Llevar un libro de guardia digital

Estas instrucciones muestran a los servicios de seguridad cómo llevar un libro de guardia digital con LiteLog: desde su propia plantilla de libro de guardia hasta su vinculación con el cambio, pasando por la evaluación y la prueba para el cliente.

1. ¿Qué es el libro de guardia en LiteLog?

LiteLog no tiene una “página de libro de guardia” separada: el libro de guardia se crea a partir de la evidencia que sus empleados registran de todos modos. El núcleo es el área Informes: la lista combinada de informes (incidentes) y formularios completados. También está la evidencia del recorrido:

Entrada del libro de guardia clásico	En LiteLog
Informe de turno, protocolo de entrega.	Formulario completado en el área Informes
Incidentes especiales	Informe con fotos, categoría y gravedad.
Prueba de recorrido	Registros de recorridos en Tareas y recorridos
Diario Cronológico	Curso: todos los eventos y escaneos en orden temporal

Los informes enviados no se pueden cambiar posteriormente: cada entrada tiene una marca de tiempo y una asignación de usuario y, por lo tanto, se pueden utilizar como prueba.

2. Crea tu propia plantilla de libro de guardia

Usted mismo diseña el formulario del libro de guardia, como plantilla de formulario en Configuración → Plantillas de formulario. El editor de formularios ofrece un sistema modular con todos los tipos de campos; Alternativamente, describa el formulario deseado con sus propias palabras (borrador AI), importe su libro de guardia en papel existente como PDF o adopte una plantilla de seguridad ya preparada de la biblioteca.

Ejemplo: plantilla “Informe de turno/protocolo de traspaso”

Campo	Tipo de campo	Actitud
datos de turno	Sección	—
Inicio de turno/fin de turno	Fecha/hora	Campo obligatorio
Incidentes especiales	texto largo	opcional
¿Todas las llaves completas?	OK/defecto	Foto requerida en caso de “escasez”
¿Sistema de alarma armado?	Sí No	Campo obligatorio
Foto sala de guardia / estado de entrega	foto	opcional
Empleado entregando firma	Firma	Campo obligatorio

Los campos obligatorios obligan a completar entradas: el informe solo se puede enviar cuando se hayan completado todos los campos obligatorios. Para los campos "OK/Defectuoso", puede especificar un requisito de fotografía en caso de un defecto, de modo que cada defecto documentado vaya acompañado automáticamente de evidencia fotográfica.

3. Pareja a la capa.

Para que la entrada del libro de vigilancia pertenezca al turno, vincule la plantilla al registro de tiempo: En editor de formularios en "Uso" seleccione la opción Registro de tiempo (inicio/fin de turno) y especifique si el formulario se ofrece al fichar de entrada (inicio de turno), al fichar de salida (fin de turno) o en ambos momentos. Opcionalmente, puede restringir la plantilla a objetos específicos.

Luego, a sus empleados se les ofrecerá el formulario directamente en la aplicación cuando envíen su Tiempo de turno récord: el informe de turno se encuentra exactamente donde comienza y termina el turno.

Receta: Forzar una entrada por turno

El formulario de turno es una oferta: si desea que la entrada sea vinculante, combine dos bloques de construcción:

1. Tarea recurrente con formulario obligatorio: cree un Tarea (por ejemplo, “Informe de turno turno de noche”), ingrese la plantilla de su libro de guardia en el campo Formulario y establezca una regla de repetición que se ajuste al ritmo del turno. La tarea sólo se considera completada una vez que se ha completado y enviado el formulario.
2. Escalado en caso de error: cree una regla en Automático con el activador “Tarea vencida”. Si no se recibe el informe de turno, se notifica automáticamente al gerente de operaciones, mediante push, correo electrónico o SMS.

Esto crea un libro de guardia completo: cada turno tiene su tarea de informar y las entradas faltantes se detectan inmediatamente en lugar de en la siguiente verificación.

4. Completa la aplicación

Sus empleados rellenan el libro de guardia en el Aplicación LiteLog, directamente en la propiedad, con fotografía y firma en su smartphone. Esto funciona incluso sin conexión a Internet: las entradas se registran fuera de línea y se sincronizan automáticamente tan pronto como el dispositivo vuelve a estar en línea, por ejemplo en aparcamientos subterráneos, sótanos o en propiedades remotas.

No es necesario terminar un informe de una sola vez: se guarda como borrador, aparece en la lista de informes y se puede continuar más tarde. Alternativamente, el Rellenar en el portal está disponible - p.e. para el PC de la sala de guardia.

5. Evaluar y demostrar

Todas las entradas del libro de guardia enviadas terminan en el área Informes. Los siguientes están disponibles para evaluación y prueba:

• Filtro: al utilizar el filtro Plantilla, solo puede ver los informes de turnos; usando Objeto y Período, puede limitar, por ejemplo, un objeto de seguridad y un mes de facturación.
• PDF único: cada informe se puede exportar desde la vista detallada como un PDF, incluidas fotografías y firma.
• Entrega por correo electrónico: puede enviar informes directamente al cliente por correo electrónico; con el envío automático también periódicamente, p.e. semanalmente. Puede crear evaluaciones colectivas en Exportación y envío.
• Acceso de cliente: configure un acceso propio para que su cliente vea los informes de sus propiedades por sí mismo, sin que usted tenga que enviar nada.

Es bueno saberlo

:::tip Hinweis

• Los informes enviados no se pueden modificar: usted documenta las correcciones en un nuevo informe y el original permanece intacto.
• Los formularios con campos "OK/deficiencia" pueden activar automáticamente el activador "deficiencia detectada": una deficiencia en el informe de turno se convierte automáticamente en una notificación o tarea de seguimiento.
• Es mejor continuar con los borradores con fotos o firmas en el mismo dispositivo: las respuestas se aplican en todos los dispositivos, pero los archivos adjuntos multimedia no. :::

Preguntas frecuentes sobre el libro de guardia digital

¿LiteLog reemplaza completamente el libro de guardia escrito a mano? Sí. Los informes, informes de turnos, protocolos de traspaso y registros de recorridos se registran digitalmente, tienen una marca de tiempo y una asignación de usuario y no se pueden modificar posteriormente.

¿Puedo utilizar mi formulario de libro de guardia existente? Sí. Importe su formulario en papel como PDF al editor de formularios; los campos se reconocerán automáticamente. Alternativamente, describe el formulario que deseas con tus propias palabras y deja que la IA cree un borrador.

¿Cómo me aseguro de que cada turno tenga una entrada? Vincula la plantilla al inicio/final del turno y fuerza el ingreso mediante una tarea recurrente con un requisito de formulario más una regla de "tarea vencida" en el sistema automático (ver Receta arriba).

¿El libro de guardia también funciona sin internet? Sí. La aplicación registra las entradas sin conexión y las sincroniza automáticamente tan pronto como se restablece la conexión.

Permisos

:::info Berechtigung Para llenar el libro de guardia, tus empleados necesitan la autorización Llenar formularios (para informes: Crear informes), para evaluarlo necesitas Ver formularios o Ver mensajes. Las plantillas editan quién tiene permiso para crear/editar formularios. Póngase en contacto con su administrador si no tiene acceso. :::

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