Auftrag erfassen

Neue Aufträge legen Sie in der Auftragsliste über den blauen Button „Auftrag erfassen" an (das Erfassen verlangt das Recht, Kunden anzulegen — ohne dieses Recht ist der Button ausgeblendet). Es öffnet sich ein Dialog: oben die Pflichtangaben, darunter drei zuschaltbare Sektionen als Karten.

Die Pflichtangaben

1. Kunde (Auftraggeber) — Pflichtfeld mit Suchfeld; die Auswahl sucht serverseitig, auch bei vielen Kunden.
2. Objekt (optional) — ordnet den Auftrag einem Objekt zu. Das Objekt steuert später den Dienstplan-Filter und die App-Sichtbarkeit von Dateien am Auftrag.
3. Titel — mindestens 3 Zeichen; der Platzhalter zeigt das Muster: „Unterhaltsreinigung Büro EG, 2× wöchentlich".
4. Beschreibung — optionaler Freitext.

Die drei Sektionen

Unter den Stammdaten liegen bis zu drei Karten. „Aufgabe zur Ausführung" ist beim Öffnen bereits aktiv; „Abrechnungspositionen" und „Besetzungsbedarf" fügen Sie unter „Weitere Optionen" per Klick auf den jeweiligen Chip hinzu. Das X oben rechts in einer Karte entfernt die Sektion samt ihrer Eingaben wieder.

Aufgabe zur Ausführung

Erzeugt beim Speichern eine Aufgabe, mit der Ihr Team den Auftrag abarbeitet:

• Fällig am — Fälligkeitsdatum der Aufgabe.
• Mitarbeiter — wer die Aufgabe zugewiesen bekommt („Mitarbeiter zuordnen").
• Material-Bedarf — nur mit aktiviertem Material-Modul: über „Material hinzufügen" wählen Sie Artikel und Menge, die für die Ausführung eingeplant sind.

Abrechnungspositionen

Jede Position beschreibt einen Rechnungsposten. Über „Position hinzufügen" ergänzen Sie beliebig viele Zeilen mit:

• Art — Leistung, Material, Anfahrt oder Frei.
• Titel — „Titel (erscheint auf der Rechnung)".
• Einheit, Einzelpreis (netto, in €) und USt.-Satz.
• nach Aufwand — angehakt bleibt die Menge offen; sie wird beim Abschließen aus der erfassten Zeit bzw. dem verbrauchten Material vorbelegt. Ohne den Haken geben Sie eine feste Menge an.

Positionen der Art Leistung tragen zwei Besonderheiten:

• Leistungsart — „Leistungsart (verbindet mit Planung und Erfassung)": die Bindung an Ihren Leistungsarten-Katalog. Nur mit ihr kann das Leistungsverzeichnis später prüfen, ob eine Schicht die Leistung deckt.
• Ausführungsplanung — aufklappbar: Ausführungstage (Wochentage), ein Zeitfenster (von–bis), Kräfte pro Einsatz und eine Notiz zur Ausführung (z. B. „nur nach Ladenschluss").

:::tip Nach Aufwand oder feste Menge? Wiederkehrende Leistungen mit Zeiterfassung („Unterhaltsreinigung, Std.") lassen Sie nach Aufwand laufen — die Menge kommt beim Abschließen aus den Ist-Werten. Pauschalen und Stückleistungen („Grundreinigung, 1× pauschal") erfassen Sie mit fester Menge. :::

Besetzungsbedarf

Eigene Bedarfszeilen unabhängig von den Positionen — das Soll für die Besetzung der Einsätze. Je Zeile („Bedarfszeile hinzufügen"):

• Wochentage (mindestens einer),
• optional ein Zeitfenster (Von/Bis),
• Anzahl Kräfte,
• optional eine Qualifikation aus Ihrem Katalog.

:::info Qualifikations-Katalog Erscheint keine Qualifikations-Auswahl, ist der Katalog leer: „Qualifikations-Katalog unter Einstellungen → Qualifikationen pflegen." :::

Speichern und direkt weiterplanen

1. Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Erfassen".
2. Die Bestätigung „Auftrag erfasst" erscheint — mit dem Button „Jetzt Einsätze planen".
3. Ein Klick darauf öffnet den Schicht-Dialog des Planungskalenders bereits mit dem Auftrag vorbelegt; ist ein Objekt hinterlegt, ist auch der Objektfilter gesetzt.
4. Legen Sie dort die Einsatz-Serie an — sie bleibt mit dem Auftrag verknüpft und erscheint auf der Detailseite unter „Einsätze".

Sie können den Schritt auch später nachholen: Auf der Detailseite eines offenen Auftrags steht derselbe Einstieg als Button „Einsätze planen".