Proveedor educativo y administración de múltiples ubicaciones
Esta guía está destinada a organizaciones con múltiples ubicaciones, p. P.ej. instituciones educativas con sucursales, cadenas de academias o universidades con varios campus.
¿Cuándo necesito ubicación múltiple?
| situación | ¿Se requieren múltiples ubicaciones? |
|---|---|
| Un edificio escolar, un campus. | No, una ubicación (objeto) es suficiente |
| Una universidad, varios edificios en un campus | No: una ubicación con varios planos de habitaciones (habitaciones) |
| Proveedores educativos con sucursales en diferentes ciudades. | Sí |
| Cadena de academias con ubicaciones independientes. | Sí |
Ubicaciones del mapa como objetos
Cada ubicación física (sucursal, campus, edificio escolar) se crea como un objeto separado. Esto permite:
- Administración Plano de habitación separada: cada ubicación tiene sus propias habitaciones y planos de planta
- Planificación de cursos independiente: los cursos se configuran por ubicación
- Evaluaciones relacionadas con la ubicación: se pueden crear informes por objeto
- Configuración independiente: Vacaciones, ventana de inicio de sesión y reglas por ubicación
Navegación: Objetos → Crear nuevo objeto
:::tip Namenskonvention Utilice una convención de nomenclatura coherente para sus objetos, p. B. “Academia de Berlín”, “Academia de Múnich”, “Academia de Hamburgo”. Esto facilita el filtrado y la evaluación. :::
Estructura organizacional y jerarquía
Con el sistema de jerarquía de LiteLog puedes estructurar tu organización:
Definir roles
Navegación: Configuración → Jerarquía y roles
Funciones típicas de los proveedores educativos:
| role | Permisos típicos | Ejemplo |
|---|---|---|
| Gestión | Todas las ubicaciones, todas las funciones | Director General, Gestión de la Academia |
| Administración del sitio | Ubicación propia: administración, evaluaciones, cursos. | Gerente de Sucursal, Gerente de Campus |
| Administración | Ubicación propia: crear cursos, consultar asistencia | secretaria, oficinista |
| Maestro | Ubicación propia: comprobar presencia, exportar | Profesores, formadores |
| Partícipe | Solo tu propia presencia | Estudiantes, participantes del curso. |
Asignar permisos
LiteLog utiliza un sistema de acceso basado en roles (RBAC). Cada usuario recibe exactamente un rol. El rol define:
- Qué funciones puede utilizar el usuario
- A qué objetos (ubicaciones) tiene acceso el usuario
- Si el usuario tiene permiso para ver, editar o exportar datos
:::info Prinzip der minimalen Rechte Asigne únicamente los permisos que sean necesarios para la tarea respectiva. Por lo general, un maestro no necesita acceso a los datos de facturación ni a la administración de otras ubicaciones. :::
Administrar personas y participantes
Navegación: Personas
Administras todos los usuarios de tu organización en la lista de personas:
- Crear usuario: individualmente o mediante un enlace de invitación
- Asignar función: a cada usuario se le asigna una función.
- Asignar ubicación: los usuarios pueden ser asignados a una o más ubicaciones
Proceso de invitación para nuevas ubicaciones
Si abre una nueva ubicación:
- Crear objeto para la ubicación.
- Cree un administrador del sitio como usuario y asígnele el rol adecuado
- Invitar a profesores y personal administrativo.
- Agregue estudiantes a través de un enlace de invitación o correo electrónico
Evaluaciones entre ubicaciones
Como dirección o administración central, usted tiene acceso a todas las ubicaciones y puede crear evaluaciones completas.
Lista de asistencia (en vivo)
Navegación: Lista de asistencia (en vivo)
Filtre por ubicación individual o vea todas las ubicaciones a la vez. Esto significa que puede ver de un vistazo cómo se ve la utilización en cada ubicación.
Registro de turnos
Navegación: Registro de turnos
El registro de turnos muestra todas las instancias del curso de todas las ubicaciones. Filtrar por:
- Objeto — Ubicación única
- Período: día, semana, mes o individuo
- Estado: exitoso, insuficiente, pendiente
Datos e informes
Navegación: Datos e informes
Exportar informes para:
- Ubicaciones individuales: para facturación basada en la ubicación
- Todas las ubicaciones: para evaluaciones centrales y descripciones generales
- Períodos específicos: facturado mensual o trimestralmente
Bases de facturación para los portadores de costos
Los proveedores de educación a menudo tienen que proporcionar pruebas de asistencia a los pagadores (agencias de empleo, centros de empleo, ministerios). LiteLog proporciona:
- Documentación completa — Cada check-in se registra con una marca de tiempo y persona
- Datos a prueba de auditoría: no se pueden manipular posteriormente
- Informes exportables: como PDF o para su posterior procesamiento
- Desglose basado en la ubicación: evidencia separada por sucursal
Flujo de trabajo de facturación típico
- Mensual: Datos e informes → Período "Último mes" → Seleccionar objeto → Exportar
- Examen: Compara los datos de asistencia con el horario del curso.
- Prueba: Enviar informe exportado al pagador
Escalado: agregar más ubicaciones
Agregar más ubicaciones siempre sigue el mismo patrón:
- Crear nuevo objeto
- Crea planos de habitaciones para las habitaciones.
- Crear cursos
- Crear personal y estudiantes
- Configurar hardware
La administración central mantiene automáticamente una visión general de todas las ubicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Se puede asignar un usuario a varias ubicaciones? Sí. Los usuarios pueden obtener acceso a múltiples objetos, por ejemplo, profesores que enseñan en diferentes lugares.
¿Los administradores del sitio ven datos de otros sitios? No, a menos que su función haya sido autorizada explícitamente para varias ubicaciones. El sistema basado en roles garantiza que todos solo vean los datos que son relevantes para su tarea.
¿Cuántas ubicaciones puedo administrar con LiteLog? No hay límite técnico. La cantidad de objetos depende de su licencia.
¿Puedo crear evaluaciones automáticamente? Actualmente, la exportación se realiza manualmente a través del portal. Se recomienda un ritmo fijo (por ejemplo, mensual el día 1) para la facturación recurrente.
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