Subunternehmer
Ein Subunternehmer ist eine Fremdfirma, die auf Ihren Objekten mit eigenen Leuten arbeitet. Sie legen die Firma als eigenen Stammdatensatz an, weisen ihr Objekte zu und richten einen Zugang ein. Der Subunternehmer meldet sich damit selbst in Portal und LiteLog-App an, legt seine Mitarbeiter selbst an, gibt QR-Zugänge aus und sieht ausschließlich seine eigenen Konten. Die Nachweise seiner Mitarbeiter (Zeiten, Rundgänge, Aufgaben) laufen bei Ihnen ein wie die Ihrer eigenen Mitarbeiter.
Navigation: Stammdaten → Subunternehmer
Wofür ist diese Ansicht?
Hier verwalten Sie alle Fremdfirmen, die für Sie arbeiten, als Liste mit Akte. Die Ansicht beantwortet:
- Welche Subunternehmer arbeiten für uns, auf welchen Objekten und mit wie vielen Leuten?
- Kann sich die Firma anmelden, und welche Bereiche sieht sie?
- Welche Mitarbeiter gehören zu welcher Firma?
Der Subunternehmer unterscheidet sich vom Kundenzugang: Der Kunde ist Ihr Auftraggeber und schaut zu, der Subunternehmer bringt Personal mit und arbeitet. Seine Mitarbeiter stempeln, laufen Rundgänge und erledigen Aufgaben wie Ihre eigenen.
Die Liste
Die Tabelle zeigt je Subunternehmer die Spalten Firma, Kontakt (E-Mail/Telefon), Objekte (zugewiesene Objekte), Mitarbeiter (Anzahl der Konten, die zur Firma gehören), Status (Aktiv, Gesperrt oder Archiviert) und Zugang (freigeschaltete Anmeldemethoden). Über das Zahnrad-Symbol blenden Sie Spalten ein oder aus.
- Die Reiter Aktiv und Archiviert wechseln zwischen laufenden und archivierten Firmen.
- Das Suchfeld findet Firmen nach Firmenname oder Benutzername. Der Suchbegriff bleibt in der Adresszeile erhalten.
- Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Akte.
Subunternehmer anlegen
Klicken Sie auf Subunternehmer anlegen. Der Dialog entspricht dem Mitarbeiter-Dialog, mit zwei Besonderheiten:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Profil | Firmenname, Kontaktdaten, Notizen |
| Rolle (Pflicht) | Eine Rolle mit der Sichtbarkeit Nur eigene Konten. Gibt es noch keine, zeigt der Dialog den Hinweis „Es gibt keine Rolle mit „Nur eigene Konten". Legen Sie sie unter Einstellungen → Rollen an." |
| Zugang | Benutzername und Passwort für Portal und LiteLog-App. Sie vergeben beides selbst und geben es an die Firma weiter |
| Objekt-Zuweisungen | Nur ausgewählte ist vorbelegt: Sie wählen die Objekte, auf denen die Firma arbeitet |
Nach dem Speichern erscheint die Firma in der Liste, und Sie landen in ihrer Akte.
Die Akte
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Subunternehmer-Akte mit den Reitern Übersicht, Zugang, Mitarbeiter und Zuordnung. Dort ändern Sie Zugangsdaten, legen die sichtbaren Bereiche fest, sehen die Mitarbeiter der Firma und pflegen ihren Objektzugang.
Die Rolle „Nur eigene Konten"
Die Sichtbarkeit einer Rolle legen Sie unter Einstellungen → Hierarchie & Rollen fest. Neben den Ebenen (Admin, Objektleiter, Mitarbeiter, Kunde) gibt es die Option Nur eigene Konten: Diese Rolle sieht und verwaltet nur Konten, die ihr zugeordnet sind. Die Rolle des Subunternehmers braucht diese Sichtbarkeit; sie ist das Unterscheidungsmerkmal der Subunternehmer-Liste.
Für die Mitarbeiter der Firma ist die Sichtbarkeit der Rolle unerheblich: Ein Konto mit Zuordnung Gehört zu ist immer auf die eigene Firma begrenzt, egal welche Rolle es trägt.
Paket und Firmenschalter
Die Funktion ist ab Paket Standard enthalten (Premium und Enterprise ebenfalls). Im Starter ist sie gesperrt; das Portal zeigt den Hinweis Freischalten ab Standard.
Zusätzlich hat die Funktion einen Firmenschalter: die Karte Subunternehmer-Zugang unter Einstellungen → Funktionen, Reiter Für die Firma. Der Schalter ist standardmäßig aus (Opt-in). Fehlt das Paket oder ist der Schalter aus, bleibt der Punkt Subunternehmer in den Stammdaten sichtbar, steht aber grau mit dem Chip „aus"; der Klick führt auf die Karte.
Gesperrt sind nur das Anlegen eines Subunternehmers, das Umhängen der Zuordnung „Gehört zu" und das Freigeben von Bereichen. Bestehende Subunternehmer-Konten arbeiten nach einem Paketwechsel weiter: Die Firma und ihre Mitarbeiter melden sich weiterhin an, stempeln und laufen Rundgänge, und die Liste bleibt lesbar.
Plätze
Mitarbeiter eines Subunternehmers belegen Plätze wie Ihre eigenen Mitarbeiter. Das unterscheidet sie vom Kundenzugang, der nie einen Platz belegt. Planen Sie die Platzzahl Ihres Pakets also mit den Leuten der Fremdfirmen ein; wie Plätze zählen, steht unter Lizenz & Abrechnung.
Ist die Platzzahl ausgeschöpft, sieht der Subunternehmer beim Anlegen weiterer Konten den Hinweis „Das Kontingent an Konten ist ausgeschöpft. Bitte wenden Sie sich an Ihren Auftraggeber." Weitere Plätze buchen Sie als Auftraggeber unter Lizenz & Abrechnung dazu.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Der Zugang des Subunternehmers ist ein normales Konto: Sperren, Passwort ändern und Archivieren laufen wie bei einem Mitarbeiter.
- Beim Archivieren einer Firma bleiben ihre Mitarbeiter und Daten erhalten. Der Zugang ist geschlossen, bis Sie die Archivierung aufheben.
- Öffnen Sie die Akte eines Kontos, das kein Subunternehmer ist (Zuordnung „Gehört zu" gesetzt oder Rolle ohne „Nur eigene Konten"), leitet das Portal auf die Mitarbeiter-Akte weiter.
- Die Bereiche eines Subunternehmers sind eine Verengung seiner Rechte, kein Kundenportal: Rundgänge, Meldungen und Material stehen hier ab Standard zur Verfügung, unabhängig von den Modulen des Kundenzugangs. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Um diese Seite zu öffnen, benötigen Sie die Berechtigung Mitarbeiter anzeigen. Subunternehmer nutzen dieselben Berechtigungen wie Mitarbeiter; es gibt keine eigenen. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Seite aufrufen | Mitarbeiter anzeigen |
| Subunternehmer anlegen | Mitarbeiter anlegen |
| Subunternehmer bearbeiten, Zugang und Bereiche ändern | Mitarbeiterdaten bearbeiten |
| Subunternehmer archivieren / wiederherstellen | Mitarbeiter archivieren |