Mobilier
Ce guide s'adresse aux directeurs généraux, responsables informatiques et responsables des opérations qui mettent en place LiteLog pour leur hôtel.
1. Créez un compte et commencez immédiatement
Inscrivez-vous sur portail.litelog.de/signup. Il n'y a aucun frais d'installation : vous pouvez commencer immédiatement avec un essai gratuit de 14 jours et utiliser toutes les fonctions sans restrictions.
Dans l'assistant d'intégration, sélectionnez « Hôtellerie et hôtellerie » comme secteur d'activité et créez immédiatement votre premier hôtel.
Détails : inscription, Intégration
2. Créer un hôtel comme emplacement
Chaque hôtel est créé en tant qu'objet distinct dans LiteLog. Toutes les tâches, messages, visites et horaires sont attribués à cet emplacement.
Détails : Gérer les objets
3. Définir les zones
Des espaces peuvent être créés au sein de l’hôtel pour structurer les tâches et responsabilités :
- Étages : 1er étage, 2e étage, 3e étage — pour les tâches d'entretien ménager
- Espaces fonctionnels : Réception, restaurant, bien-être, conférence
- Domaines techniques : Technique du bâtiment, aménagements extérieurs, parking souterrain
Les zones aident à attribuer des tâches et à filtrer les évaluations.
4. Créez des employés et attribuez l'accès
Créez vos employés. Tout ce que vous devez créer est Nom : une adresse e-mail est facultative.
Plusieurs employés à la fois ? Importez votre liste d'employés via un fichier CSV au lieu de créer chacune d'elles individuellement.
Détails : Gérer les comptes, Rôles et droits
Rôles typiques dans les opérations hôtelières
| rôle | Autorisations |
|---|---|
| Directeur général | Accès complet : toutes les zones, rapports, configuration |
| Responsable des opérations | Tâches, messages, aperçu de l'entretien ménager, rapports |
| Gestionnaire de l'entretien ménager | Planification des salles, affectation des tâches, enregistrement des défauts |
| Personnel de chambre | Traitez vos propres tâches, signalez l'état, enregistrez les défauts |
| Technologie / Ingénierie | Traiter les tickets, les visites, la documentation de maintenance |
| Réception | Signaler les défauts, afficher l'état de l'entretien |
Options d'inscription
| Accéder | méthode |
|---|---|
| Portail Web | Nom d'utilisateur et mot de passe |
| Application mobile | QR code, nom d'utilisateur + mot de passe ou puce NFC |
:::tip QR-Code bevorzugen La connexion à l'aide d'un code QR est particulièrement pratique dans le secteur hôtelier : les employés n'ont pas besoin de se souvenir d'un mot de passe et peuvent commencer immédiatement. :::
5. Téléchargez l'application
Vos collaborateurs installent l'application LiteLog depuis l'App Store (iOS) ou Google Play Store (Android).
Transmettez les instructions adaptées à vos collaborateurs :
- LIEN0
- LIEN0
Détails : Application mobile
6. Appareils
Les téléphones portables d'entreprise et les smartphones privés peuvent être utilisés. Pour les appareils privés, veuillez noter que l'affichage de la localisation en direct dans le portail devra peut-être être désactivé.
Téléphone portable de l'entreprise sur place
Si un téléphone portable d'entreprise reste en permanence à l'hôtel (par exemple pour le ménage ou le service de nuit), vous pouvez le définir comme téléphone portable objet dans le portail sous Paramètres → Appareils. Cela signifie que tous les employés qui se connectent via cet appareil n'ont automatiquement accès qu'à cet hôtel.
Téléphones portables personnels
Pour les appareils privés, les collaborateurs se connectent avec leur propre smartphone. La déconnexion automatique doit être désactivée pour les appareils privés.
:::tip Automatisches Ausloggen Pour les téléphones portables objets, la déconnexion automatique doit être activée : cela garantit que chaque employé se connecte avec son propre compte. Pour les téléphones portables privés, il doit être désactivé. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Sur Android, les tags NFC sont automatiquement reconnus en arrière-plan : placez simplement votre smartphone devant le tag. Avec iOS, le scanner NFC doit d'abord être ouvert : faites glisser votre doigt de droite à gauche. La caméra à code QR s'ouvre en faisant glisser votre doigt de gauche à droite. :::
Détails : Gérer les appareils
7. Créez des points de contrôle et organisez des visites
Les promenades constituent la fonction principale de LiteLog dans les opérations hôtelières : pour les rondes d'inspection de nuit, les visites de sécurité et les inspections techniques.
Créer des points de contrôle
Des points de contrôle sont installés à des endroits pertinents pour la sécurité et sur le plan opérationnel :
- Locaux techniques (chauffage, climatisation, salle serveurs)
- Sorties de secours et voies d'évacuation
- Espaces extérieurs (parking, jardins)
- Parking souterrain et caves
- Espace bien-être et piscine
Chaque point de contrôle est lié à un tag NFC ou un code QR.
Codes QR et balises NFC
Vous créez des codes QR pour les points de contrôle dans le Portail. Les balises NFC sont liées via l'App.
:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben La technologie NFC fonctionne bien moins bien sur les surfaces métalliques. Utilisez des étiquettes spéciales sur métal ou fixez les étiquettes sur des surfaces non métalliques. :::
Définir des circuits
- Créez un nouvel itinéraire dans le portail sous Tours
- Attribuer des points de contrôle
- Déterminer l'ordre (facultatif : ordre fixe ou séquence libre)
- Configurer le calendrier - par ex. B. Visites de nuit toutes les 2 heures
Détails : Créer une visite, Gérer les points de contrôle, Visites de la propriété
8. Configurer les types de tâches et les listes de contrôle
Définissez des types de tâches et des modèles pour les processus récurrents :
Types de tâches
- Ménage : Ménage des chambres, nettoyage de base, changement des draps
- Technologie : Réparation, maintenance, tests
- Opérations : Remise, tâche spéciale, préparation d'événement
Listes de contrôle
Les listes de contrôle peuvent être stockées sous forme de modèles pour les types de tâches - par ex. Par exemple :
- Ménage : salle de bain, lit, sol, minibar, fenêtre
- Nettoyage de base : Tous les points standards plus nettoyage en profondeur, rideaux, matelas
- Contrôle technique : détecteurs de fumée, éclairage de secours, portes coupe-feu
Détails : Tâches
9. Messages (facultatif)
Les employés peuvent documenter les défauts et anomalies directement sur place via l'application - avec photos, description et priorité. Les rapports sont automatiquement transmis sous forme de tickets au service responsable.
Détails : Messages
10. Configurer le suivi du temps (facultatif)
En plus des tournées et des tâches, LiteLog peut également enregistrer en option les temps de travail de vos employés.
Enregistrement du temps via code QR
Vous pouvez télécharger et imprimer le code QR pour l'enregistrement du temps dans le portail sous les paramètres de l'objet - par ex. B. pour l'entrée du personnel.
Inscription au kiosque
Une tablette placée à l'entrée du personnel sert d'horloge numérique : les employés scannent leur code QR personnel pour se connecter et se déconnecter.
:::tip Rundgänge und Zeiterfassung trennen Les points de contrôle pour les visites et le code QR pour l'enregistrement du temps sont des fonctions distinctes. Le code QR d'enregistrement du temps n'est utilisé que pour l'enregistrement/le départ des équipes, pas pour le contrôle des visites. :::
Détails : Paramètres de suivi du temps et d'enregistrement, Inscription au kiosque
Configurer le contrôle des présences (facultatif)
En plus du suivi du temps, vous pouvez vérifier automatiquement si vos employés arrivent à l'heure pour leur quart de travail. Créez un par défaut par type d'équipe (par exemple, équipe de nuit, équipe de ménage du matin) avec des exigences et des canaux de notification. Le système note automatiquement chaque équipe comme Réussite ou Échec et vous alerte de tout écart – par push, e-mail, SMS ou appel automatisé.
Détails : Contrôle de présence, Créer une valeur par défaut
11. Notifications et escalade
LiteLog peut automatiquement avertir quand :
| Événement | Destinataire (exemple) |
|---|---|
| Nouveau défaut détecté | Gestion technique |
| Tâche en retard | Responsable des opérations |
| Tour non effectué | Directeur général |
| Message critique | GM + Opérations |
Les notifications sont envoyées par notification push ou par e-mail.
Détails : Notifications
Liste de contrôle : Installation terminée ?
- Compte créé et phase de test démarrée
- Hôtel créé comme lieu
- Zones définies (étages, zones fonctionnelles)
- Employés créés et rôles attribués
- Application installée et connexion testée
- Points de contrôle créés et balises NFC / codes QR attachés
- Tours définis et premier tour effectué
- Types de tâches et listes de contrôle créées
- Notifications configurées
Transmettre
- Transmettez le Consignes d'entretien ménager à votre ligne d'entretien ménager
- Transmettez le Instructions pour la technologie à votre service d'ingénierie
Pages connexes
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