vollständig.
Was im E-Wachbuch steht
| Inhalt | Quelle | Wo einsehen |
|---|---|---|
| Rundgang-Protokolle | Durchgeführte (und verpasste) Rundgänge mit allen Kontrollpunkt-Scans, Zeitstempeln und erfassten Ereignissen | Aufgaben & Rundgänge — Rundgang-Zeilen öffnen das Protokoll |
| Meldungen | Vorfälle mit Fotos, Kategorie und Schweregrad, direkt aus der App erfasst | Berichte |
| Formulare | Schichtberichte, Übergabeprotokolle und andere ausgefüllte Formulare | Berichte |
| Ereignis-Journal | Alle Ereignisse und Scans in Zeitreihenfolge | Verlauf |
Filtern & Auswerten
Alle Ansichten des E-Wachbuchs lassen sich gezielt eingrenzen:
- Zeitraum — z. B. ein Abrechnungsmonat oder eine einzelne Nacht
- Objekt — nur die Einträge eines Bewachungsobjekts
- Typ — Meldungen, Formulare oder Rundgang-Protokolle; im Verlauf zusätzlich nach Ereignistyp-Chips
So beantworten Sie Fragen wie „Was ist letzte Woche am Objekt X passiert?" in Sekunden — statt in Papierordnern zu blättern.
Automatischer PDF-Versand
Aus dem E-Wachbuch werden auf Wunsch automatisch Berichte:
- Einmalige Exporte — Unter Export & Versand erzeugen Sie PDF- oder CSV-Berichte für einen frei wählbaren Zeitraum und laden sie herunter.
- Wiederkehrender Versand — Planen Sie einen automatischen E-Mail-Versand, z. B. wöchentlich an den Auftraggeber. Die Versandregeln pro Objekt verwalten Sie unter Objekt — Versand.
- Kundenzugang — Alternativ erhält Ihr Auftraggeber einen eigenen Zugang und sieht die Berichte seiner Objekte selbst ein.
Ihr Corporate Design
Versendete Berichte tragen Ihr Firmenbild: Unter Einstellungen → Branding hinterlegen Sie Ihr Logo und Ihre Dokumentvorlagen — die PDF-Berichte des E-Wachbuchs erscheinen dann im Corporate Design Ihres Unternehmens, nicht im LiteLog-Look.
Revisionssicherheit
Die Dokumentation folgt den ALCOA+-Prinzipien der Datenintegrität — Details unter Datenintegrität & ALCOA+.
Das E-Wachbuch ist revisionssicher mit lückenloser Änderungshistorie:
- Eingereichte Berichte sind nachträglich nicht veränderbar — Korrekturen dokumentieren Sie über einen neuen Eintrag, das Original bleibt erhalten.
- Jeder Eintrag trägt Zeitstempel und Nutzerzuordnung — wer, wann, an welchem Objekt.
- Rundgang-Scans werden automatisch protokolliert — der Nachweis entsteht beim Arbeiten, nicht durch nachträgliches Aufschreiben.
Damit sind die Einträge als Nachweis gegenüber Auftraggebern und bei Audits verwendbar.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihr eigenes Wachbuch-Formular bauen und an die Schicht koppeln, finden Sie unter Digitales Wachbuch führen.
- Das E-Wachbuch funktioniert auch offline: Einträge werden ohne Internetverbindung erfasst und automatisch synchronisiert — siehe Offline-Modus.
- Für die Lohnabrechnung exportieren Sie Arbeitszeiten zusätzlich als CSV unter Export & Versand. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Für Rundgang-Protokolle und den Verlauf benötigen Sie Rundgang Auswertung anzeigen, für Meldungen und Formulare Meldungen anzeigen bzw. Formular-Berichte anzeigen. Exporte erstellt, wer Rundgang Auswertung exportieren darf. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::