Instructions pour les gestionnaires immobiliers

Ces instructions expliquent étape par étape comment configurer LiteLog sur un objet de nettoyage : joindre un code QR pour la saisie des temps, créer des tournées avec des tâches et configurer des règles de saisie des temps.

1. Ce dont vous avez besoin

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir les éléments suivants :

• Smartphone (Android ou iOS) avec l'application LiteLog
• Accès LiteLog avec le rôle "Chef de projet" ou supérieur
• Code QR imprimé pour l'enregistrement du temps (généré dans le portail)
• Facultatif : balises NFC et/ou codes QR pour les points de contrôle (si des visites sont souhaitées)

2. Créer un objet

Si l'objet n'existe pas encore dans le portail, créez-le :

1. Dans le portail, sous Objets, cliquez sur Nouvel objet.
2. Trouvez votre position à l'aide de la recherche sur carte : le nom et l'adresse seront automatiquement renseignés.
3. Définir la propriété : tracez les limites de la propriété sur la carte (sélectionnez une zone légèrement plus grande afin que les enregistrements soient reconnus dans l'ensemble de la propriété)
4. Facultatif : marquez les points importants, par ex. Par ex. local matériel, entrée principale ou parking

Détails : Gérer les objets

3. Appareils

Les téléphones portables d'entreprise et les smartphones privés peuvent être utilisés. Si vous acceptez les appareils personnels, l'affichage de la localisation en direct sur le portail devra peut-être être désactivé.

Téléphone portable de l'entreprise à la propriété

Si un téléphone portable d'entreprise reste attaché en permanence à l'objet, vous pouvez le définir comme téléphone portable objet dans le portail sous Paramètres → Appareils. Tous les employés qui se connectent via cet appareil n'ont automatiquement accès qu'à cet objet unique. Cela évite les fausses inscriptions et facilite l’utilisation.

Téléphones portables personnels

Sur les appareils privés, les collaborateurs se connectent avec leur propre smartphone et sélectionnent eux-mêmes l'objet. Assurez-vous que le partage de position répond à vos besoins en matière de confidentialité.

:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Sur Android, les tags NFC sont automatiquement reconnus en arrière-plan : placez simplement votre smartphone devant le tag. Avec iOS, le scanner NFC doit d'abord être ouvert : faites glisser votre doigt de droite à gauche. La caméra à code QR s'ouvre en faisant glisser votre doigt de gauche à droite. :::

Détails : Gérer les appareils

4. Joignez le code QR pour l'enregistrement du temps

Le code QR pour l'enregistrement des temps est la fonction centrale : le personnel de nettoyage le scanne à l'arrivée et au départ.

1. Téléchargez le code QR depuis le portail sous les paramètres de l'objet
2. Imprimez et attachez à l'entrée de l'objet ou à un point fixe du bâtiment
3. Plastifier ou mettre dans une pochette pour protéger le code de l'usure

:::tip Platzierung Le code QR doit être affiché là où les nettoyeurs entrent dans la propriété - par ex. B. à l'entrée principale, dans le local matériel ou au local des produits de nettoyage. S'il y a plusieurs entrées, le même code QR peut être imprimé plusieurs fois. :::

:::tip Zeiterfassung und Rundgänge trennen Le code QR pour le suivi du temps et les points de contrôle des visites sont des fonctions distinctes. Le code QR d'enregistrement du temps n'est utilisé que pour l'enregistrement/le départ, pas pour le contrôle des visites. :::

Détails : Paramètres de suivi du temps et d'enregistrement

5. Documents de propriété

Dans le portail, vous pouvez Télécharger des documents vers l'objet sous les paramètres de l'objet - par ex. B. PDF ou images. Les collaborateurs voient ces documents directement dans l’application. Les contenus typiques sont des plans de nettoyage, des instructions de travail, des protocoles clés ou des listes de contacts.

Détails : Documents d'objet

6. Organiser des visites (facultatif)

Pour les objets plus grands ou les cages d'escalier, vous pouvez mettre en place des visites avec des points de contrôle. Cela garantit que les nettoyeurs ont effectivement vérifié toutes les zones.

Créer un point de contrôle

1. Connectez-vous à l'application LiteLog
2. Sélectionner un objet (s'il n'est pas déjà sélectionné)
3. Accédez au dernier onglet à droite
4. Faites défiler la liste et appuyez sur Gérer les points de contrôle
5. Appuyez sur Nouveau point de contrôle
6. Sélectionnez le type : Point de contrôle à pied
7. Saisissez le nom (par exemple « Escalier 3ème étage », « Parking souterrain niveau 2 »)
8. Tenez le tag NFC sur votre smartphone - le tag est attribué au point de contrôle
9. Alternativement : générer et imprimer le code QR dans le portail

Tâches aux points de contrôle

À chaque point de contrôle, vous pouvez attacher des tâches que l'employé doit effectuer sur place, par ex. Par ex. « essuyez les escaliers », « videz la poubelle » ou « vérifiez les fenêtres ». La tâche apparaîtra lors de l'analyse du point de contrôle et devra être confirmée.

Visites et modèles gratuits

• Marches gratuites : Une fois les points de contrôle reliés, les employés peuvent immédiatement commencer une marche gratuite, dans n'importe quel ordre.
• Modèles de visite : Précisez dans le portail quels points de contrôle doivent être scannés, quand, à quelle fréquence et dans quel ordre

Détails : Créer une visite, Gérer les points de contrôle

7. Configurer les règles de suivi du temps

Les règles sont définies par objet ou globalement :

• Pauses automatiques : Après une certaine période de travail, une pause est automatiquement déduite
• Logique d'équipe : Définissez les horaires d'équipe, l'affectation se fait automatiquement
• Durées minimale et maximale : Définies par utilisation ou par jour

Détails : Paramètres de suivi du temps et d'enregistrement

8. Évaluer la participation (facultatif)

Si un contrôle des présences est mis en place, vous pouvez vérifier sur le portail si votre personnel de nettoyage est arrivé à temps et au complet dans la propriété. Dans le journal des équipes, vous pouvez voir un aperçu de toutes les équipes - filtrez les équipes échouées pour identifier rapidement les écarts.

Détails : Journal de quart de travail, Contrôle de présence

Checklist : Objet prêt à l’emploi ?

• Objet créé dans le portail et propriété définie
• Code QR pour la saisie des temps imprimé et attaché à l'objet
• Premier check-in/check-out testé
• Règles de saisie des temps configurées (pauses, équipes)
• Facultatif : création de points de contrôle avec des tâches et test de la visite
• Instructions pour les nettoyeurs imprimé et disponible

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