Meldungen
Diese Seite erklärt den Begriff, der in LiteLog am häufigsten Rückfragen auslöst: Was ist eigentlich eine Meldung — und wie hängt sie mit Berichten und Formularen zusammen?
Berichte, Meldungen, Formulare — die Begriffe
„Berichte" ist der Sammelbegriff. Der Bereich Berichte enthält genau zwei Arten von Einträgen:
| Begriff | Was es ist | Wo es entsteht |
|---|---|---|
| Bericht | Der Sammelbegriff. Kein eigener Datentyp, sondern der Name des Bereichs und der Liste. | — |
| Meldung | Die Mitteilung einer Person: „Hier ist etwas passiert." Ein Vorfall, ein Schaden, eine Beobachtung — meist mit Foto und kurzem Text. | Mobile App, Portal ("Bericht erstellen" → Vorlage "Meldung") |
| Ausgefülltes Formular | Eine eingereichte Antwort auf eine Ihrer Formular-Vorlagen — Checkliste, Prüf- oder Übergabeprotokoll. | Mobile App, Portal, Aufgabe mit Formular-Pflicht |
Es gibt kein Untermenü "Formulare" und kein Untermenü "Meldungen". Im Hauptmenü steht ein einziger Eintrag Berichte; die Seitenleiste links darin ist ein Filter-Panel (Alle Berichte · Formular-Vorlagen · Arten · Objekte). Der Filter Arten listet jede aktive Formular-Vorlage — und darunter die Vorlage Meldung. So grenzen Sie die Liste auf reine Meldungen ein.
:::tip Kurzform Eine Meldung ist ein Ereignis, das jemand gemeldet hat. Ein Formular ist eine Vorgabe, die jemand abgearbeitet hat. Beide landen in derselben Liste, weil beide Nachweise sind. :::
Die Vorlage "Meldung"
Technisch ist die Meldung selbst eine Formular-Vorlage — eine besondere: die System-Vorlage „Meldung". Deshalb sieht ein Meldungsformular überall gleich aus, und deshalb ändern Sie seine Felder an derselben Stelle wie bei jedem anderen Formular.
Diese Vorlage hat vier Eigenschaften, die keine andere Vorlage hat:
- Es gibt genau eine pro Konto — sie wird beim Anlegen des Kontos automatisch erzeugt.
- Sie ist immer aktiv. Sie lässt sich nicht in den Entwurf zurückschieben und nicht archivieren; der Versuch wird mit dem Hinweis abgelehnt, dass die System-Vorlage aktiv bleiben muss.
- Sie lässt sich nicht löschen.
- Sie ist die Fallback-Standard-Vorlage: Solange Sie keine eigene Vorlage als Standard markieren, ist die Meldung beim Erstellen vorausgewählt.
In der Liste unter Einstellungen → Formular-Vorlagen erkennen Sie sie am Kennzeichen System-Vorlage.
Die Standard-Felder einer Meldung
Ab Werk enthält die Vorlage "Meldung" fünf Felder — in dieser Reihenfolge:
| Feld | Typ | Pflicht |
|---|---|---|
| Datum | Datum | ja |
| Uhrzeit | Uhrzeit | ja |
| Kontrollpunkt | Kontrollpunkt-Auswahl (Kontrollpunkte des gewählten Objekts) | nein |
| Nachricht | Langtext | nein |
| Fotos | Foto-Upload | nein |
Datum und Uhrzeit sind bewusst Pflicht: Sie ergeben den Vorfallzeitpunkt, an dem LiteLog doppelte Einreichungen erkennt. Nachricht und Fotos sind bewusst optional — eine Meldung darf aus einem Foto allein oder aus einer Notiz allein bestehen. Eine Meldung ohne Text und mit Bild erscheint in der Liste als Foto-Meldung.
Zusätzlich, ohne dass jemand etwas eintippt:
- Objekt — kommt aus dem Seitenkontext bzw. aus dem in der App gewählten Objekt und ist bei einer Meldung Pflicht.
- Person, Gerät und Zeitstempel — setzt der Server automatisch.
- GPS-Standort — sofern das Gerät ihn liefert. Wenn Sie am Objekt die Standort-Sperre aktivieren, muss das Telefon beim Erfassen im Objektbereich sein (siehe Meldungen (Objekt)).
Felder ändern, entfernen oder zur Pflicht machen
Es gibt dafür keinen eigenen Schalter in den Einstellungen. Sie bearbeiten die Vorlage — genauso wie jedes andere Formular:
- Einstellungen öffnen (Gruppe Erfassung & Formulare).
- Formular-Vorlagen wählen.
- In der Liste auf die Vorlage Meldung klicken — der Formular-Editor öffnet sich als Vollseite.
- Feld anklicken und im rechten Bereich anpassen: Bezeichnung ändern, Pflichtfeld ein- oder ausschalten, Feld über das Papierkorb-Symbol entfernen.
- Speichern & veröffentlichen.
Damit blenden Sie z. B. den Kontrollpunkt aus, wenn Sie ohne Kontrollpunkte arbeiten, oder machen die Nachricht zur Pflicht, damit niemand ein Foto ohne Erklärung schickt.
:::info Was in dieser Vorlage anders ist
- Nur sechs Feldtypen sind erlaubt: Abschnitt, Langtext, Foto, Datum, Uhrzeit und Kontrollpunkt. Eine Meldung wird in eigene Datenfelder geschrieben, nicht in eine freie Antworttabelle — deshalb passt nicht jeder Feldtyp. Fügen Sie einen anderen Typ ein, weist LiteLog das Speichern ab.
- Die fünf Standard-Felder sind die einzigen möglichen Antwortfelder. Sie können sie entfernen und wieder hinzufügen, aber keine sechste, frei benannte Frage erfinden. Für eigene Fragen legen Sie eine eigene Formular-Vorlage an — die kennt alle Feldtypen.
- Bereits erfasste Meldungen bleiben, wie sie waren. Beim Speichern zählt LiteLog die Version der Vorlage hoch; alte Meldungen behalten die Felder, mit denen sie eingereicht wurden. :::
Kategorie und Schweregrad
Beim Erfassen werden weder Kategorie noch Schweregrad abgefragt — das würde die Person vor Ort aufhalten. Beide Werte entstehen danach, auf zwei Wegen:
- Manuell — in der Detail-Ansicht der Meldung wählen Sie Kategorie und Schweregrad aus. Die Meldung trägt dann das Kennzeichen Manuell.
- Durch die KI-Klassifizierung — sofern Sie sie aktiviert haben (siehe unten).
Der Schweregrad hat vier Stufen: Niedrig · Mittel · Hoch · Kritisch. Er erscheint als farbiges Kennzeichen in der Liste, ist filterbar und lässt sich in Automatik-Regeln als Bedingung verwenden. Die Kategorien pflegen Sie unter Einstellungen → Meldungskategorien.
KI-Klassifizierung — standardmäßig aus
Die automatische Einstufung ist nicht ab Werk aktiv. Sie ist ein bewusstes Opt-in und wird hier eingeschaltet:
Einstellungen → Integrationen → Karte „KI-Funktionen" → Schalter „Meldungen automatisch klassifizieren"
Solange der Schalter aus ist, bleibt die Funktion vollständig stumm — es wird nichts analysiert und nichts vorgeschlagen. In der Detail-Ansicht einer noch unklassifizierten Meldung erscheint stattdessen ein Hinweis mit dem Knopf Aktivieren, der in die Einstellungen führt.
Ist der Schalter an:
- Jede neue Meldung wird im Hintergrund eingestuft, typisch in unter einer Minute.
- Die KI liefert Kategorie, Schweregrad und einen Titelvorschlag.
- Ist sie sich unsicher, erscheint das orange Kennzeichen „Niedrige Sicherheit — bitte prüfen"; unsichere Kategorien lässt sie lieber leer als zu raten.
- Ein manuell gesetzter Wert gewinnt immer und wird nie von der KI überschrieben.
- Mit „KI erneut anwenden" stoßen Sie die Einstufung für eine einzelne Meldung neu an.
:::caution Nur ab dem Einschalten Bereits vorhandene Meldungen werden nicht nachträglich eingestuft. Die Klassifizierung greift ab dem Moment, in dem Sie sie aktivieren, und nur für neu eingehende Meldungen. Ältere Meldungen holen Sie einzeln über „KI erneut anwenden" nach. :::
Alle Details — Anzeige, Sprachmemo-Transkription, Budget — stehen unter KI-Funktionen.
Eskalation passiert nicht von allein
Eine häufige Fehlannahme: „Kritische Meldungen werden ja automatisch eskaliert." Das tut LiteLog nicht ab Werk. Ohne Ihr Zutun wird eine Meldung erfasst, eingeordnet (wenn die KI an ist) und in die Liste gestellt — mehr nicht. Wer benachrichtigt wird und was passiert, wenn niemand reagiert, ist eine Automatik-Regel, die Sie aktivieren müssen.
Dafür stehen zwei Auslöser bereit:
| Auslöser | Feuert |
|---|---|
| Meldung erstellt | sofort beim Eingang der Meldung |
| Meldung klassifiziert | erst wenn Kategorie und Schweregrad feststehen — der richtige Auslöser, wenn Sie auf „Schweregrad = Hoch" bedingen wollen |
Auf die erste Benachrichtigung folgt die eigentliche Eskalation als Kette aus vier Karten: Verzögerung (z. B. 30 Minuten warten) → Zustandsprüfung (hat inzwischen jemand reagiert?) → Bedingung (nur weiter, wenn niemand quittiert hat) → Aktion (Benachrichtigung an die Leitung). Die Bausteine sind im Workflow-Editor beschrieben.
Schneller geht es über die Vorlagen-Galerie auf der Seite Regeln. Dort liegen fertige Ketten, die Sie nur übernehmen müssen:
| Vorlage | Was sie tut |
|---|---|
| Meldung → KI-Einstufung → Eskalation | Stuft neue Meldungen per KI ein; bei hoher Dringlichkeit wird das Team informiert und nach 30 Minuten eskaliert, falls niemand quittiert hat. |
| Meldung → KI-Einstufung → Aufgabe | Stuft ein und erzeugt bei hoher Dringlichkeit automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität. |
| Meldung → Übernahme-Angebot ans Team | Bietet die Meldung dem Objekt-Team zur Übernahme an; übernimmt in 15 Minuten niemand, wird die Leitung per E-Mail informiert. |
Beide Wege sind einmalige Einrichtungsschritte — danach läuft die Kette bei jeder Meldung.
:::caution Mitgelieferte Regeln sind ausgeschaltet Zu neuen Konten gehört eine vorbereitete Regel „Meldung erstellt → E-Mail". Sie ist deaktiviert ausgeliefert und schickt nichts, bis Sie sie einschalten — entweder über den Schalter in der Regel-Tabelle oder über Aktivieren an der passenden Galerie-Karte. Nutzen Sie die zwei Auslöser bewusst: „Meldung erstellt" reagiert sofort, kennt aber den Schweregrad noch nicht. :::
Woher Meldungen kommen können
- Mobile App — der Hauptweg. Siehe Meldung erfassen; funktioniert auch offline.
- Portal — Bericht erstellen mit der Vorlage "Meldung".
- Automatik — die Aktion Meldung öffnen legt selbst eine Meldung an, z. B. bei einem fehlenden Kontrollpunkt oder einer verfehlten Anwesenheitsvorgabe.
- Öffentliche REST-API —
POST /v1/incidentsmit dem Rechtincidents:write, siehe API.
Pro Objekt lässt sich die Meldungsfunktion ein- und ausschalten: Meldungen (Objekt).
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Meldungen, die während eines Rundgangs entstehen, erscheinen zusätzlich im Zeitstrahl des Rundgang-Protokolls.
- Eingereichte Meldungen sind nachträglich nicht veränderbar. Änderbar sind nur die nachgelagerten Einordnungen (Kategorie, Schweregrad, Titel).
- Wird die meldende Person später gelöscht, bleibt die Meldung erhalten (nur der Personen-Bezug entfällt). Beim Löschen des Objekts werden dessen Meldungen mitgelöscht.
- Brauchen Sie feste Zusatzfelder für einen wiederkehrenden Fall („Geldeinwurf im Tresor"), bauen Sie dafür eine eigene Formular-Vorlage statt die Vorlage "Meldung" zu überladen. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Meldungen sehen Sie mit Meldungen ansehen, erfassen mit Meldungen erstellen. Die Vorlage "Meldung" bearbeitet, wer Formulare bearbeiten darf; die KI-Schalter setzt, wer Einstellungen bearbeiten darf. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Meldungen in der Liste sehen | Meldungen ansehen |
| Meldung erfassen | Meldungen erstellen |
| Kategorie / Schweregrad setzen | Meldungen ansehen |
| Felder der Vorlage "Meldung" ändern | Formulare bearbeiten |
| KI-Klassifizierung ein-/ausschalten | Einstellungen bearbeiten |
| Eskalations-Regel anlegen | Automatisierung erstellen/bearbeiten |