Export & Versand
Unter Dashboard → Export & Versand (Gruppe „Werkzeuge", /dashboard/exports) erzeugen Sie Berichte (PDF/CSV/ZIP), laden sie herunter oder richten einen automatischen, wiederkehrenden E-Mail-Versand ein. Die Übersicht aktualisiert sich automatisch, solange Exporte laufen.
Wofür ist diese Ansicht?
Diese Ansicht ist die zentrale Stelle für alle Berichte und deren Versand: einmalig herunterladen oder regelmäßig automatisch verschicken (z. B. „jeden Montag den Rundgangs-Bericht der letzten Woche an die Leitstelle"). Sie beantwortet:
- Ich brauche jetzt einen Bericht als PDF/CSV.
- Ich möchte einen Bericht automatisch wöchentlich/täglich per Mail versenden lassen.
- Welche Exporte sind zuletzt gelaufen — und kann ich sie erneut herunterladen?
- Ich möchte einen eigenen Bericht aus Bausteinen zusammenstellen (eigene Vorlage).
Einzelne Listen (Rundgänge, Meldungen, Zeiterfassung …) haben jeweils einen eigenen Export-Button — der landet ebenfalls hier im Verlauf.
:::info Voraussetzung
Sie benötigen die Berechtigung Rundgang Auswertung exportieren (EXPORT_REPORTS). Sie steuert die ganze Seite und das Erstellen/Planen von Exporten.
:::
Die drei Tabs
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Verlauf | Bereits ausgelöste Exporte (und — optional — anstehende geplante Sendungen) |
| Exportaufgaben | Eingerichtete geplante Versände (Abonnements) — bearbeiten, pausieren, testen. Der Kopfzeilen-Button heißt hier „Versand planen" |
| Vorlagen | Eigene Berichts-Vorlagen anlegen/verwalten (sofern das Vorlagen-Feature freigeschaltet ist) |
Oben: die Speicher-Anzeige (belegter Export-Speicher Ihres Pakets, ggf. „Unbegrenzt"), Kennzahlen (Erfolgreich / Fehlgeschlagen / Geplant) und der Button + Export erstellen.
Verlauf — Tabelle & Aktionen
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Zeit | Zeitpunkt des Laufs (bzw. nächster Termin bei geplanten Sendungen) |
| Bericht | Berichtsname + Format-Badge (PDF/CSV/ZIP) |
| Ausgelöst | „Manuell von …" oder Automatisch (geplanter Versand) |
| Zustellung | Per Mail (mit Empfänger) oder Download |
| Datensätze | Anzahl der enthaltenen Zeilen |
| Größe | Dateigröße |
| Status | Bereit / In Warteschlange / Läuft / Fehlgeschlagen / Abgebrochen (bzw. Geplant) |
Filter (Filter-Symbol): Zeitraum (max. 62 Tage zurück), Typ (Alle / Manuell / Automatischer Versand), Objekt sowie der Schalter „Geplante Sendungen anzeigen". Über das Zahnrad blenden Sie Spalten ein/aus.
Pro Zeile: Herunterladen, Teilen (öffentlicher Link), Löschen; fehlgeschlagene Läufe lassen sich erneut starten. Ein Klick auf einen fertigen Lauf lädt die Datei direkt herunter. Mehrere Läufe lassen sich auswählen und gesammelt herunterladen/löschen.
Export erstellen oder einplanen
Der Dialog „+ Export erstellen" führt durch folgende Schritte (rechts eine Live-Vorschau des gewählten Berichts):
1. Bericht auswählen — eine oder mehrere Vorlagen. LiteLog liefert 11 Standard-Berichtsvorlagen (für das gesamte Team sichtbar), gruppiert nach Thema. Jede ist zugleich der Bericht hinter dem jeweiligen Export-Button in den Listen:
| Gruppe | Bericht | Inhalt |
|---|---|---|
| Rundgänge | Rundgänge | Liste der Rundgänge mit Status, Dauer und durchführender Person |
| Rundgänge | Rundgang-Protokoll | Einzel-Rundgang mit lückenloser Timeline aller Scans und Meldungen |
| Rundgänge | Kontrollpunkte-Scans | Jeder einzelne Kontrollpunkt-Scan (TAG/QR/Foto) mit Zeitpunkt und Personalnummer |
| Rundgänge | Soll pro Tag | Quote der gescannten Kontrollpunkte pro Tag und Objekt |
| Anwesenheit | Anwesenheitsliste | Aktuell angemeldete Personen mit Status und Standort |
| Anwesenheit | Evakuierungsliste | Alle aktuell anwesenden Personen pro Objekt zum Abhaken im Ernstfall |
| Anwesenheit | Anwesenheit (Zeitraum) | Tagesmatrix der Anwesenheit pro Person (CSV, ein Objekt ist Pflicht) |
| Zeiterfassung | Zeiterfassung | Schichten pro Person und Objekt mit Anwesend-, Pause- und Gesamtzeit |
| Meldungen | Meldungen | Alle Vorfälle im Zeitraum mit Nachricht und Foto-Anhängen |
| Auswertungen & Trends | Verlauf | Verlauf der Schichten, Rundgänge, Meldungen und Anmeldungen im Zeitraum |
| Auswertungen & Trends | Stunden-Trends | Wochenverlauf der gearbeiteten Stunden pro Objekt |
Dazu kommen die Gruppe QR-Codes (Sammel-PDFs der QR-Codes für Mitarbeiter, Kontrollpunkte und Zeiterfassung) sowie die Gruppe Eigene Vorlagen — selbst erstellte Berichtsvorlagen (siehe Eigene Berichts-Vorlagen erstellen). Über „Vorlagen verwalten" springen Sie direkt in den Vorlagen-Tab.
2. Objekte — Alle Objekte oder Ausgewählte Objekte. (Manche Auswertungen laufen immer über alle Objekte; operative Berichte erzeugen je Objekt eine Datei.)
3. Rollen-Filter (nur bei Zeiterfassungs-Berichten) — optional auf bestimmte Rollen einschränken.
4. Versandart — Jetzt herunterladen oder Versand planen:
Jetzt herunterladen
- Zeitspanne: Heute / Letzte 10 Tage / Letzter Monat / Benutzerdefiniert (max. 31 Tage).
- Ankerzeit: verschiebt die „Tagesgrenze". Beispiel: 06:00 bedeutet 06:00 heute → 06:00 morgen — passend zu Schicht-Tagen.
Versand planen (wiederkehrend)
- Rhythmus: Täglich, Wöchentlich (+ Wochentage), Monatlich (+ Tag) oder Pro Schicht (je gewählter Schicht ein Versand).
- Ankerzeit / Versandzeit: wann verschickt wird.
- Empfänger: eine bis fünf E-Mail-Adressen (mind. eine).
- E-Mail-Text: Standard-Betreff/-Text oder Benutzerdefinierte Nachricht mit Platzhaltern
{{objekt}},{{datum}},{{zeitraum}}.
5. Format — PDF, CSV (oder beides). Beim Herunterladen zusätzlich Als ZIP (bündelt alle Dateien). Für ZIP ist ein Passwort möglich (AES-256):
:::warning ZIP-Passwort wird nicht gespeichert Das Passwort schützt nur die ZIP-Datei und wird nicht gespeichert — notieren Sie es sich. Leer lassen = ZIP ohne Passwort. :::
Zusätzlich wählen Sie die Sprache des Berichts (Deutsch oder Englisch).
Geplante Versände verwalten (Tab „Exportaufgaben")
Der Tab Exportaufgaben listet alle eingerichteten geplanten Versände mit den Spalten Objekt, Empfänger, Rhythmus, Zeitraum, Berichte, Letzter Lauf und Aktionen. Pro Aufgabe können Sie sie bearbeiten, pausieren/fortsetzen, löschen und eine Test-Mail an eine beliebige Adresse senden (ändert die gespeicherten Empfänger nicht). Der Versand läuft serverseitig automatisch zum eingestellten Termin.
Eigene Berichts-Vorlagen erstellen
:::tip Sie können Ihre eigenen Export-Vorlagen bauen Über den Tab Vorlagen → „Neue Vorlage" stellen Sie sich eigene Berichte aus Bausteinen zusammen — ganz ohne die Standard-Vorlagen zu verändern. So bekommen Sie z. B. ein Deckblatt mit Ihrem Logo, genau die gewünschten Tabellen-Spalten und einen eigenen Textblock in einem PDF. :::
Der Vorlagen-Tab zeigt alle Vorlagen (Standard + eigene) mit Name, Sektionen, Sichtbarkeit und Zuletzt geändert. Der Editor („Neue Vorlage") hat zwei Schritte:
- Allgemein — Name (Pflicht), Beschreibung und Sichtbarkeit: Nur ich oder Gesamtes Team.
- Inhalt — drei Bereiche: Sektionen (links), Konfiguration (Mitte) und Vorschau (rechts, „Vorschau erzeugen" → PDF). Über „Sektion hinzufügen" fügen Sie Bausteine ein:
| Baustein | Zweck |
|---|---|
| Deckblatt | Titelseite — optional mit Firmen-Logo (aus Einstellungen → Branding) |
| Tag · Datum · Objekt | Kopfzeile mit Kontext |
| Kennzahlen | KPI-Kacheln |
| Tabelle | Datentabelle (Spalten + Reihenfolge wählbar) |
| Karte | Standorte/GPS auf einer Karte |
| Textblock | Freitext (bleibt im PDF erhalten) |
| Unterschrift | Unterschriftenfelder (Beschriftung links/rechts anpassbar) |
| Benutzerdefiniert | Eigenes HTML (Skripte werden entfernt) |
Pro Tabellen-/Datensektion wählen Sie die Datenquelle (z. B. Zeiterfassung, Anwesenheitsliste, Rundgänge, Kontrollpunkt-Scans, Meldungen) und die Spalten — deren Reihenfolge bestimmt die Spaltenreihenfolge im PDF. Gespeicherte eigene Vorlagen erscheinen anschließend im Export-Dialog unter Eigene Vorlagen und lassen sich genauso herunterladen oder einplanen wie die Standard-Berichte.
Teilen-Link
Über Teilen erzeugen Sie zu einem fertigen Export einen öffentlichen Download-Link (ohne Login, zeitlich begrenzt). Der Link lässt sich jederzeit wieder widerrufen.
Gut zu wissen
- Automatischer Verlauf-Eintrag: Exporte aus den einzelnen Listen (z. B. „Rundgänge exportieren") erscheinen ebenfalls hier im Verlauf.
- PDF zu groß? Bei sehr vielen Zeilen schlägt der Dialog CSV statt PDF vor.
- Hintergrund-Verarbeitung: Exporte laufen im Hintergrund — Sie können die Seite verlassen und später zurückkehren.
Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Seite öffnen, exportieren, planen, Vorlagen verwalten | Rundgang Auswertung exportieren |