LiteLog: seguimiento de asistencia para instituciones educativas

LiteLog registra la asistencia a escuelas, universidades e instituciones educativas de forma digital, estructurada y comprensible. Los participantes se registran en el quiosco (plano de habitación) utilizando una aplicación de teléfono inteligente mediante un código QR dinámico. Los cursos se crean una vez para las operaciones regulares.

¿Para quién es adecuado LiteLog?

Grupo objetivo	Método de inicio de sesión	Notas
Colegios	Propio teléfono inteligente (aplicación LiteLog)	Ideal: los estudiantes tienen sus propios dispositivos
Escuelas/academias vocacionales	Propio teléfono inteligente (aplicación LiteLog)	Participantes adultos, bien adaptados.
Escuelas de educación general	Tu propio smartphone o grabación posterior	Verificar el uso de teléfonos inteligentes (reglamento escolar), planificar alternativas
Proveedores de educación con proveedores de financiamiento	Propio teléfono inteligente (aplicación LiteLog)	Documentación completa para facturación.

Así es como funciona

El concepto central: cada habitación está representada por un plano de habitación. Cualquier dispositivo existente con un navegador es adecuado como dispositivo de visualización: un PC de habitación, un portátil, una tableta o una pantalla existente. No se requiere compra de hardware adicional. El plano de la sala muestra automáticamente el curso actual y cambia automáticamente al siguiente.

1. Crear ubicación: crea un campus o edificio en el portal
2. Crear un plan de sala por habitación — en Ubicación > Registro de asistencia > Gestión del plan de sala
3. Asignar cursos: cree cursos una vez y asígnelos al plano de la sala (= sala); las citas recurrentes se generan automáticamente
4. Configura el dispositivo: coloca la PC, computadora portátil, tableta o pantalla de la habitación en modo de pantalla completa en la entrada de la habitación.
5. Registro de los participantes: escanee el código QR en el plano de la habitación usando la aplicación LiteLog

¿Cómo se estructura una ubicación?

Standort (im Portal: Objekt) = Ein Campus oder ein Gebäude
└── Raumpläne = Räume innerhalb des Standorts
    ├── Klassenraum 101
    ├── Hörsaal A
    ├── Sporthalle
    └── Sportplatz (Außenplatz)

• Un campus con varios edificios → 1 ubicación, muchos planos de planta
• Varias ubicaciones en diferentes ciudades → 1 ubicación por ciudad → ver Ubicación múltiple
• Un solo edificio escolar → 1 ubicación

Código QR dinámico

El código QR en el mapa de la habitación gira cada ~60 segundos. Durante el cambio, los códigos antiguos y nuevos son válidos en paralelo durante un breve periodo de tiempo. Esto evita que se hagan un mal uso de las capturas de pantalla o de los códigos reenviados. Los participantes escanean con su propia aplicación y reciben confirmación inmediata. Para ello, el diseño de la habitación requiere una conexión a Internet activa.

Para habitaciones sin una conexión a Internet confiable, se puede descargar e imprimir un código QR estático para cada plano de habitación. No gira y funciona sin conexión, pero no ofrece protección contra capturas de pantalla.

Funciones principales

• Cambio de curso automático: el plano de la sala cambia automáticamente entre eventos. No es necesaria ninguna intervención manual.
• Solo se requiere check-in: si solo la llegada es relevante, habilite la salida automática. Los participantes no tendrán que realizar el check out: la participación finalizará automáticamente al final del curso.
• Check-in mínimo con alarma — Opcional: Si no se alcanza un número mínimo de participantes, se avisará automáticamente a los responsables.
• Asistencia en tiempo real: los profesores pueden ver quién está registrado en cualquier momento.
• Exportar para facturación: exporte datos de asistencia como CSV o PDF para estadísticas, pruebas y facturación de objetos de costos.
• Escalable: funciona para 20 personas en una sala de seminarios y para más de 300 en una sala de conferencias.

Protección de datos y RGPD

El registro de asistencia digital protege los datos de los estudiantes mejor que las listas en papel. En la sala hay una lista de documentos abierta: cada participante ve todos los nombres y, en su caso, los números de los estudiantes. La lista se puede fotografiar en cualquier momento con el smartphone y reenviar a través de Messenger, redes sociales o correo electrónico. A partir de este momento ya no existe ningún control sobre los datos. No hay protección de acceso, ni períodos de eliminación ni prueba de quién ha visto o distribuido los datos.

Con la grabación digital, ningún estudiante ve los datos de los demás: cada uno simplemente escanea su propio código QR.

LiteLog protege los datos personales mediante:

• Control de acceso: solo los profesores y la administración ven los datos de asistencia. Los estudiantes solo ven sus propios registros.
• Cifrado: todos los datos se transmiten y almacenan cifrados. Alojamiento exclusivamente en Alemania.
• Código QR dinámico: el código QR gira cada ~60 segundos. Las capturas de pantalla o los códigos reenviados dejan de ser válidos después de un corto período de tiempo.
• Períodos de eliminación: se pueden configurar los períodos de retención. Los datos se pueden eliminar automáticamente después de su vencimiento.
• Registro: cada acceso y cada cambio se documentan a prueba de auditorías.
• Seudonimización: opcionalmente, se pueden utilizar identificadores seudonimizados en lugar de nombres reales. La asignación a personas reales se realiza manualmente durante la evaluación por parte del centro.

Más información: Seguridad y privacidad

Ejemplo práctico

Cada habitación (aula, sala de conferencias, pabellón deportivo o zona al aire libre) recibe su propio plano de habitación. Los participantes se registran a través de la aplicación LiteLog utilizando el código QR dinámico. Los eventos se crean una vez para las operaciones regulares. Opcional: Check-in mínimo con alerta automática en caso de falta de personal. Los datos recopilados proporcionan estadísticas de uso para la planificación, facturación y desarrollo de la calidad.

Instrucciones por grupo objetivo

Grupo objetivo	Instrucciones	Contenido
Gestión y administración escolar	ENLACE0	Crear una ubicación, crear un plano de sala, configurar cursos, evaluaciones
Profesores y conferenciantes	ENLACE0	Verificar asistencia, exportar datos
Estudiantes y alumnos	ENLACE0	Configurar una aplicación, check-in QR, presencia propia
Proveedor educativo (múltiples ubicaciones)	ENLACE0	Administre múltiples ubicaciones, asignación de tareas, facturación

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