Änderungskontrolle (Change Control)

Die Änderungskontrolle stellt Korrekturen an bereits eingereichten Datensätzen unter Freigabepflicht: Wer einen Bericht oder eine Meldung korrigiert, stellt damit einen Antrag. Wirksam wird die Korrektur erst, wenn eine zweite berechtigte Person sie freigibt (Vier-Augen-Prinzip). Bis dahin bleibt der ursprüngliche Datensatz unverändert.

Dasselbe Antrags-Verfahren nutzt LiteLog für das Archivieren und Wiederherstellen von Berichten, Meldungen und Tour-Läufen. Diese beiden Antragsarten sind immer aktiv; die Freigabepflicht für Korrekturen schalten Sie zusätzlich ein.

Wofür ist das Verfahren?

In regulierten Umgebungen darf eine nachträgliche Änderung an einem Beleg nicht von einer einzelnen Person allein entschieden werden. Die Änderungskontrolle trennt deshalb Antrag und Entscheid auf zwei Personen und hält beide Schritte mit Begründung, Urheber und Zeitpunkt fest. Das Original wird dabei nie überschrieben: Eine freigegebene Bericht-Korrektur erzeugt eine neue Fassung und markiert das Original als Ersetzt, eine freigegebene Meldungs-Korrektur schreibt Alt- und Neu-Wert in den Verlauf der Meldung.

Einschalten

Die beiden Schalter liegen unter Einstellungen → Organisation im Abschnitt Change Control:

Schalter	Wirkung
Bericht-Korrekturen erfordern Freigabe	Eine korrigierte Fassung eines Berichts ersetzt das Original erst nach Freigabe.
Meldungs-Korrekturen erfordern Freigabe	Änderungen an Meldungstext, Kategorie oder Schweregrad werden erst nach Freigabe übernommen.

Beide Schalter sind standardmäßig aus; dann wirken Korrekturen wie bisher sofort. Sie gelten kontoweit für alle Objekte und sind einzeln schaltbar. Der Abschnitt erscheint nur für Konten mit der Berechtigung Einstellungen bearbeiten — dasselbe Recht schaltet die Schalter um.

Was beim Korrigieren passiert

Bericht korrigieren

Ein abgesendeter Bericht wird nicht bearbeitet, sondern durch eine korrigierte Fassung ersetzt: In der Bericht-Detailansicht öffnen Sie das ⋯-Menü und wählen „Korrigierte Fassung erstellen". Der Editor öffnet eine neue Antwort auf Basis des Originals und verlangt eine Begründung (mindestens 5 Zeichen).

Ist der Schalter an, geschieht beim Absenden Folgendes:

• Die neue Fassung wird gespeichert, das Original behält seinen Stand — es wird noch nicht als „Ersetzt" markiert.
• Es entsteht ein Antrag der Art Bericht-Korrektur.
• Solange Ihr Antrag offen ist, trägt der Bericht für Sie die Markierung Korrektur angefragt.
• Erst die Freigabe markiert das Original als Ersetzt und macht die neue Fassung zur gültigen.

Meldung korrigieren

In der Meldungs-Detailansicht korrigieren Sie über „Meldung korrigieren" den Meldungstext, die Kategorie und den Schweregrad. Eine Begründung ist Pflicht (5 bis 2000 Zeichen). Gesendet werden nur die tatsächlich geänderten Felder; ohne Änderung entsteht kein Antrag.

Ist der Schalter an, bestätigt LiteLog mit „Korrektur eingereicht — wird nach Freigabe wirksam." Die Meldung bleibt bis zur Freigabe unverändert. Ebenfalls freigabepflichtig ist das erneute Einstufen einer Meldung, die bereits von einem Menschen eingestuft wurde; die erste menschliche Einstufung einer Meldung bleibt ein Direktweg.

:::info Ein offener Antrag je Datensatz Zu einem Datensatz kann immer nur ein Antrag offen sein. Ein zweiter Versuch wird mit „Für diesen Eintrag läuft bereits ein Antrag." abgewiesen — entscheiden Sie erst den laufenden Antrag. :::

Wer freigeben darf

Entscheiden darf, wer die Berechtigung Archivierungs-Anträge für Berichte und Meldungen freigeben besitzt. Sie ist bewusst schmal verteilt: Beim Nachrüsten bestehender Konten haben sie die Rollen mit dem Recht Objekte bearbeiten erhalten (Leitungsrollen), Admin-Rollen ohnehin. Wer sie zusätzlich braucht, bekommt sie unter Einstellungen → Hierarchie & Rollen.

Beantragen darf dagegen jede Person, die den Datensatz korrigieren kann — das Vier-Augen-Gate ist die Freigabe, nicht der Antrag.

Offene Anträge finden und entscheiden

Anträge werden auf der Seite Berichte entschieden. Oben rechts erscheint die Schaltfläche „Archiv-Anträge (N)" — nur für Konten mit dem Freigabe-Recht und nur, solange etwas offen ist. Sie öffnet die Liste der offenen Anträge; jeder Eintrag zeigt:

• die Art des Antrags (Archivieren, Wiederherstellen, Bericht-Korrektur, Meldungs-Korrektur) und die Art der Datensätze,
• die Begründung des Antragstellers, dessen Namen und den Zeitpunkt,
• bei einer Meldungs-Korrektur die beantragte Änderung als Alt → Neu-Vorschau,
• bei einer Bericht-Korrektur die Links „Original ansehen" und „Neue Fassung ansehen",
• aufklappbar die betroffenen Datensätze.

Freigeben wendet die Änderung an. Ablehnen verlangt eine Notiz (Pflichtfeld, bis 500 Zeichen).

Warum Sie Ihren eigenen Antrag nicht freigeben können

Ein Antrag, den Sie selbst gestellt haben, erscheint zwar in der Liste, lässt sich aber nicht von Ihnen entscheiden: LiteLog weist den Versuch mit „Eigene Anträge dürfen Sie nicht selbst freigeben (Vier-Augen-Prinzip)." ab. Andernfalls wäre die Freigabe nur ein zweiter Klick derselben Person. Es muss also ein zweites Konto mit Freigabe-Recht geben — planen Sie das beim Einschalten ein.

Entscheiden zwei Freigeber gleichzeitig, greift nur die erste Entscheidung; die zweite meldet „Über diesen Antrag wurde bereits entschieden."

Was eine Ablehnung bewirkt

Antragsart	Wirkung der Ablehnung
Bericht-Korrektur	Das Original bleibt die gültige Fassung. Die wartende neue Fassung wird storniert; die Notiz des Freigebers wird als Storno-Grund übernommen.
Meldungs-Korrektur	Die Meldung bleibt unverändert; es wird nichts überschrieben.
Archivieren / Wiederherstellen	Die Datensätze bleiben unberührt.

Die Notiz des Freigebers sieht der Antragsteller. Ein abgelehnter Antrag ist erledigt — für eine erneute Korrektur stellen Sie einen neuen Antrag.

Signatur bei der Freigabe

Verlangt ein betroffenes Objekt eine Digitale Signatur für Berichte bzw. Meldungen, ist auch die Entscheidung signaturpflichtig: LiteLog fragt vor dem Abschluss das Passwort erneut ab und legt ein Signatur-Manifest zur Entscheidung an. Betrifft ein Antrag mehrere Objekte und verlangt eines davon die Signatur, gilt sie für den ganzen Antrag — die Freigabe ist eine Handlung und kann nicht teilweise signiert sein.

Benachrichtigungen

Zwei mitgelieferte Regeln unter Automatik tragen die Anträge zu den Beteiligten:

Auslöser	Empfänger	Kanäle
Korrektur-Antrag gestellt	Erstadmin	E-Mail, Push, In-App
Korrektur-Antrag entschieden	der Antragsteller	Push, In-App

Empfänger und Kanäle passen Sie dort an. Für Archiv- und Wiederherstellungs-Anträge gibt es dieselben zwei Regeln.

Wo die Spur steht

Jeder Schritt schreibt eine Zeile ins Änderungsprotokoll — sichtbar unter Verlauf, Abschnitt Einstellungen (Einstellungs-Verlauf), filterbar über Bereich:

Ereignis	Bedeutung
Korrektur angefragt	Antrag gestellt (mit Begründung)
Freigegeben	Antrag freigegeben, Änderung angewendet
Korrektur abgelehnt	Antrag abgelehnt (mit Notiz)
Archivierung angefragt · Archiviert · Archivierung abgelehnt · Wiederhergestellt	die Schritte des Archiv-Verfahrens

Zusätzlich erscheint die freigegebene Änderung im Verlauf des Datensatzes selbst — bei einer Meldung als Alt→Neu-Zeile mit Grund und Urheber, bei einem Bericht als Vermerk Ersetzt auf dem Original mit Verweis auf die neue Fassung.

Gut zu wissen

• Die Schalter wirken nur auf Korrekturen. Das Erfassen neuer Berichte und Meldungen bleibt unberührt.
• Ein archivierter Datensatz lässt sich nicht mehr korrigieren; stellen Sie zuerst einen Antrag auf Wiederherstellung.
• Die Änderungskontrolle ist von der Freigabe „Freigabe vor Kundenversand" an Formular-Vorlagen unabhängig — diese entscheidet über den Versand, nicht über eine Korrektur.
• Anträge und Entscheidungen laufen im Portal. In der LiteLog-App gibt es keine Freigabe-Fläche.

Berechtigungen

Aktion	Berechtigung
Schalter unter Organisation umlegen	Einstellungen bearbeiten
Korrektur oder Archivierung beantragen	Bearbeitungsrecht auf dem jeweiligen Datensatz
Antrag freigeben oder ablehnen	Archivierungs-Anträge für Berichte und Meldungen freigeben
Einstellungs-Verlauf einsehen	Rundgang Auswertung anzeigen

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