Digitale Signatur

Die Digitale Signatur gehört zum kostenpflichtigen Zusatzprodukt Compliance (49 € je Monat, zusammen mit dem revisionssicheren Audit-Trail nach ALCOA+ und 21 CFR Part 11; im Enterprise-Vertrag enthalten — siehe Paket wählen). Sie ist gedacht für regulierte Branchen (z. B. Pharma und GxP-Umgebungen, 21 CFR Part 11 / EU-Annex 11). Ist sie aktiviert, bestätigt die ausführende Person beim Absenden einer Meldung, beim Absenden einer Formular-Antwort oder beim Erledigen einer Aufgabe ihre Identität erneut — mit Passwort, PIN, NFC-Chip oder QR-Code. Dieselbe Bestätigung verlangt LiteLog auf Wunsch außerdem beim Abschluss einer Tour in der LiteLog-App und bei der Entscheidung über einen Antrag der Änderungskontrolle. Passwort, NFC-Chip und QR-Code sind dieselben Methoden wie beim Anmelden in der LiteLog-App; die Signatur-PIN ist eine persönliche Ziffernfolge (4 bis 6 Ziffern; unter Funktionen → Digitale Signatur können Sie für Ihre Firma eine feste Länge vorgeben, zum Beispiel genau 6 Ziffern), die nur zum Signieren dient und nie zum Anmelden; jede Person legt sie selbst fest — in der LiteLog-App oder im Portal — und gibt sie niemals weiter. LiteLog speichert zu jeder Signatur ein unveränderliches Protokoll: wer signiert hat, wann, mit welcher Methode, mit welcher Bedeutung, mit welchem Prüfstatus — und einen Prüfwert (Hash) der signierten Daten.

:::caution Nicht verwechseln: gezeichnete Unterschrift Das Unterschriftenfeld in Formularen (Feldtyp Unterschrift im Formular-Editor, z. B. für die Kundenunterschrift auf einem Übergabeprotokoll) ist etwas anderes: Dort zeichnet jemand mit dem Finger oder der Maus ein Unterschriften-Bild in das Formular. Die Digitale Signatur ersetzt dieses Feld nicht — sie ist eine erneute Identitätsprüfung des angemeldeten Kontos im Moment des Absendens. Beide können nebeneinander in demselben Formular vorkommen. :::

Wofür ist die Funktion?

In regulierten Umgebungen genügt es nicht, dass ein Datensatz von einem angemeldeten Konto stammt — die Vorschriften verlangen, dass die Person ihre Identität im Moment der Unterzeichnung noch einmal nachweist und dass dieser Nachweis dauerhaft, unveränderlich und dem Datensatz zuordenbar gespeichert wird. Genau das leistet die Digitale Signatur: eine Re-Authentifizierung beim Absenden plus ein revisionssicheres Signatur-Protokoll.

Aktivierung Schritt für Schritt

Die Digitale Signatur ist eine Kaskade aus vier Stufen. Eine Signatur wird nur verlangt, wenn die Stufen zusammen „erforderlich" ergeben:

1. Zusatzprodukt buchen. Die Digitale Signatur kommt mit dem Zusatzprodukt Compliance, das Sie unter Paket wählen selbst buchen können — es schaltet die Funktion sofort frei. Die ältere Einzelkarte Digitale Signatur unter Funktionen (Reiter „Buchbar") trägt weiterhin „Auf Anfrage"; wer sie auf diesem Weg bereits freigeschaltet bekommen hat, behält sie.
2. Firmen-Schalter einschalten. Öffnen Sie die Seite Funktionen des Portals (Eintrag „Funktionen" in der linken Symbolleiste) und aktivieren Sie auf der Karte Digitale Signatur den Schalter für Ihre Firma. Solange der Firmen-Schalter aus ist, verlangt LiteLog nirgends eine Signatur — unabhängig von allen Objekt- und Vorlagen-Einstellungen.
3. Je Objekt festlegen, wo signiert wird. Öffnen Sie das Objekt (Stammdaten → Objekte → Objekt auswählen → Panel-Eintrag Manipulationsschutz, Gruppe „Verwaltung") und scrollen Sie zur Karte Digitale Signatur — sie erscheint nur mit freigeschalteter Funktion unterhalb des Standort-Nachweises. Dort legen Sie fest, welche Bereiche an diesem Objekt eine Signatur verlangen — Meldungen, Formulare und Aufgaben sind einzeln auf Aus oder Erforderlich schaltbar. Außerdem wählen Sie hier unter Erlaubte Methoden, womit signiert werden darf (Passwort, NFC-Chip, QR-Code, PIN). Neue und bestehende Objekte starten mit „keine Signatur erforderlich". Wer viele Objekte hat, nutzt dafür die Übersicht je Objekt unter Einstellungen → Compliance & Freigaben.
4. Optional je Vorlage oder Aufgabe übersteuern. Einzelne Formular-Vorlagen (in den Vorlagen-Eigenschaften im Formular-Editor) und einzelne Aufgaben (in der Aufgaben-Detailansicht, Abschnitt „Digitale Signatur bei Erledigung") können die Objekt-Einstellung übersteuern: Vom Objekt erben (Standard), Immer erforderlich oder Aus. Schon beim Anlegen einer Aufgabe zeigt das Formular den Bereich „Digitale Signatur" mit dem Hinweis „Vom Objekt: erforderlich", sobald das gewählte Objekt für Aufgaben eine Signatur verlangt — die Aufgabe erbt die Pflicht, ohne dass Sie etwas übersteuern müssen. Touren tragen ihre Übersteuerung im Tour-Editor (Feld „E-Signatur beim Abschluss", siehe Touren verwalten); eine Objekt-Stufe gibt es dort nicht.

Die Auflösung im Einzelfall:

Stufe	Einstellung	Wirkung
Buchbare Funktion	nicht freigeschaltet	keine Signatur, egal was darunter steht
Firmen-Schalter (Funktionen)	aus	keine Signatur, egal was darunter steht
Vorlage / Aufgabe	Immer erforderlich	Signatur wird verlangt — auch wenn das Objekt „Aus" steht
Vorlage / Aufgabe	Aus	keine Signatur — auch wenn das Objekt „Erforderlich" steht
Vorlage / Aufgabe	Vom Objekt erben	es gilt die Objekt-Einstellung des jeweiligen Bereichs
Tour	„Standard (Mandanten-Einstellung)"	es gilt der Firmen-Schalter allein — steht er an, ist die Signatur beim Tour-Abschluss Pflicht
Tour	Immer erforderlich / Aus	Signatur wird verlangt bzw. nie verlangt — unabhängig von allen Objekten der Stopps

Bei Touren entfällt die Objekt-Stufe: Dort wirken nur die buchbare Funktion, der Firmen-Schalter und das Feld „E-Signatur beim Abschluss" an der Tour selbst. Eine Tour hat mehrere Stopps an verschiedenen Objekten — es gibt also kein einzelnes Objekt, dessen Einstellung gelten könnte.

Übersicht je Objekt

Wofür ist diese Ansicht? Um auf einen Blick zu sehen, an welchen Objekten die Digitale Signatur eingeschaltet ist — ohne jede Objektakte einzeln zu öffnen. Die Einstellung selbst wohnt weiterhin an der Objektakte (Schritt 3 oben); die Übersicht zeigt alle Objekte nebeneinander und lässt sich direkt darin umschalten.

Sie finden die Übersicht unter Einstellungen → Compliance & Freigaben → Manipulationsschutz je Objekt. Sie zeigt eine Zeile je aktivem Objekt mit:

• Objekt — der Name (bei gleichnamigen Objekten mit Adresse); ein Klick öffnet die Karte Digitale Signatur in der Objektakte.
• Meldungen, Formulare, Aufgaben — je ein Schalter Aus / Erforderlich, genau wie auf der Objekt-Karte. Der Schalter springt sofort beim Klick; schlägt das Speichern fehl, springt er zurück und LiteLog zeigt eine Fehlermeldung.
• Erlaubte Methoden — die vier Methoden Passwort, NFC-Chip, QR-Code, PIN als anklickbare Pillen. Mindestens eine Methode muss erlaubt bleiben.
• Status — „wartet auf Freigabe", wenn für dieses Objekt ein Antrag der Änderungskontrolle offen ist; die Zeile ist dann bis zur Entscheidung gesperrt.

Dazu eine Suche nach Objektname, sortierbare Spalten und ab 50 Objekten eine Seitenaufteilung.

Gut zu wissen:

• Die Übersicht ist nur sichtbar, wenn die Digitale Signatur für die Firma aktiv ist — also das Zusatzprodukt gebucht (Schritt 1) und der Firmen-Schalter unter Funktionen eingeschaltet ist (Schritt 2). Sonst erscheint an ihrer Stelle ein Hinweis mit Link zu den Funktionen.
• Jede Änderung in der Übersicht ist dieselbe Änderung wie auf der Objekt-Karte: Sie wird im Audit-Trail protokolliert, und ist unter Einstellungen → Compliance & Freigaben → Richtlinien die Zeile Objekt-Einstellungen freigabepflichtig, fragt LiteLog beim Umschalten nach dem Änderungsgrund und legt einen Antrag an — der Wert bleibt bis zur Freigabe unverändert.
• Zum Öffnen der Übersicht ist das Recht Einstellungen bearbeiten nötig; zum Umschalten einer Zeile zusätzlich Objekte bearbeiten (ohne dieses Recht sind Schalter und Pillen gesperrt).

Signieren in der LiteLog-App

Verlangt die Konfiguration eine Signatur, erscheint in der LiteLog-App vor dem Absenden ein Signatur-Dialog — bei Meldungen und Formular-Antworten beim Absenden, bei Aufgaben beim Erledigen. Die Person wählt eine der erlaubten Methoden:

• Passwort — die Person gibt ihr Konto-Passwort ein. Das funktioniert nur mit Internetverbindung, weil LiteLog das Passwort sofort serverseitig prüft. Das Passwort wird dabei nicht zusammen mit den Daten übertragen oder gespeichert — LiteLog prüft es getrennt und vermerkt nur das Ergebnis.
• PIN — die Person gibt ihre persönliche Signatur-PIN (4 bis 6 Ziffern) ein. Sie ist der schnelle Weg am Handy: Passwort beim Anmelden, PIN beim Bestätigen. Sie reist nie zusammen mit den Daten. Nach der ersten Online-Signatur mit PIN funktioniert sie auf diesem Gerät 7 Tage lang auch offline (siehe Offline-Verhalten). Die PIN richtet jede Person selbst ein — in der App über die Dashboard-Karte Signatur-PIN einrichten, unter Profil → Login & Sicherheit → Signatur-PIN oder direkt im Signatur-Dialog über PIN einrichten, alternativ im Portal unter Profil › Sicherheit (siehe Signatur-PIN einrichten und ändern). Nach fünf Fehlversuchen ist die PIN 15 Minuten gesperrt — solange bleiben die anderen Methoden nutzbar. Der Abschnitt erscheint in der App nur, wenn die Digitale Signatur für Ihre Firma aktiv ist.
• NFC-Chip — die Person hält ihren eigenen NFC-Chip an das Gerät. Funktioniert auch offline.
• QR-Code — die Person scannt ihren eigenen Anmelde-QR-Code. Funktioniert auch offline.

Wichtig: Die Signatur ist eine Re-Authentifizierung des angemeldeten Kontos. Der Chip bzw. QR-Code muss zu genau dem Konto gehören, das gerade in der App angemeldet ist — ein fremder Chip oder fremder QR-Code wird abgelehnt. Es kann also niemand „für eine Kollegin" signieren.

Signieren im Portal

Im Portal öffnet LiteLog beim Absenden einer Meldung oder Formular-Antwort, beim Erledigen einer Aufgabe (auch bei „Nicht durchführbar") und bei der Entscheidung über einen Antrag der Änderungskontrolle den Signatur-Dialog. Darin signieren Sie mit Passwort oder Signatur-PIN — welche der beiden Methoden angeboten werden, bestimmt die Liste Erlaubte Methoden am Objekt (Manipulationsschutz):

• Sind beide Methoden erlaubt, zeigt der Dialog einen Umschalter Passwort | PIN. Haben Sie bereits eine PIN, ist sie vorausgewählt.
• Ist nur die PIN erlaubt und Sie haben noch keine, bietet der Dialog die Einrichtung direkt an: Sie bestätigen Ihr Konto-Passwort, legen die PIN fest — und geben sie anschließend ein, um zu signieren. Das Einrichten ersetzt die Signatur nicht; die bewusste PIN-Eingabe bleibt der Signaturakt.
• Sind am Objekt nur NFC-Chip und/oder QR-Code erlaubt, kann im Portal nicht signiert werden — der Dialog weist darauf hin, dass der Vorgang in der LiteLog-App zu signieren ist. NFC-Chip und QR-Code stehen nur in der App zur Verfügung.

Der Dialog nennt vor der Eingabe, wer signiert (Name und Benutzername des angemeldeten Kontos), welche Bedeutung die Signatur hat (Einreichung, Erledigung, „Nicht durchführbar" oder Freigabe/Archivierung) und dass der Zeitpunkt beim Eingang auf dem Server gestempelt wird. Mit der Eingabe von PIN oder Passwort leisten Sie eine elektronische Signatur, die Ihrer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird der Vorgang abgeschlossen — Passwort und PIN reisen nie zusammen mit den Formulardaten und werden nirgends im Datensatz gespeichert.

Die Prüfung erzeugt ein kurzlebiges Signatur-Ticket, das der Vorgang beim Absenden mitführt. Es gilt 10 Minuten und nur für das angemeldete Konto und die gewählte Methode; läuft es ab (z. B. weil das Formular lange offen blieb), bittet LiteLog einfach um eine erneute Signatur. Eine Offline-Freigabe der PIN stellt das Portal nicht aus — die gibt es nur für die LiteLog-App.

Nach fünf falschen PIN-Eingaben ist die PIN 15 Minuten gesperrt (der Dialog nennt die verbleibenden Versuche und den Zeitpunkt); solange bleibt das Passwort nutzbar, sofern es am Objekt erlaubt ist. Mit PIN vergessen? legen Sie direkt im Dialog eine neue PIN fest.

Signatur-PIN einrichten und ändern

Die Signatur-PIN ist Ihre persönliche Signatur-Komponente: Nur Sie kennen sie, und nur Sie legen sie fest — jeweils bestätigt mit Ihrem eigenen Konto-Passwort. Geben Sie Ihre PIN niemals weiter; eine Signatur mit Ihrer PIN gilt als Ihre Unterschrift.

• In der LiteLog-App. Solange keine PIN gesetzt ist und die Digitale Signatur für Ihre Firma aktiv ist, zeigt das Dashboard die Karte Signatur-PIN einrichten — einmalig nach der Anmeldung zusätzlich einen Hinweis mit Jetzt einrichten / Später. Tippen Sie die Karte an, bestätigen Sie Ihr Passwort und legen Sie die PIN fest. Denselben Weg gibt es unter Profil → Login & Sicherheit → Signatur-PIN (dort auch PIN ändern) und im Signatur-Dialog über PIN einrichten. Das Einrichten braucht eine Internetverbindung — danach ist die PIN auf diesem Gerät 7 Tage offline nutzbar.
• Im Portal. Öffnen Sie Ihr Profil (Menü oben rechts) und wechseln Sie zum Bereich Sicherheit. Die Karte Signatur-PIN zeigt, ob eine PIN gesetzt ist, und bietet PIN einrichten bzw. PIN ändern: Konto-Passwort, neue PIN, Wiederholung. Die Karte erscheint nur, wenn die Digitale Signatur für Ihre Firma aktiv ist.
• PIN-Länge. Standard sind 4 bis 6 Ziffern. Unter Funktionen → Digitale Signatur kann Ihre Firma eine feste Länge vorgeben (genau 4, 5 oder 6 Ziffern) — App und Portal zeigen die Regel beim Einrichten an. Triviale Folgen wie 1111, 1234 oder 6543 lehnt LiteLog ab.
• Zurücksetzen durch die Verwaltung. Ein Administrator kann Ihre PIN im Portal (Mitarbeiter bearbeiten → Abschnitt Digitale Signatur → PIN zurücksetzen) nur löschen, nie setzen oder einsehen. Danach legen Sie selbst eine neue PIN fest; eine Offline-Freigabe auf Ihren Geräten erlischt damit.
• Protokoll. Jedes Setzen, Ändern und Zurücksetzen der PIN steht in der Anmelde-Historie des Kontos (Ereignis „Signatur-PIN geändert" mit Kanal App oder Portal) — die PIN selbst wird nirgends im Klartext gespeichert.

Offline-Verhalten

Die LiteLog-App arbeitet auch ohne Internetverbindung — und die Digitale Signatur ist darauf ausgelegt:

• NFC-Chip und QR-Code funktionieren offline. Die App prüft die Signatur lokal; beim Übertragen prüft der Server die Signatur noch einmal gegen den aktuellen Datenbestand (gehört der Chip bzw. Code wirklich zum einreichenden Konto?). Erst diese Server-Prüfung entscheidet über den endgültigen Prüfstatus im Protokoll.
• PIN funktioniert offline, sobald sie einmal online bestätigt wurde. Bei jeder Online-Signatur mit PIN in der App (und beim Einrichten der PIN in der App) erhält das Gerät eine Freigabe für 7 Tage — nur die LiteLog-App erhält diese Freigabe, das Portal nicht. Eine im Portal eingerichtete PIN benutzen Sie deshalb in der App zuerst einmal mit Verbindung. Die App legt dazu einen Prüfwert der PIN im geschützten Speicher des Geräts ab — die PIN selbst wird nie gespeichert. Ohne Verbindung prüft die App die eingegebene PIN gegen diesen Prüfwert (fünf Fehlversuche sperren für 15 Minuten, auch offline) und hängt die Freigabe an die Erfassung. Beim Übertragen prüft der Server die Freigabe: Sie muss zum Konto gehören, darf nicht abgelaufen sein, und die PIN darf seit der Ausgabe nicht geändert oder gelöscht worden sein. Erst dann steht im Protokoll verifiziert — mit dem Vermerk, dass offline geprüft wurde. Nach einer PIN-Änderung, einem Zurücksetzen durch den Admin oder einer Abmeldung ist zuerst wieder eine Online-Signatur nötig.
• Passwort funktioniert offline nicht. Ohne Verbindung und ohne gültige PIN-Freigabe weichen Sie auf NFC-Chip oder QR-Code aus — sofern die Objekt-Einstellung diese Methoden zulässt.
• Offline erfasste Daten werden nie verworfen. Konnte offline keine gültige Signatur geleistet werden, nimmt LiteLog die Daten beim Synchronisieren trotzdem an und vermerkt im Signatur-Protokoll eine Abweichung („Signatur fehlt" bzw. „Signatur ungültig"). Die Meldung, Formular-Antwort oder Aufgabe geht also nicht verloren — die fehlende Pflicht-Signatur wird stattdessen sichtbar gemacht und kann im Rahmen Ihres Qualitätsprozesses nachverfolgt werden.

Im Portal und über Schnittstellen ist LiteLog dagegen strikt: Dort lässt sich ein signaturpflichtiger Vorgang ohne gültige Signatur gar nicht erst absenden — die Person kann ja sofort signieren. Eine Offline-Freigabe akzeptiert der Server ausschließlich im Synchronisierungs-Pfad der App; im Portal und über Schnittstellen zählt nur das Signatur-Ticket.

Nachweis und Signatur-Protokoll

Zu jeder Signatur (und zu jeder fehlenden Pflicht-Signatur) schreibt LiteLog eine Zeile in ein unveränderliches Signatur-Protokoll. Jede Zeile enthält:

• Wer — Name, Benutzername, Rolle und Personalnummer der signierenden Person zum Zeitpunkt der Signatur (eingefroren — eine spätere Umbenennung der Rolle ändert die Zeile nicht; ein aufgeschalteter LiteLog-Support erscheint als Plattform-Admin)
• Wann — Zeitpunkt der Signatur und Zeitpunkt des Eingangs auf dem Server
• Methode — Passwort, PIN, NFC-Chip oder QR-Code
• Bedeutung der Signatur (Einreichung — dazu zählen Formular-Antwort, Meldung, Aufgaben-Erledigung, „Nicht durchführbar" und Tour-Abschluss — oder Archivierung/Freigabe)
• Prüfstatus — ob Passwort, PIN, Chip oder Code im Signaturmoment gültig waren (bestätigt, abgelehnt oder fehlend, bei Abweichungen mit Grund)
• Prüfwert (Hash) der signierten Daten — damit lässt sich später nachweisen, dass der Datensatz seit der Signatur nicht verändert wurde
• Gerät und IP-Adresse, soweit verfügbar

Das Protokoll ist append-only: Einträge werden nie geändert oder gelöscht, und eine Protokollzeile bleibt auch dann erhalten, wenn der signierte Datensatz später gelöscht wird.

Signatur-Status: Was LiteLog anzeigt

Aus Prüfstatus, Prüfwert und dem heutigen Zustand des Datensatzes leitet LiteLog bei jedem Aufruf einen Status ab und zeigt ihn überall mit demselben Wortlaut — in den Detailansichten, im Signatur-Verlauf, in den Exporten und auf den PDFs:

Status	Bedeutung	Darstellung
Signiert	Die Signatur wurde bestätigt, und der Datensatz ist seit der Signatur unverändert (Prüfwert nachgerechnet und gleich).	grün
Signiert (v1, nicht nachrechenbar)	Signatur aus der Zeit vor der nachrechenbaren Prüfwert-Generation (Umstellung am 10.10.2026). Die Signatur ist gültig; ob der Datensatz seither unverändert ist, kann LiteLog für diese Zeile nicht nachrechnen. Storno und Ersetzen werden trotzdem erkannt.	grün-grau
Signiert (kein Prüfwert)	Signatur an einem Tour-Abschluss oder einer „Nicht durchführbar"-Meldung. Für diese beiden Signaturarten bildet LiteLog nach Regel keinen Prüfwert des Datensatzes — es gibt dort keinen inhaltlichen Datensatz, den eine Korrektur verändern könnte. Die Signatur selbst ist geprüft und vollständig dokumentiert; das ist kein Altbestand.	grün-grau
Nach Signatur geändert	Der Prüfwert des Datensatzes weicht heute vom Prüfwert zum Signaturzeitpunkt ab — der Inhalt wurde nach der Signatur verändert. Die Signatur-Details nennen die betroffenen Felder (z. B. „Geändert: Notiz, Checkliste").	rot
Storniert	Die signierte Aufgaben-Erledigung oder Formular-Antwort wurde mit Pflicht-Grund storniert. Die Signatur bleibt als Beleg stehen; die Details nennen, wer wann storniert hat. Denselben Status tragen Erledigungen und Meldungen, die vor der Storno-Regel weich gelöscht wurden — damals ohne Pflicht-Grund; die Signatur-Details verweisen dann nur auf den Datensatz.	grau
Ersetzt	Die signierte Formular-Antwort wurde durch eine korrigierte Fassung abgelöst (Berichte-Amendment). Die Signatur gilt dem ursprünglichen Beleg; die Details verweisen auf die korrigierte Fassung.	blau
Datensatz fehlt	Zur Signatur wurde kein Datensatz mehr gefunden: Er wurde endgültig gelöscht (z. B. durch eine Aufbewahrungs-Löschung oder eine Löschung aus der Zeit vor der Storno-Regel), oder die Signatur verweist auf eine Kennung, zu der kein Datensatz gespeichert ist.	orange
Abgelehnt	Die Signatur wurde im Signaturmoment abgewiesen (falsches Passwort, fremder Chip, gesperrte PIN …) — mit Grund.	rot
Signatur fehlt	Eine Pflicht-Signatur wurde nicht geleistet (z. B. offline ohne gültige Freigabe).	orange

Die Spalte „Darstellung" gilt für das Portal — Detailansichten und Signatur-Verlauf: Storniert erscheint dort grau (ein regulärer Vorgang, keine Abweichung), Ersetzt blau. Die PDFs kennen nur zwei Farben: unversehrte Signaturen (Signiert, Signiert (v1), Signiert (kein Prüfwert)) stehen neutral, alles andere steht rot — auch Storniert und Ersetzt, damit auf dem Ausdruck keine Abweichung übersehen wird.

Signaturen zu Entscheidungen — die Freigabe oder Ablehnung eines Antrags, der Storno einer Erledigung — gelten keinem Datensatz, der sich nachträglich ändern könnte; sie erscheinen schlicht als Signiert.

Ein Storno oder eine korrigierte Fassung hat Vorrang vor „Nach Signatur geändert": Eine stornierte Erledigung zeigt Storniert, auch wenn ihr Prüfwert zusätzlich abweicht.

Wie LiteLog den Prüfwert prüft

Beim Signieren berechnet LiteLog aus den inhaltlichen Feldern des Datensatzes einen Prüfwert (SHA-256) und speichert ihn in der Protokollzeile — bei einer Aufgaben-Erledigung sind das Aufgabe, Konto, Termin, Erledigungszeitpunkt, Checkliste, Fotos, Notiz, „ohne Scan erledigt" und Verspätungsangaben; bei einer Formular-Antwort Vorlage und Version, Konto, Objekt, Einreichungszeitpunkt, alle Antworten, Fotos, Videos und Unterschriften; bei einer Meldung Konto, Objekt, Zeitpunkt und Text. Bei jedem Aufruf rechnet LiteLog den Prüfwert aus dem heutigen Datensatz neu und vergleicht ihn mit dem gespeicherten. Stimmen beide überein, steht Signiert; weichen sie ab, steht Nach Signatur geändert — und die Signatur-Details nennen die Felder, deren Prüfwert sich verändert hat. Zusätzlich speichert LiteLog je Feld einen eigenen Prüfwert, damit die Abweichung einem Feld zugeordnet werden kann.

Nicht in den Prüfwert gehen Verknüpfungen und Verwaltungsfelder ein, die nach der Signatur regulär dazukommen dürfen — etwa der Bezug zum Rundgang oder zur Zeiterfassung, Freigabe- und Versandvermerke, Übersetzungen oder die KI-Einstufung einer Meldung. Solche Ergänzungen lösen also kein „Nach Signatur geändert" aus; sie stehen stattdessen im Audit-Trail.

Sichtbar wird der Nachweis an diesen Stellen:

• In den Detailansichten von Bericht, Meldung, Aufgaben-Erledigung und Tour erscheint je Signatur eine Kurzzeile mit Status, Name, Uhrzeit und Bedeutung; ein Klick öffnet die Signatur-Details (Rolle, Zeitpunkt mit Sekunden und Zeitzone, Methode, Prüfwert und — je nach Status — die geänderten Felder, der Storno oder die korrigierte Fassung).
• Im Signatur-Verlauf (Verlauf → Reiter Signaturen) steht der Status als Etikett je Zeile; der Filter „Status" arbeitet auf der Prüfung im Signaturmoment (geprüft / abgelehnt / fehlt). Der Export des Verlaufs (CSV/XLSX) trägt denselben Status in der Spalte Status.
• Die PDFs — das Formular-PDF im Abschnitt „Digitale Signatur (Part 11)" und der Erledigungsnachweis im Abschnitt „Signaturen" — zeigen den Status je Signatur, bei „Nach Signatur geändert" mit den betroffenen Feldern; ein ersetzter Bericht trägt zusätzlich den Kopfhinweis ERSETZT durch korrigierte Fassung vom …, eine stornierte Erledigung den Kopfhinweis STORNIERT.
• Die Listen-Exporte Erledigungen und Berichte (CSV/XLSX) führen den Status in ihrer Signatur-Spalte. Die Meldungsliste trägt die Signatur nur im PDF (Spalte „Signatur" mit Status, Unterzeichner und Prüfwert); die Meldungs-CSV hat keine Signatur-Spalte — der Signatur-Verlauf und sein Export decken Meldungen mit ab.
• Die Prüfungen selbst erscheinen zusätzlich in der Anmelde-Historie des Kontos.

Gut zu wissen

• Die Digitale Signatur greift in diesen Bereichen: Meldungen, Formular-Antworten, Aufgaben — dort sowohl die Erledigung als auch eine Meldung „Nicht durchführbar", beide folgen derselben Objekt-Einstellung „Aufgaben" —, der Abschluss einer Tour in der LiteLog-App und die Entscheidung über einen Antrag der Änderungskontrolle (Korrektur, Archivierung, Änderung einer Einstellung). Zeiterfassung und Rundgänge — also Kontrollpunkt-Runden an einem einzelnen Objekt — verlangen dagegen nie eine Signatur. Nicht zu verwechseln: Eine Tour ist die objektübergreifende Revierfahrt über mehrere Stopps — sie wird signiert, der Rundgang nicht.
• Touren haben keine Objekt-Stufe — und deshalb die umgekehrte Vorbelegung. Bei Meldungen, Formularen und Aufgaben starten alle Objekte mit „keine Signatur erforderlich"; eine Signatur entsteht erst, wenn Sie sie am Objekt einschalten. Bei Touren gibt es diese Zwischenstufe nicht: Steht die Tour im Feld „E-Signatur beim Abschluss" auf „Standard (Mandanten-Einstellung)" — das ist der Auslieferungszustand jeder Tour —, folgt sie unmittelbar dem Firmen-Schalter. Schalten Sie den Firmen-Schalter also ein, um danach in Ruhe je Objekt zu konfigurieren, ist die Signatur beim Tour-Abschluss sofort für alle Touren Pflicht. Ist das nicht gewollt, setzen Sie die betroffenen Touren vorher im Tour-Editor auf „Aus".
• Beim Tour-Abschluss gilt die Liste „Erlaubte Methoden" des Objekts nicht. Dort sind immer alle vier Methoden zugelassen — Passwort, PIN, NFC-Chip und QR-Code —, auch wenn Sie an den Objekten nur einzelne davon erlaubt haben. Der Grund liegt in der Bauart der Tour: Sie läuft über mehrere Objekte, es gibt also kein einzelnes Objekt, dessen Methoden-Liste gelten könnte. Praktische Folge: Eine Tour lässt sich immer auch offline signieren (NFC-Chip oder QR-Code). Bei Meldungen, Formular-Antworten und Aufgaben greift die Liste wie beschrieben.
• Der Firmen-Schalter erreicht die LiteLog-App mit der nächsten Datenabholung — kurz nach dem Einschalten kann die App den Signatur-Dialog noch nicht anzeigen. Dasselbe gilt für geänderte Objekt- und Vorlagen-Einstellungen.
• Die Signatur bestätigt die Identität, sie ersetzt keine inhaltliche Freigabe: Der Schalter „Freigabe vor Kundenversand" an Formular-Vorlagen arbeitet unabhängig davon weiter.

Ist zusätzlich die Änderungskontrolle eingeschaltet, erbt auch die Entscheidung über einen Korrektur- oder Archiv-Antrag die Signaturpflicht des betroffenen Objekts: Der Freigeber bestätigt sie mit seinem Passwort oder seiner Signatur-PIN, und zur Entscheidung entsteht ein eigener Eintrag im Signatur-Protokoll. Verlangt bei einem Antrag über mehrere Objekte auch nur eines davon die Signatur, gilt sie für den ganzen Antrag.

Bei Anträgen auf Änderung einer Einstellung gibt es kein Objekt, an dem die Signaturpflicht hinge. Sie wird dort je Bereich festgelegt — in der Spalte Signatur nötig der Change-Control-Tabelle unter Einstellungen → Organisation. Auch diese Entscheidungen stehen im Signatur-Protokoll.

Häufige Fragen

Warum werde ich beim Absenden nach meinem Passwort oder meiner PIN gefragt?

Ihr Betreiber hat für diesen Bereich (Meldungen, Formulare oder Aufgaben) die Digitale Signatur aktiviert. Sie bestätigen mit der Eingabe Ihre Identität im Moment des Absendens — das ist in regulierten Branchen vorgeschrieben. Im Portal stehen Passwort und Signatur-PIN zur Wahl, in der LiteLog-App zusätzlich NFC-Chip und QR-Code — jeweils soweit die Methoden am Objekt erlaubt sind.

Ich habe meine Signatur-PIN vergessen — was nun?

Legen Sie einfach eine neue fest — dazu brauchen Sie nur Ihr Konto-Passwort: im Signatur-Dialog (App und Portal) über PIN vergessen?, in der App unter Profil → Login & Sicherheit → Signatur-PIN oder im Portal unter Profil › Sicherheit → Karte Signatur-PIN. Ein Administrator kann Ihre PIN (Mitarbeiter bearbeiten → Abschnitt Digitale Signatur → PIN zurücksetzen) nur löschen, nie setzen oder einsehen: Die PIN ist Ihre persönliche Signatur-Komponente, die niemand außer Ihnen kennt.

Darf ich meine PIN an eine Kollegin oder einen Kollegen weitergeben?

Nein. Eine Signatur mit Ihrer PIN gilt als Ihre Unterschrift — sie ist Ihrer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Wer seine PIN weitergibt, unterschreibt für andere. Besteht der Verdacht, dass jemand Ihre PIN kennt, ändern Sie sie sofort (App oder Portal) oder lassen Sie sie von der Verwaltung zurücksetzen.

Wie lange gilt eine Signatur, nachdem ich Passwort oder PIN eingegeben habe?

Die Prüfung erzeugt ein Signatur-Ticket, das 10 Minuten gilt und nur für diesen Vorgang, dieses Konto und diese Methode. Lassen Sie ein Formular länger offen, bittet LiteLog beim Absenden einfach um eine erneute Signatur. Davon zu unterscheiden ist die Offline-Freigabe der PIN in der App: Sie gilt 7 Tage nach der letzten Online-Nutzung und erlaubt das Signieren ohne Verbindung — jede Signatur verlangt dabei trotzdem die PIN-Eingabe.

Was passiert, wenn offline keine Signatur möglich war?

Ihre Daten gehen nicht verloren. LiteLog nimmt die offline erfasste Meldung, Formular-Antwort oder Aufgaben-Erledigung beim Synchronisieren an und vermerkt im Signatur-Protokoll eine Abweichung („Signatur fehlt"). In der Detailansicht erscheint statt „Digital signiert" eine Abweichungs-Warnung. Wie mit solchen Abweichungen umzugehen ist, regelt der Qualitätsprozess Ihres Betriebs.

Ich sehe keinen Signatur-Dialog, obwohl die Funktion gebucht ist — woran liegt das?

Prüfen Sie die Kaskade von oben nach unten: Ist der Firmen-Schalter unter Funktionen an? Steht der betroffene Bereich (Meldungen / Formulare / Aufgaben) am Objekt auf „Erforderlich"? Übersteuert die betroffene Formular-Vorlage oder Aufgabe die Objekt-Einstellung mit „Aus"? Und hat die LiteLog-App die geänderte Konfiguration schon abgeholt (Synchronisierung)?

Warum verlangt LiteLog auf einmal bei jeder Tour eine Signatur?

Weil Touren keine Objekt-Stufe haben. Steht eine Tour im Feld „E-Signatur beim Abschluss" auf „Standard (Mandanten-Einstellung)", folgt sie direkt dem Firmen-Schalter unter Funktionen. Einschalten des Firmen-Schalters macht die Signatur damit sofort für alle Touren verbindlich — anders als bei Meldungen, Formularen und Aufgaben, die zusätzlich am Objekt eingeschaltet werden müssen. Setzen Sie einzelne Touren im Tour-Editor auf „Aus", wenn sie ohne Signatur abgeschlossen werden sollen.

Kann jemand mit dem Chip einer anderen Person signieren?

Nein. Der Chip bzw. QR-Code muss zum angemeldeten Konto gehören. Ein fremdes Anmeldemittel lehnt LiteLog ab und vermerkt den Versuch im Protokoll als abgelehnte Signatur.

Lässt sich eine Signatur nachträglich ändern oder entfernen?

Nein. Das Signatur-Protokoll ist append-only — Einträge werden weder geändert noch gelöscht. Auch das Löschen des signierten Datensatzes entfernt die Protokollzeile nicht.

Was passiert mit der Signatur, wenn eine Erledigung storniert oder ein Bericht ersetzt wird?

Eine signierte Aufgaben-Erledigung wird nicht gelöscht, sondern mit Pflicht-Grund storniert (siehe Aufgaben bearbeiten). Die ursprüngliche Signatur bleibt im Protokoll und zeigt danach den Status Storniert; verlangt die Aufgabe eine Signatur, muss auch der Storno signiert werden — er bekommt eine eigene Protokollzeile mit der Bedeutung Storno bestätigt. Der Nachweis bleibt im Export, im PDF (Vermerk STORNIERT) und in der Detailansicht lesbar; die Signatur-Details nennen, wer wann mit welchem Grund storniert hat. Dasselbe gilt für eine stornierte Formular-Antwort.

Wird ein signierter Bericht durch eine korrigierte Fassung ersetzt (Berichte-Amendment), zeigt die Signatur des Originals den Status Ersetzt und verweist auf die korrigierte Fassung; das Original bleibt unverändert als Beleg erhalten, und das PDF trägt den Kopfhinweis ERSETZT durch korrigierte Fassung vom …. Die korrigierte Fassung wird beim Einreichen neu signiert.

Erledigungen und Meldungen, die vor der Storno-Regel gelöscht wurden, sind weich gelöscht — damals ohne Pflicht-Grund. Ihre Signaturen zeigen ebenfalls Storniert; weil es dazu keinen Storno-Beleg gibt, verweisen die Signatur-Details nur auf den Datensatz („Einzelheiten zum Storno stehen am Datensatz").

Was bedeutet „Nach Signatur geändert" — und was tue ich dann?

LiteLog hat den Prüfwert des Datensatzes nachgerechnet, und er weicht vom Prüfwert zum Signaturzeitpunkt ab: Der Inhalt wurde nach der Signatur verändert (siehe Wie LiteLog den Prüfwert prüft). Über Portal und App ist das für Erledigungen und Berichte nicht möglich — signierte Erledigungen sind gesperrt, Berichte werden nur durch korrigierte Fassungen abgelöst —, der Status deckt also Eingriffe hinter der Oberfläche auf. Öffnen Sie die Signatur-Details: Die Zeile Geändert nennt die betroffenen Felder (z. B. „Notiz, Checkliste"). Der weitere Umgang — Bewertung, Dokumentation, gegebenenfalls Storno und Neuerfassung — richtet sich nach dem Abweichungsprozess Ihres Betriebs; der Status selbst lässt sich nicht zurücksetzen, weil das Protokoll unveränderlich ist.

Bei Meldungen gibt es einen regulären Weg, der diesen Status erzeugt: Die begründete Korrektur über „Meldung korrigieren" (siehe Änderungskontrolle) ändert den Meldungstext am Datensatz selbst — die Meldung wird nicht durch eine neue Fassung ersetzt. Die Signatur zeigt danach Nach Signatur geändert mit der Feldliste „Text"; der Grund der Korrektur steht im Verlauf unter Einstellungen am Datensatz der Meldung. Kategorie und Schweregrad gehören nicht zum Prüfwert, ihre Korrektur ändert den Status nicht. Dasselbe gilt für Sprachmeldungen, deren Text erst nach der Signatur durch die automatische Transkription entsteht; auch diese Änderung steht mit ihrem Anlass im Einstellungs-Verlauf.

Was bedeutet „Signiert (v1, nicht nachrechenbar)"?

Die Signatur stammt aus der Zeit, bevor LiteLog den Prüfwert aus den gespeicherten Feldern berechnete (Prüfwert der ersten Generation über die übertragenen Daten). Die Signatur ist gültig und vollständig dokumentiert; nur die Frage „ist der Datensatz seither unverändert?" kann LiteLog für diese Zeile nicht automatisch beantworten. Storno und Ersetzen werden auch hier erkannt. Die Umstellung auf den nachrechenbaren Prüfwert erfolgte am 10.10.2026 (Datenbankänderung 1838080000000): Alle Signaturen an Erledigungen, Berichten und Meldungen seit diesem Zeitpunkt tragen ihn; ein nachträgliches Umrechnen des Altbestands gibt es bewusst nicht, weil das Protokoll unveränderlich ist und ein heute gerechneter Prüfwert nichts über den Zustand zum Signaturzeitpunkt aussagen würde.

Was bedeutet „Signiert (kein Prüfwert)"?

Die Signatur gehört zu einem Tour-Abschluss oder zu einer „Nicht durchführbar"-Meldung. Für diese beiden Signaturarten bildet LiteLog nach Regel keinen Prüfwert des Datensatzes — anders als beim Altbestand „v1" ist das kein Zustand aus der Zeit vor der Umstellung, sondern gilt dauerhaft: Ein Tour-Abschluss hat keinen inhaltlichen Datensatz, den eine Korrektur verändern könnte, und eine „Nicht durchführbar"-Meldung wird nicht inhaltlich bearbeitet, sondern nur geprüft oder verworfen. Die Signatur selbst (Wer, Wann, Methode, Bedeutung) ist geprüft und vollständig dokumentiert; bei „Nicht durchführbar" wird ein gelöschter Datensatz weiterhin als Storniert erkannt.

Ist das dasselbe wie das Unterschriftenfeld im Formular?

Nein — siehe den Hinweis oben: Das Unterschriftenfeld ist ein gezeichnetes Bild im Formular (z. B. Kundenunterschrift). Die Digitale Signatur ist die erneute Identitätsprüfung der einreichenden Person und erzeugt den Protokoll-Eintrag mit Prüfwert.

Berechtigungen

Aktion	Voraussetzung
Funktionen öffnen und Firmen-Schalter umschalten	Zugriff auf die Einstellungen Ihrer Firma
Signatur-Pflicht am Objekt festlegen	Berechtigung „Objekte bearbeiten"
Übersicht je Objekt öffnen und darin umschalten	„Einstellungen bearbeiten" zum Öffnen, zusätzlich „Objekte bearbeiten" zum Umschalten
Übersteuerung an Vorlage / Aufgabe	Bearbeitungsrecht auf Formular-Vorlagen bzw. Aufgaben
Eigene Signatur-PIN einrichten oder ändern	jedes Konto, sobald die Digitale Signatur für die Firma aktiv ist — Bestätigung mit dem eigenen Passwort
Signatur-PIN einer Person zurücksetzen (löschen)	Bearbeitungsrecht auf das Mitarbeiter-Konto
Funktion freischalten	nur durch das LiteLog-Team (auf Anfrage)

Verwandte Seiten

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• Meldungen & Formulare (Objekt) — Meldungserfassung am Objekt
• Einstellungen (Objekt) — die weiteren Objekt-Einstellungen in derselben Panel-Gruppe „Verwaltung"
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• Aufgaben in der App — Aufgaben erledigen in der LiteLog-App
• Meldung erfassen (App) — Meldungen in der LiteLog-App
• Touren verwalten — E-Signatur beim Tour-Abschluss, Feld in den Stammdaten der Tour
• Offline-Modus — wie die LiteLog-App ohne Verbindung arbeitet
• Profil — Ihr Profil im Portal, Bereich Sicherheit
• Verlauf (Aktivitätsprotokoll) — Sitzungs-Ereignisse inklusive Signatur-Prüfungen und PIN-Änderungen
• Sicherheit & Datenschutz — Hosting, Verschlüsselung, Audit-Logs
• Datenintegrität & ALCOA+ — Grundsätze der Datenhaltung
• Konformität 21 CFR Part 11 & Annex 11 — Konformitätsmatrix mit Evidenz je Anforderung
• Änderungskontrolle (Change Control) — Vier-Augen-Freigabe für Korrekturen und Archivierung