Mobilier
Ces instructions s'adressent à la direction, aux répartiteurs et aux administrateurs qui configurent LiteLog pour leur entreprise de nettoyage.
1. Créez un compte et commencez immédiatement
Inscrivez-vous sur portail.litelog.de/signup. Il n'y a aucun frais d'installation : vous pouvez commencer immédiatement avec un essai gratuit de 14 jours et utiliser toutes les fonctions sans restrictions.
Dans l'assistant d'intégration, sélectionnez « Nettoyage et gestion des installations » comme secteur d'activité et créez directement votre premier client et votre premier objet.
Détails : inscription, Intégration
2. Créer un client
Créez vos clients en tant que clients - de cette façon, les objets, les rapports et les reçus peuvent être attribués automatiquement. En option, vous pouvez également configurer le propre accès client de vos clients, qu'ils peuvent utiliser pour consulter eux-mêmes les rapports et les preuves de performance.
Détails : Gérer les clients, Accès client
3. Créer un objet
Chaque objet de nettoyage - immeuble de bureaux, école, clinique ou installation industrielle - est cartographié comme un emplacement distinct dans LiteLog. Les temps, présences et rapports sont enregistrés séparément pour chaque objet.
Détails : Gérer les objets
4. Créez des employés et attribuez l'accès
Créez vos nettoyeurs, contremaîtres et gestionnaires d’installations en tant qu’employés. Tout ce que vous devez créer est Nom : une adresse e-mail est facultative.
Plusieurs employés à la fois ? Importez votre liste d'employés via un fichier CSV au lieu de créer chacune d'elles individuellement.
Détails : Gérer les comptes, Importation CSV, Rôles et droits
Options d'inscription
Les collaborateurs peuvent se connecter de différentes manières :
| Accéder | méthode |
|---|---|
| Portail Web | Nom d'utilisateur et mot de passe |
| Application mobile | QR code, nom d'utilisateur + mot de passe ou puce NFC |
La connexion via QR code est particulièrement pratique dans le domaine du nettoyage : vos collaborateurs n'ont pas besoin de se souvenir d'un mot de passe et vous évitez les demandes de « mot de passe oublié ».
5. Téléchargez l'application
Vos collaborateurs installent l'application LiteLog depuis l'App Store (iOS) ou Google Play Store (Android).
Partagez le Instructions pour les nettoyeurs avec vos employés : il explique la configuration de l'application, la numérisation du code QR et le suivi du temps dans un langage simple.
Détails : Application mobile
6. Appareils
Les téléphones portables d'entreprise et les smartphones privés peuvent être utilisés. Pour les appareils privés, veuillez noter que l'affichage de la localisation en direct dans le portail devra peut-être être désactivé.
Téléphone portable de l'entreprise à la propriété
Si un téléphone portable d'entreprise reste attaché en permanence à l'objet, vous pouvez le définir comme téléphone portable objet dans le portail sous Paramètres → Appareils. Cela signifie que tous les employés qui se connectent via cet appareil n'ont automatiquement accès qu'à cet objet unique. Cela évite les fausses inscriptions et facilite l’utilisation par les collaborateurs.
Téléphones portables personnels
Sur les appareils privés, les collaborateurs se connectent avec leur propre smartphone et sélectionnent eux-mêmes l'objet. Assurez-vous que le partage de position dans les paramètres de la propriété répond à vos besoins en matière de confidentialité. La déconnexion automatique doit être désactivée pour les appareils privés.
Pour les téléphones portables objets, la déconnexion automatique doit être activée : cela garantit que chaque employé se connecte avec son propre compte. Pour les téléphones portables privés, il doit être désactivé car l'employé reste connecté en permanence.
Sur Android, les tags NFC sont automatiquement reconnus en arrière-plan : placez simplement votre smartphone devant le tag. Avec iOS, le scanner NFC doit d'abord être ouvert : faites glisser votre doigt de droite à gauche. La caméra à code QR s'ouvre en faisant glisser votre doigt de gauche à droite.
Détails : Gérer les appareils
7. Créez et attachez un code QR pour l'enregistrement du temps
L'enregistrement du temps via le code QR est la fonction principale de LiteLog dans le nettoyage. Chaque objet reçoit automatiquement un code QR, disponible dans les paramètres de l'objet.
Comment appliquer le code QR :
- Téléchargez le code QR depuis le portail et imprimez-le
- Se fixe à l'entrée de la propriété ou à un point fixe du bâtiment (ex : local matériel, local produits de nettoyage)
- Plastifier ou placer dans une pochette pour protéger le code des intempéries et de l'usure
Le code QR doit être affiché là où les nettoyeurs entrent dans la propriété – un emplacement fixe garantit des enregistrements cohérents. S'il y a plusieurs entrées, le même code QR peut être imprimé plusieurs fois.
Détails : Paramètres de suivi du temps et d'enregistrement
8. Configurer les règles de suivi du temps
Les règles sont définies par objet ou globalement pour l'ensemble de l'organisation :
- Pauses automatiques : Après une certaine période de travail, une pause est automatiquement déduite (par exemple 30 minutes après 6 heures)
- Logique d'équipe : Définissez les horaires d'équipe (par exemple, équipe matinale de 6h00 à 14h00), l'affectation se fait automatiquement
- Durées minimales et maximales : Fixées par opération ou par jour, les écarts sont automatiquement marqués
Détails : Paramètres de suivi du temps et d'enregistrement
9. Configurer le contrôle des présences (facultatif)
En plus de l'enregistrement du temps, vous pouvez vérifier automatiquement si votre personnel de nettoyage arrive à l'heure à la propriété. Créez un par défaut par objet avec des heures de fonctionnement (par exemple du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h00), des exigences (par exemple "au moins 2 connexions") et des canaux de notification. Si personne ne s'est enregistré à 8h30, vous en serez automatiquement informé.
Le système note automatiquement chaque équipe comme Réussite ou Échec.
Détails : Contrôle de présence, Créer une valeur par défaut
10. Documents de propriété
Dans le portail, vous pouvez Télécharger des documents vers l'objet sous les paramètres de l'objet - par ex. B. PDF ou images. Les collaborateurs voient ces documents directement dans l’application. Les contenus typiques sont des plans de nettoyage, des instructions de travail, des protocoles clés ou des listes de contacts.
Détails : Documents d'objet
11. Organiser des visites (facultatif)
Pour les objets plus grands ou les cages d'escalier, vous pouvez mettre en place des visites avec des points de contrôle. Cela garantit que les nettoyeurs ont effectivement vérifié toutes les zones.
Points de contrôle avec tâches
À chaque point de contrôle, vous pouvez attacher des tâches que l'employé doit effectuer sur place, par ex. Par ex. « essuyez les escaliers », « videz la poubelle » ou « vérifiez les fenêtres ». La tâche apparaîtra lors de l'analyse du point de contrôle et devra être confirmée.
Codes QR et balises NFC
Les points de contrôle sont liés à des codes QR ou des tags NFC. Vous créez des codes QR dans le portail, les tags NFC sont liés via l'application.
La technologie NFC fonctionne bien moins bien sur les surfaces métalliques. Utilisez des étiquettes spéciales sur métal ou fixez les étiquettes sur des surfaces non métalliques.
Visites et modèles gratuits
- Promenades gratuites : Les employés scannent les points de contrôle dans n'importe quel ordre
- Modèles de visite : Précisez dans le portail quels points de contrôle doivent être scannés, quand, à quelle fréquence et dans quel ordre
Détails : Créer une visite, Gérer les points de contrôle
12. Rapports
Les employés peuvent documenter les anomalies directement sur place à l'aide de l'application - avec des photos, une localisation GPS et l'attribution de points de contrôle. Les personnes responsables sont automatiquement informées. Fonctionne également hors ligne.
Détails : Messages
13. Évaluer les données
Vous pouvez évaluer les temps enregistrés, les messages et les visites de différentes manières :
- Application mobile – Affichez l'historique de déploiement et les rapports directement sur votre smartphone
- Portail Web — Filtrez et évaluez toutes les données de manière centralisée sous « Données et rapports ».
- Télécharger — Téléchargez les évaluations au format PDF ou CSV
- Envoi automatique — Envoyez périodiquement des rapports aux clients par e-mail
- Accès client - Configurez votre propre connexion pour les clients, qu'ils peuvent utiliser pour consulter eux-mêmes les rapports et les preuves de performances.
Détails : Données et rapports, Expédition automatique, Accès client
Liste de contrôle : Installation terminée ?
- Compte créé et phase de test démarrée
- Clients (clients) créés
- Objets créés et attribués aux clients
- Salariés créés (individuellement ou via import CSV)
- Application installée et connexion testée
- Code QR pour la saisie des temps imprimé et attaché à l'objet
- Règles de saisie des temps (pauses, équipes, temps minimum) configurées
- Test : un employé s'enregistre et sort de la propriété à l'aide de l'application
- Facultatif : mise en place de points de contrôle et de visites
Transmettre
- Imprimez le Instructions pour les gestionnaires immobiliers pour vos gestionnaires de site
- Transmettez le Instructions pour les nettoyeurs à vos collaborateurs
Pages connexes
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