Zeiterfassung per Telegram & WhatsApp
Mitarbeiter ohne LiteLog-App melden sich direkt im Messenger zur Schicht an und ab — der Telegram-Bot ist in allen Paketen inklusive, der WhatsApp-Bot als Add-on buchbar (15 € pro Monat und Firma). Die Verarbeitung folgt festen Regeln, ohne KI: keine Chat-Inhalte gehen an ein Sprachmodell.
Mitarbeiter verbinden
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Profil (Stammdaten → Mitarbeiter) — Abschnitt „Per Telegram/WhatsApp verbinden".
- Wählen Sie den Kanal (Telegram oder WhatsApp). Der Mitarbeiter scannt den QR-Code mit dem Handy — alternativ teilen Sie den Link oder senden ihn per SMS (kostenpflichtig, SMS-Paket erforderlich).
- In Telegram tippt der Mitarbeiter auf Start, in WhatsApp sendet er die vorbereitete Nachricht „Verbinden: …". Der Bot bestätigt: „Verbunden als … (Firma)".
Der Verbindungslink ist zeitlich begrenzt gültig und nur einmal verwendbar. Eine erneute Verbindung überschreibt die alte. Es sind nur Mitarbeiter verbunden, die Sie aktiv einladen.
An- und Abmelden — drei Wege
Eine einzige Aktion genügt: LiteLog erkennt automatisch, ob eine Schicht gestartet oder beendet wird.
| Weg | So geht's |
|---|---|
| Standort senden | 📎 → Standort. LiteLog ordnet die Buchung per Geofence automatisch dem richtigen Objekt zu. |
| QR-Foto | Den Anwesenheits-QR am Objekt fotografieren und als Foto senden. |
| Kurzbefehl | „Melde mich an", „Feierabend" oder „anmelden bei ⟨Objektname⟩" schreiben. |
Passt der Standort zu mehreren Objekten (oder zu keinem), fragt der Bot nach — die Antwort erfolgt per Antipp-Auswahl oder durch Eingabe des Objektnamens. Doppelte Sendungen innerhalb einer Minute werden ignoriert (kein versehentliches Sofort-Abmelden).
Rundgang-Kontrollpunkte erfassen
Fotografiert der Mitarbeiter den QR-Code eines Kontrollpunkts, wird der Scan als Rundgang-Kontrollpunkt gebucht — genau wie ein Scan in der App.
So erscheinen die Buchungen im Portal
- Zeitbuchungen stehen in der Anwesenheit des Objekts — mit Herkunft „Chatbot".
- Die Geofence-Prüfung kennzeichnet Buchungen außerhalb des Objektbereichs.
- Kontrollpunkt-Scans erscheinen im Rundgang-Modul.
Steuerung durch den Administrator
Unter Einstellungen → Integrationen steuern Sie dreistufig, was die Bots dürfen (siehe Integrationen):
- Kanal ein/aus — Telegram und WhatsApp getrennt. Deaktiviert erhalten Mitarbeiter im Chat einen Hinweis, es wird nichts gebucht.
- Erlaubte Aktionen — Zeiterfassung und Rundgang-Kontrollpunkte einzeln.
- Anmeldearten — Standort, QR-Foto und Kurzbefehl jeweils separat. Eine deaktivierte Anmeldeart beantwortet der Bot mit einem Hinweis.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Kein Dauer-Tracking: Der Standort wird ausschließlich übertragen, wenn der Mitarbeiter ihn aktiv sendet.
- Sprachunabhängig: Standort und QR-Foto kommen ganz ohne Text aus — ideal für mehrsprachige Teams.
- Foto nicht erkannt? Den QR frontal und formatfüllend fotografieren und als Foto (nicht als Datei) senden — oder einfach den Standort teilen.
- Der WhatsApp-Bot erfordert das gebuchte Add-on „WhatsApp-Kanal"; ohne Add-on antwortet der Bot mit einem Hinweis. :::