Contrôle de présence
Avec le contrôle des présences, vous pouvez planifier des quarts de travail récurrents et contrôler automatiquement si vos employés sont présents à temps et au complet. Le système génère des équipes individuelles à partir de vos spécifications, enregistre les inscriptions et les désinscriptions et évalue automatiquement chaque équipe.
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:::info Voraussetzungen Pour créer et modifier des préréglages, vous avez besoin de Create Time Tracker ou Edit Time Tracker. Tout ce que vous devez faire pour évaluer est Afficher le suivi du temps. Si une fonctionnalité n'est pas disponible pour vous, contactez votre administrateur. :::
Voilà comment ça marche
- Créer un préréglage — Créez une configuration d'équipe : heures d'équipe, fenêtres de connexion/déconnexion, règles de répétition et exigences. → Créer et modifier
- Les équipes sont générées automatiquement — Le système crée des équipes individuelles pour les 5 prochains jours à partir de chaque spécification. Les entrées en double sont évitées.
- Les employés se connectent et se déconnectent — Via un bouton d'application, un QR kiosque, un code QR statique ou une balise NFC. Vous configurez les méthodes disponibles par objet. → Méthodes de connexion et de déconnexion. Chaque connexion et déconnexion est enregistrée avec un horodatage et une source (application, kiosque, manuel).
- L'évaluation est automatique — Une fois la fenêtre de déconnexion expirée, chaque équipe est évaluée : les exigences ont-elles été respectées ? → Note Réussi. Pas satisfait ? → Échec. Aucune exigence configurée ? → Toujours Réussi.
Flux de travail pour les gestionnaires immobiliers
Vous configurez le contrôle de présence pour un nouvel objet dans cet ordre :
| Étape | Que faites vous | Où |
|---|---|---|
| 1. Choisissez les méthodes | Déterminez comment les employés se connectent et se déconnectent (NFC, kiosque, QR, bouton d'application) | Objet → Suivi du temps → Paramètres de connexion → Méthodes de connexion et de déconnexion |
| 2. Préparez le matériel | Décrire les balises NFC ou configurer un appareil kiosque | App : lecteur NFC · Portail : gestion des kiosques |
| 3. Planifier les changements | Créez des spécifications — visuellement par glisser-déposer ou via un formulaire | Planificateur de contrôle des présences ou Créer et modifier |
| 4. Notifications | Configurer les canaux d'alarme par défaut | LIEN0 |
| 5. Évaluer | Vérifier le statut en direct et l'historique des équipes | Vue tableau · Vue complète · En direct |
:::tip Sicherheits-Branche Pour les services de sécurité, les balises NFC constituent la norme : inviolables, compatibles hors ligne et abordables. Détails : Méthodes de connexion et de déconnexion. :::
Modèle conceptuel : phase, statut, évaluation
Il existe trois dimensions indépendantes dans le contrôle des présences :
| dimension | Ce qu'elle décrit | Valeurs possibles |
|---|---|---|
| Phase | Où est le changement dans la chronologie ? | Planifié, fenêtre de connexion, équipe en cours, fenêtre de déconnexion, terminé |
| Statut | Que se passe-t-il actuellement dans le changement ? | Ouvert (aucune inscription), Actif (au moins une inscription), Terminé |
| Évaluation | Les exigences ont-elles été remplies ? (seulement une fois terminé) | Réussite, échec |
La Phase détermine la couleur dans la vue tableau. Le Statut indique l'état actuel. La Note est le résultat final : elle n'est attribuée qu'une fois que l'équipe a atteint la phase « Terminé ».
Cycle de vie des couches
Chaque couche passe par cinq phases :
| phase | Ce qui se produit | Actions possibles |
|---|---|---|
| Prévu | Le changement est dans le futur. | Modifier la valeur par défaut, supprimer l'équipe |
| Fenêtre de connexion | La fenêtre horaire avant le début du quart de travail est ouverte. | Connexion (application, kiosque, manuel) |
| changement en cours | Le changement a commencé. | Connectez-vous, déconnectez-vous |
| Fenêtre de déconnexion | Le temps de travail est terminé, la fenêtre de déconnexion est toujours ouverte. | Se déconnecter |
| Complété | Toutes les plages horaires sont fermées. La note est fixe. | Uniquement : correction manuelle, export |
Dans la vue détaillée, le cycle de vie est affiché sous forme de barre de progression : Connexion → Maj → Déconnexion.
Fenêtres de connexion et de déconnexion
Chaque spécification d'équipe définit deux fenêtres temporelles autour des horaires d'équipe :
- Fenêtre d'enregistrement – Période avant et après le début d'un quart de travail pendant laquelle l'inscription est considérée comme à temps.
- Fenêtre de déconnexion – Période avant et après la fin du quart de travail pendant laquelle la déconnexion est considérée comme ponctuelle.
Exemple : Equipe de 08h00 à 20h00, tolérance de connexion 10 minutes avant/5 minutes après, tolérance de déconnexion 10 minutes avant/5 minutes après.
| fenêtre de temps | Depuis | Jusqu'à |
|---|---|---|
| Fenêtre de connexion | 07h50 | 08h05 |
| Fenêtre de déconnexion | 19h50 | 20h05 |
:::tip Anmeldung jederzeit möglich Les fenêtres ne limitent pas le moment où un employé peut se connecter. L'inscription est possible à tout moment - même bien avant ou après la fenêtre d'inscription. Les guichets déterminent uniquement la note de ponctualité (trop tôt, à l'heure, trop tard). :::
Évaluation de la ponctualité
Pour chaque inscription et désinscription, le système calcule automatiquement un état de ponctualité et l'écart en minutes par rapport au temps de travail.
Inscription (enregistrement)
Le statut est mesuré au début d'équipe (pas à la fenêtre d'inscription) :
| Heure d'arrivée | statut | déviation | Explication |
|---|---|---|---|
| 07h30 | Trop tôt | -30 minutes | Avant le début du quart de travail (08h00) |
| 07h55 | Trop tôt | -5 minutes | Avant le début du quart de travail, mais dans la fenêtre d'inscription |
| 08h00 | À l'heure | 0 minutes | Dès le début du quart de travail |
| 08h03 | À l'heure | +3 minutes | Dans les limites de tolérance après le début du quart de travail |
| 08h10 | Trop tard | +10 minutes | Après la fenêtre de connexion |
Désinscription (check-out)
Le statut est mesuré à fin de quart de travail :
| Heure de déconnexion | statut | déviation | Explication |
|---|---|---|---|
| 19h40 | Trop tôt | -20 minutes | Avant la fenêtre de déconnexion |
| 19h55 | À l'heure | -5 minutes | Dans la fenêtre de déconnexion |
| 20h00 | À l'heure | 0 minutes | Juste à la fin du quart de travail |
| 20h10 | Trop tard | +10 minutes | Après la fenêtre de déconnexion |
Arrivées anticipées et évaluation des besoins
Un employé qui se connecte avant la fenêtre de connexion et continue de travailler jusqu'au début de la fenêtre sera compté comme présent pour l'évaluation des besoins. Cela signifie qu’il n’y a pas de fausses alarmes lorsque les travaux démarrent tôt.
Exemple : Poste à partir de 08h00, fenêtre d'inscription à partir de 07h50
- L'employé se connecte à 7h30 et travaille jusqu'à 20h00. → Les horaires de travail sont toujours en cours à 7h50 → compte comme présent pour la demande
- L'employé se connecte à 7h30 et part à 7h45 → Le temps de travail se termine avant 7h50 → ne compte pas comme présent
Propriétés 24h/24 et 7j/7 et changements d'équipe
Pour les propriétés avec du personnel continu (par exemple deux équipes de 12 heures), le système attribue automatiquement chaque inscription à l'équipe la plus proche.
Exemple : Equipe du matin de 6h00 à 18h00, équipe de nuit de 18h00 à 18h00. - 6h00
- L'employé arrive à 05h30 → est affecté à l'équipe matinale (06h00), et non à l'équipe de nuit qui expire.
- L'employé arrive à 17h30. → est affecté au quart de nuit (18h00).
Cela signifie que les quarts de travail peuvent changer de manière transparente, même si les employés arrivent plus tôt.
Quand un changement est-il considéré comme « réussi » ou « échoué » ?
La note dépend uniquement des exigences configurées :
| situation | Évaluation | Raison |
|---|---|---|
| Aucune exigence configurée | Réussi | Sans exigences, chaque quart de travail est automatiquement réussi |
| Nombre minimum d'inscriptions atteint | Réussi | Exigence satisfaite |
| Nombre minimum d'inscriptions non atteint | Échoué | Trop peu d'inscriptions |
| L'employé se connecte avant la fenêtre de connexion et continue de travailler | L'inscription est comptée | Le statut de ponctualité « Trop tôt » est considéré comme présent si les heures de travail sont encore en cours au début de la fenêtre. |
| L'employé se connecte après la fenêtre de connexion | L'inscription est comptée | Le statut de ponctualité « En retard » est pris en compte dans la demande tant que l'équipe n'est pas encore terminée |
| Inscription manuelle par les supérieurs | L'inscription est comptée | Marqué comme « manuel » dans le journal |
| Déconnexion automatique (règle active) | La désinscription est comptée | Compte comme une déconnexion régulière |
| Vacances avec réglage « Suspendre » | Le calque n'est pas généré | Aucune entrée dans le journal |
| Vacances avec réglage « Ignorer » | La couche est générée normalement | Révisez comme n’importe quel autre jour |
Alerte en cas d'écart
LiteLog détecte automatiquement lorsqu'un quart de travail ne se déroule pas comme prévu et informe les personnes appropriées.
Vous configurez les destinataires, les canaux et les niveaux d'escalade pour chaque objet sous Paramètres → Notifications. Les canaux de notification du préréglage (push, e-mail, SMS, appel) déterminent quels canaux sont actifs pour ce préréglage.
Détails : Notifications
Processus typiques
Configurer un quart de travail récurrent
- Accédez à l'objet → Suivi du temps → Créer un préréglage
- Attribuez un nom (par exemple « Night Shift Building A »)
- Définir l'heure de début/fin et la fenêtre de connexion/déconnexion
- Sélectionnez Hebdomadaire et les jours souhaités
- Configurer les exigences (par exemple, minimum 2 connexions)
- Sélectionnez les canaux de notification
- Vérifiez l'aperçu du calendrier - vous y verrez les 5 prochaines équipes générées
- Sauvegarder
Analyser le quart de travail échoué
- Ouvrez le Vue tableau et filtrez Échec.
- Cliquez sur le calque concerné → Vue complète
- Vérifiez la barre de progression : Dans quelle phase l'enregistrement a-t-il disparu ?
- Accédez à l'onglet Journal pour la liste chronologique des événements
- Si nécessaire : inscrire les salariés manuellement (avec justification)
Identifiez rapidement les problèmes d'aujourd'hui
- Ouvrez le Vue tableau
- Filtrer par Aujourd'hui et l'onglet Échec ou En cours
- L'aperçu du tableau de bord montre le nombre total par avis
- Cliquez sur les couches critiques pour plus de détails
Sous-pages
| Page | Description |
|---|---|
| LIEN0 | NFC, kiosque, QR, bouton d'application — comparaison, recommandation du secteur, configuration |
| LIEN0 | Planification visuelle avec glisser-déposer sur tous les objets |
| LIEN0 | Créer et configurer des spécifications - horaires de travail, fenêtres, répétition, exigences |
| LIEN0 | Toutes les couches en un coup d'œil avec filtres, onglets d'état et exportation CSV |
| LIEN0 | Equipe unique avec barre de progression, liste des employés et journal des événements |
| LIEN0 | Canaux, modèles, numéros de téléphone et e-mail pour les alertes de quart de travail |
Autorisations
| action | Autorisation |
|---|---|
| Afficher et évaluer les couches | Afficher le suivi du temps |
| Créez un cahier des charges, inscrivez les employés manuellement | Créer un suivi du temps |
| Modifier les spécifications, déconnecter les employés manuellement | Modifier le suivi du temps |
| Exporter les données au format CSV | Suivi du temps d'exportation |
Pages connexes
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