Meldungen
Diese Seite erklärt den Begriff, der in LiteLog am häufigsten Rückfragen auslöst: Was ist eigentlich eine Meldung — und wie hängt sie mit Berichten und Formularen zusammen?
Berichte, Meldungen, Formulare — die Begriffe
„Berichte" ist der Sammelbegriff. Der Bereich Berichte enthält genau zwei Arten von Einträgen:
| Begriff | Was es ist | Wo es entsteht |
|---|---|---|
| Bericht | Der Sammelbegriff. Kein eigener Datentyp, sondern der Name des Bereichs und der Liste. | — |
| Meldung | Die Mitteilung einer Person: „Hier ist etwas passiert." Ein Vorfall, ein Schaden, eine Beobachtung — meist mit Foto und kurzem Text. | Mobile App, Portal ("Bericht erstellen" → Vorlage "Meldung") |
| Ausgefülltes Formular | Eine eingereichte Antwort auf eine Ihrer Formular-Vorlagen — Checkliste, Prüf- oder Übergabeprotokoll. | Mobile App, Portal, Aufgabe mit Formular-Pflicht |
Es gibt kein Untermenü "Formulare" und kein Untermenü "Meldungen". Im Hauptmenü steht ein einziger Eintrag Berichte; die Seitenleiste links darin ist ein Filter-Panel (Alle Berichte · Formular-Vorlagen · Arten · Objekte). Der Filter Arten listet jede aktive Formular-Vorlage — und darunter die Vorlage Meldung. So grenzen Sie die Liste auf reine Meldungen ein.
:::tip Kurzform Eine Meldung ist ein Ereignis, das jemand gemeldet hat. Ein Formular ist eine Vorgabe, die jemand abgearbeitet hat. Beide landen in derselben Liste, weil beide Nachweise sind. :::
Die Vorlage "Meldung"
Technisch ist die Meldung selbst eine Formular-Vorlage — eine besondere: die System-Vorlage „Meldung". Deshalb sieht ein Meldungsformular überall gleich aus, und deshalb ändern Sie seine Felder an derselben Stelle wie bei jedem anderen Formular.
Diese Vorlage hat vier Eigenschaften, die keine andere Vorlage hat:
- Es gibt genau eine pro Konto — sie wird beim Anlegen des Kontos automatisch erzeugt.
- Sie ist immer aktiv. Sie lässt sich nicht in den Entwurf zurückschieben und nicht archivieren; der Versuch wird mit dem Hinweis abgelehnt, dass die System-Vorlage aktiv bleiben muss.
- Sie lässt sich nicht löschen.
- Sie ist die Fallback-Standard-Vorlage: Solange Sie keine eigene Vorlage als Standard markieren, ist die Meldung beim Erstellen vorausgewählt.
In der Liste unter Einstellungen → Formular-Vorlagen erkennen Sie sie am Kennzeichen System-Vorlage.
Die Standard-Felder einer Meldung
Ab Werk enthält die Vorlage "Meldung" fünf Felder — in dieser Reihenfolge:
| Feld | Typ | Pflicht |
|---|---|---|
| Datum | Datum | ja |
| Uhrzeit | Uhrzeit | ja |
| Kontrollpunkt | Kontrollpunkt-Auswahl (Kontrollpunkte des gewählten Objekts) | nein |
| Nachricht | Langtext | nein |
| Fotos | Foto-Upload | nein |
Datum und Uhrzeit sind bewusst Pflicht: Sie ergeben den Vorfallzeitpunkt, an dem LiteLog doppelte Einreichungen erkennt. Nachricht und Fotos sind bewusst optional — eine Meldung darf aus einem Foto allein oder aus einer Notiz allein bestehen. Eine Meldung ohne Text und mit Bild erscheint in der Liste als Foto-Meldung.
Zusätzlich, ohne dass jemand etwas eintippt:
- Objekt — kommt aus dem Seitenkontext bzw. aus dem in der App gewählten Objekt und ist bei einer Meldung Pflicht.
- Person, Gerät und Zeitstempel — setzt der Server automatisch.
- GPS-Standort — sofern das Gerät ihn liefert. Wenn Sie am Objekt die Standort-Sperre aktivieren, muss das Telefon beim Erfassen im Objektbereich sein (siehe Meldungen (Objekt)).
Felder ändern, entfernen oder zur Pflicht machen
Es gibt dafür keinen eigenen Schalter in den Einstellungen. Sie bearbeiten die Vorlage — genauso wie jedes andere Formular:
- Einstellungen öffnen (Gruppe Erfassung & Formulare).
- Formular-Vorlagen wählen.
- In der Liste auf die Vorlage Meldung klicken — der Formular-Editor öffnet sich als Vollseite.
- Feld anklicken und im rechten Bereich anpassen: Bezeichnung ändern, Pflichtfeld ein- oder ausschalten, Feld über das Papierkorb-Symbol entfernen.
- Speichern & veröffentlichen.
Damit blenden Sie z. B. den Kontrollpunkt aus, wenn Sie ohne Kontrollpunkte arbeiten, oder machen die Nachricht zur Pflicht, damit niemand ein Foto ohne Erklärung schickt.
:::info Was in dieser Vorlage anders ist
- Nur sechs Feldtypen sind erlaubt: Abschnitt, Langtext, Foto, Datum, Uhrzeit und Kontrollpunkt. Eine Meldung wird in eigene Datenfelder geschrieben, nicht in eine freie Antworttabelle — deshalb passt nicht jeder Feldtyp. Fügen Sie einen anderen Typ ein, weist LiteLog das Speichern ab.
- Die fünf Standard-Felder sind die einzigen möglichen Antwortfelder. Sie können sie entfernen und wieder hinzufügen, aber keine sechste, frei benannte Frage erfinden. Für eigene Fragen legen Sie eine eigene Formular-Vorlage an — die kennt alle Feldtypen.
- Bereits erfasste Meldungen bleiben, wie sie waren. Beim Speichern zählt LiteLog die Version der Vorlage hoch; alte Meldungen behalten die Felder, mit denen sie eingereicht wurden. :::
Kategorie und Schweregrad
Beim Erfassen werden weder Kategorie noch Schweregrad abgefragt — das würde die Person vor Ort aufhalten. Beide Werte entstehen danach, auf zwei Wegen:
- Manuell — in der Detail-Ansicht der Meldung wählen Sie Kategorie und Schweregrad aus. Die Meldung trägt dann das Kennzeichen Manuell.
- Durch die KI-Klassifizierung — sofern Sie sie aktiviert haben (siehe unten).
Der Schweregrad hat vier Stufen: Niedrig · Mittel · Hoch · Kritisch. Er erscheint als farbiges Kennzeichen in der Liste, ist filterbar und lässt sich in Automatik-Regeln als Bedingung verwenden. Die Kategorien pflegen Sie unter Einstellungen → Meldungskategorien.
KI-Klassifizierung — standardmäßig aus
Die automatische Einstufung ist nicht ab Werk aktiv. Sie ist ein bewusstes doppeltes Opt-in — beide Schalter müssen an sein:
- Kontoweit: Einstellungen → Integrationen → Karte „KI-Funktionen" → Schalter „Meldungen automatisch klassifizieren"
- Je Objekt: der Schalter „KI-Einstufung neuer Meldungen" auf dem Tab Meldungen des Objekts — er ist gesperrt, solange der Konto-Schalter aus ist, und bei jedem Objekt standardmäßig aus.
Solange die Schalter aus sind, bleibt die Funktion vollständig stumm — es wird nichts analysiert und nichts vorgeschlagen. In der Detail-Ansicht einer noch unklassifizierten Meldung erscheint stattdessen ein Hinweis mit dem Knopf Aktivieren, der in die Einstellungen führt.
Sind beide Schalter an:
- Jede neue Meldung wird im Hintergrund eingestuft, typisch innerhalb weniger Minuten.
- Die KI liefert Kategorie, Schweregrad und einen Titelvorschlag.
- Ist sie sich unsicher, erscheint das orange Kennzeichen „Niedrige Sicherheit — bitte prüfen"; unsichere Kategorien lässt sie lieber leer als zu raten.
- Ein manuell gesetzter Wert gewinnt immer und wird nie von der KI überschrieben.
- Mit „KI erneut anwenden" stoßen Sie die Einstufung für eine einzelne Meldung neu an.
:::caution Nur ab dem Einschalten Bereits vorhandene Meldungen werden nicht nachträglich eingestuft. Die Klassifizierung greift ab dem Moment, in dem Sie sie aktivieren, und nur für neu eingehende Meldungen — und nur bei Objekten, deren KI-Schalter an ist. Ältere Meldungen holen Sie einzeln über „KI erneut anwenden" nach. :::
Alle Details — Anzeige, Sprachmemo-Transkription, Budget — stehen unter KI-Funktionen.
KI-Textfassung der Meldung
Neben der Einstufung kann die KI auch den Meldungstext selbst aufbereiten. Sie schreibt die Rohmeldung in eine sachliche, ausformulierte Fassung um — das ist eine eigene Funktion mit einem eigenen Schalter, und sie ist standardmäßig aus.
Was die KI mit dem Text macht
Die Fassung ist mehr als eine Übersetzung. Auch eine Meldung, die bereits in Ihrer Sprache verfasst ist, wird neu geschrieben: Aus Umgangssprache, Tippfehlern, Abkürzungen und abgehackten Stichworten entsteht eine sachlich-neutrale Berichtsform von ein bis drei Sätzen. Aus „glasscherbn im hof beim müllplatz, ziemlich viel" wird beispielsweise „Im Hof im Bereich des Müllplatzes liegen zahlreiche Glasscherben."
Weiter gilt:
- Fremdsprachige Meldungen werden in die Sprache Ihres Kontos gebracht. Eine auf Türkisch, Russisch oder Polnisch erfasste Meldung liegt Ihnen also lesbar vor.
- Liegt nur ein Foto und kein Text vor, verfasst die KI aus dem Bild eine beschreibende Meldung. Ist auf dem Foto nichts Meldungsrelevantes erkennbar oder ist es unbrauchbar (unscharf, zu dunkel, zu nah), entsteht keine Fassung — die KI rät nicht.
- Erfunden wird nichts. Uhrzeiten, Namen, Raum- und Etagenangaben, Mengen, Maße, Kosten, Ursachen, Schuldzuweisungen und Reparaturempfehlungen, die weder im Text stehen noch auf dem Foto klar zu sehen sind, dürfen nicht auftauchen.
- Personen benennt die KI ausschließlich neutral als „eine Person" bzw. „mehrere Personen" — ohne Namen, Aussehen, Kleidung, Geschlecht, Alter, Herkunft und ohne Kfz-Kennzeichen.
Ein Mensch muss die Fassung freigeben
Eine erzeugte Fassung ist zunächst nur ein Vorschlag. Erst die Freigabe durch einen Menschen macht sie zur Kundenfassung: Ab dann ersetzt sie im Kunden-PDF, im CSV-Export und in der Meldungs-Mail den Rohtext.
:::caution Ohne Freigabe ändert sich nichts — und nichts staut sich zurück Solange niemand entschieden hat, geht wie bisher der Rohtext hinaus. Es gibt keine Sperrwirkung: Kein Versand wartet auf die Freigabe, kein Export wird blockiert, keine Automatik hält an. Die Freigabe ist eine Verbesserung, kein Tor.
Das Original geht nie verloren. Es bleibt unverändert gespeichert und ist im Meldungs-Detail immer einsehbar — vor der Freigabe, nach der Freigabe und auch dann, wenn die Fassung vor der Freigabe noch von Hand bearbeitet wurde. :::
Freigeben, verwerfen oder vorher bearbeiten — im Portal
Öffnen Sie die Meldung im Bereich Berichte in der Detail-Ansicht. Die Nachricht-Karte hat dort jetzt einen Umschalter mit bis zu drei Ansichten:
| Ansicht | Was sie zeigt |
|---|---|
| KI-Fassung | Die aufbereitete Fassung. Sie ist vorausgewählt, sobald eine Fassung vorliegt. |
| Übersetzt | Die maschinelle Übersetzung des Originals, sofern die Meldung in einer anderen Sprache erfasst wurde. |
| Original | Der unveränderte Rohtext, so wie er erfasst wurde. |
Über der Fassung steht ihre Herkunft — „Aus dem Meldungstext erzeugt", „Aus dem Foto erzeugt" oder „Aus Meldungstext und Foto erzeugt" — und daneben der Zustand („Freigabe ausstehend" bzw. „Freigegeben am … von …"). Über „Original einblenden" legen Sie den Rohtext zum Vergleich darunter, ohne die Ansicht zu wechseln.
In der Kopfzeile der Detail-Ansicht stehen dazu drei Aktionen, solange noch nicht entschieden ist:
- Freigeben — die Fassung wird übernommen und erscheint ab sofort im Kundenbericht.
- Ignorieren — die Fassung wird nicht verwendet; im Kundenbericht steht weiterhin der Meldungstext. LiteLog fragt dabei nach einem optionalen Grund.
- Bearbeiten — die Fassung wird im Textfeld editierbar; das Original steht dabei dauerhaft daneben. Mit „Speichern und freigeben" übernehmen Sie Ihre eigene Formulierung, mit „Abbrechen" verwerfen Sie die Änderung. Solange Sie bearbeiten, ist das Blättern zur nächsten Meldung ausgeschaltet, damit der Entwurf nicht verloren geht.
Die Entscheidung gilt für die Fassung als Ganzes und wird nur einmal getroffen: Eine bereits freigegebene oder ignorierte Fassung lässt sich nicht nachträglich umentscheiden. Wer sie getroffen hat und wann, steht anschließend an der Meldung; eine nachbearbeitete Fassung ist zusätzlich als „nachbearbeitet" gekennzeichnet.
Freigeben, verwerfen oder vorher bearbeiten — in der LiteLog-App
Dasselbe geht unterwegs. Öffnen Sie die Meldung über Mehr → Auswertung → Berichte; die Nachricht-Karte im Meldungs-Detail trägt die Fassung. Zwei Pillen schalten zwischen KI-Fassung und Originaltext um; darunter stehen Freigeben, Verwerfen und Bearbeiten. Lange Fassungen klappen Sie über „Mehr anzeigen" auf.
:::info Freigeben braucht eine Verbindung Die Entscheidung ist in der LiteLog-App online-only. Ohne Verbindung sehen Sie die Fassung ganz normal, die Knöpfe sind aber ausgegraut. Das ist Absicht: Eine offline zwischengespeicherte Freigabe könnte beim späteren Übertragen eine inzwischen neu erzeugte Fassung freigeben, die niemand gelesen hat. :::
Die Zustände einer Meldung
| Zustand | Was Sie sehen | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Wird erstellt | „KI-Fassung wird erzeugt …" | Nichts. Die Erstellung läuft im Hintergrund, üblicherweise innerhalb weniger Minuten. |
| Wartet auf Freigabe | Die Fassung mit dem Kennzeichen „Freigabe ausstehend" | Fassung lesen und freigeben, verwerfen oder vorher bearbeiten. |
| Freigegeben | „Freigegeben am … von …", ggf. mit dem Zusatz „nachbearbeitet" | Nichts. Die Fassung erscheint ab jetzt im Kundenbericht. |
| Ignoriert / verworfen | „Ignoriert am … von …" (App: „Verworfen") | Nichts. Im Kundenbericht steht weiterhin der Rohtext. |
| Nur aus dem Foto erzeugt | Die Fassung mit dem Hinweis „Aus dem Foto erzeugt" | Fassung besonders sorgfältig gegen die Fotos prüfen, bevor Sie freigeben. |
| Keine Fassung möglich | „KI-Fassung konnte nicht erzeugt werden." | Nichts weiter — es bleibt beim Rohtext. Ursache ist meist zu wenig Inhalt oder eine Fassung, die LiteLogs Prüfregeln nicht bestanden hat. |
| KI-Budget aufgebraucht | „KI-Budget aufgebraucht" mit dem Hinweis auf den Monatswechsel | Entweder bis zum Monatswechsel warten oder unter KI-Funktionen mehr Budget buchen. |
| KI am Objekt aus | Gar keine Fassung und kein Hinweis | Am Objekt den Schalter KI-Einstufung einschalten, siehe Meldungen (Objekt). Bereits eingegangene Meldungen werden dadurch nicht nachträglich aufbereitet. |
Kennzeichnung im Kunden-PDF
Wird eine freigegebene Fassung in ein Kunden-PDF gedruckt, steht unter der Meldungstabelle eine Kennzeichnungs-Fußnote: „Diese Meldung wurde von der KI aufbereitet und am … freigegeben. Das Original ist im LiteLog-Portal einsehbar." Enthält ein Bericht mehrere gekennzeichnete Meldungen, nennt die Fußnote das jüngste Freigabedatum. Ohne freigegebene Fassung erscheint die Fußnote nicht.
Voraussetzungen
Die Textaufbereitung hängt an drei Bedingungen — alle drei müssen erfüllt sein:
- Der kontoweite Schalter „Meldungen automatisch klassifizieren" ist an.
- Der kontoweite Schalter „Meldungstexte aufbereiten" ist an (er lässt sich ohne den ersten nicht einschalten). Beide finden Sie unter Einstellungen → Integrationen → KI-Funktionen.
- Am Objekt ist der Schalter KI-Einstufung an. Ein zweites Objekt-Häkchen gibt es bewusst nicht — Einstufung und Textfassung entstehen im selben Arbeitsschritt.
:::caution Nicht zu verwechseln: die Freigabe eines Formular-Berichts LiteLog kennt zwei Dinge, die „Freigabe" heißen, und sie haben nichts miteinander zu tun:
- Die Freigabe vor Kundenversand entscheidet, ob ein ausgefüllter Formular-Bericht überhaupt an den Kunden gehen darf. Sie wird an der Formular-Vorlage eingeschaltet und hat eine Sperrwirkung: Ohne Freigabe kein Versand. Beschrieben unter Freigabe & Kundenversand.
- Die Freigabe der KI-Textfassung — diese hier — entscheidet nur, welcher Text in einer Meldung ausgegeben wird: die aufbereitete Fassung oder der Rohtext. Sie hat keine Sperrwirkung; ohne Entscheidung geht der Rohtext hinaus. :::
Eskalation passiert nicht von allein
Eine häufige Fehlannahme: „Kritische Meldungen werden ja automatisch eskaliert." Das tut LiteLog nicht ab Werk. Ohne Ihr Zutun wird eine Meldung erfasst, eingeordnet (wenn die KI an ist) und in die Liste gestellt — mehr nicht. Wer benachrichtigt wird und was passiert, wenn niemand reagiert, ist eine Automatik-Regel, die Sie aktivieren müssen.
Dafür stehen zwei Auslöser bereit:
| Auslöser | Feuert |
|---|---|
| Meldung erstellt | sofort beim Eingang der Meldung |
| Meldung klassifiziert | erst wenn Kategorie und Schweregrad feststehen — der richtige Auslöser, wenn Sie auf „Schweregrad = Hoch" bedingen wollen |
Auf die erste Benachrichtigung folgt die eigentliche Eskalation als Kette aus vier Karten: Verzögerung (z. B. 30 Minuten warten) → Zustandsprüfung (hat inzwischen jemand reagiert?) → Bedingung (nur weiter, wenn niemand quittiert hat) → Aktion (Benachrichtigung an die Leitung). Die Bausteine sind im Workflow-Editor beschrieben.
Schneller geht es über die Vorlagen-Galerie auf der Seite Regeln. Dort liegen fertige Ketten, die Sie nur übernehmen müssen:
| Vorlage | Was sie tut |
|---|---|
| Meldung → KI-Einstufung → Eskalation | Stuft neue Meldungen per KI ein; bei hoher Dringlichkeit wird das Team informiert und nach 30 Minuten eskaliert, falls niemand quittiert hat. |
| Meldung → KI-Einstufung → Aufgabe | Stuft ein und erzeugt bei hoher Dringlichkeit automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität. |
| Meldung → Übernahme-Angebot ans Team | Bietet die Meldung dem Objekt-Team zur Übernahme an; übernimmt in 15 Minuten niemand, wird die Leitung per E-Mail informiert. |
Beide Wege sind einmalige Einrichtungsschritte — danach läuft die Kette bei jeder Meldung.
:::caution Mitgelieferte Regeln sind ausgeschaltet Zu neuen Konten gehört eine vorbereitete Regel „Meldung erstellt → E-Mail". Sie ist deaktiviert ausgeliefert und schickt nichts, bis Sie sie einschalten — entweder über den Schalter in der Regel-Tabelle oder über Aktivieren an der passenden Galerie-Karte. Nutzen Sie die zwei Auslöser bewusst: „Meldung erstellt" reagiert sofort, kennt aber den Schweregrad noch nicht. :::
Woher Meldungen kommen können
- Mobile App — der Hauptweg. Siehe Meldung erfassen; funktioniert auch offline.
- Portal — Bericht erstellen mit der Vorlage "Meldung".
- Ticket-QR-Aushang — Endkunden oder Passanten scannen den QR-Code am Objekt und melden ein Anliegen ohne App und ohne Anmeldung, siehe Ticket-QR.
- Automatik — die Aktion Meldung öffnen legt selbst eine Meldung an, z. B. bei einem fehlenden Kontrollpunkt oder einer verfehlten Anwesenheitsvorgabe.
- Öffentliche REST-API —
POST /v1/incidentsmit dem Rechtincidents:write, siehe API.
Pro Objekt lässt sich die Meldungsfunktion ein- und ausschalten: Meldungen (Objekt).
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Meldungen, die während eines Rundgangs entstehen, erscheinen zusätzlich im Zeitstrahl des Rundgang-Protokolls.
- Eingereichte Meldungen sind nachträglich nicht veränderbar. Änderbar sind nur die nachgelagerten Einordnungen (Kategorie, Schweregrad, Titel) und die KI-Textfassung vor ihrer Freigabe — der erfasste Originaltext selbst bleibt in jedem Fall unangetastet.
- Wird die meldende Person später gelöscht, bleibt die Meldung erhalten (nur der Personen-Bezug entfällt). Beim Löschen des Objekts werden dessen Meldungen mitgelöscht.
- Brauchen Sie feste Zusatzfelder für einen wiederkehrenden Fall („Geldeinwurf im Tresor"), bauen Sie dafür eine eigene Formular-Vorlage statt die Vorlage "Meldung" zu überladen. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Meldungen sehen Sie mit Meldungen anzeigen, erfassen mit Meldungen anlegen. Die KI-Textfassung gibt frei, verwirft oder bearbeitet, wer Meldungen bearbeiten darf — im Portal wie in der LiteLog-App. Die Vorlage "Meldung" bearbeitet, wer Formulare bearbeiten darf; den Konto-Schalter der KI setzt, wer Einstellungen bearbeiten darf. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Meldungen in der Liste sehen | Meldungen anzeigen |
| Meldung erfassen | Meldungen anlegen |
| Kategorie / Schweregrad setzen, „KI erneut anwenden" | Meldungen bearbeiten |
| KI-Textfassung freigeben, ignorieren oder vorher bearbeiten | Meldungen bearbeiten |
| Felder der Vorlage "Meldung" ändern | Formulare bearbeiten |
| KI-Klassifizierung und Textaufbereitung kontoweit ein-/ausschalten | Einstellungen bearbeiten |
| Eskalations-Regel anlegen | Workflows erstellen/bearbeiten |