Prestataire éducatif et administration multi-sites
Ce guide est destiné aux organisations ayant plusieurs sites, par ex. Par ex. établissements d'enseignement dotés de succursales, chaînes d'académies ou universités comportant plusieurs campus.
Quand ai-je besoin de plusieurs sites ?
| situation | Multi-sites requis ? |
|---|---|
| Un bâtiment scolaire, un campus | Non – un seul emplacement (objet) suffit |
| Une université, plusieurs bâtiments sur un campus | Non : un emplacement avec plusieurs plans de pièce (pièces) |
| Prestataires d'enseignement ayant des succursales dans différentes villes | Oui |
| Chaîne d'académies avec établissements indépendants | Oui |
Cartographier des emplacements en tant qu'objets
Chaque emplacement physique (succursale, campus, bâtiment scolaire) est créé en tant qu'objet distinct. Cela permet :
- Administration Plan de la chambre séparée — Chaque emplacement possède ses propres pièces et plans d'étage.
- Planification de cours indépendante — Les cours sont configurés par emplacement
- Évaluations liées à l'emplacement — Des rapports peuvent être créés par objet
- Paramètres indépendants — Vacances, fenêtre de connexion et règles par emplacement
Navigation : Objets → Créer un nouvel objet
:::tip Namenskonvention Utilisez une convention de dénomination cohérente pour vos objets - par ex. B. « Académie de Berlin », « Académie de Munich », « Académie de Hambourg ». Cela facilite le filtrage et l’évaluation. :::
Structure organisationnelle et hiérarchie
Avec le système hiérarchique de LiteLog vous pouvez structurer votre organisation :
Définir les rôles
Navigation : Paramètres → Hiérarchie et rôles
Rôles typiques des prestataires de services éducatifs :
| rôle | Autorisations typiques | Exemple |
|---|---|---|
| Gestion | Tous lieux, toutes fonctions | Directeur général, gestion de l'académie |
| Gestion du site | Propre lieu : administration, évaluations, cours | Directeur d'agence, Responsable de campus |
| Administration | Propre emplacement : créer des cours, vérifier la présence | Secrétariat, commis |
| Professeur | Propre emplacement : vérifier la présence, exporter | Enseignants, formateurs |
| Participant | Juste ta propre présence | Étudiants, participants aux cours |
Attribuer des autorisations
LiteLog utilise un système d'accès basé sur les rôles (RBAC). Chaque utilisateur reçoit exactement un rôle. Le rôle définit :
- Quelles fonctions l'utilisateur est autorisé à utiliser
- À quels objets (emplacements) l'utilisateur a accès
- Si l'utilisateur est autorisé à afficher, modifier ou exporter des données
:::info Prinzip der minimalen Rechte Attribuez uniquement les autorisations nécessaires à la tâche concernée. Un enseignant n’a généralement pas besoin d’accéder aux données de facturation ou à l’administration d’autres sites. :::
Gérer les personnes et les participants
Navigation : Personnes
Vous gérez tous les utilisateurs de votre organisation dans la liste des personnes :
- Créer un utilisateur — Individuellement ou via un lien d'invitation
- Attribuer un rôle — Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle
- Attribuer un emplacement : les utilisateurs peuvent être attribués à un ou plusieurs emplacements.
Processus d'invitation pour de nouveaux emplacements
Si vous ouvrez un nouvel emplacement :
- Créer un objet pour l'emplacement
- Créez un gestionnaire de site en tant qu'utilisateur et attribuez le rôle approprié
- Inviter les enseignants et le personnel administratif
- Ajouter des étudiants via un lien d'invitation ou par e-mail
Évaluations intersites
En tant que direction ou administration centrale, vous avez accès à tous les sites et pouvez créer des évaluations complètes.
Liste de présence (en direct)
Navigation : Liste de présence (en direct)
Filtrez par emplacement individuel ou voyez tous les emplacements à la fois. Cela signifie que vous pouvez voir en un coup d’œil à quoi ressemble l’utilisation à chaque emplacement.
Journal de quart de travail
Navigation : Journal des équipes
Le journal des équipes affiche toutes les instances de cours de tous les emplacements. Filtrer par :
- Objet — Emplacement unique
- Période — jour, semaine, mois ou individuel
- Statut – Réussi, sous-performé, en attente
Données et rapports
Navigation : Données et rapports
Exporter des rapports pour :
- Emplacements individuels — Pour la facturation basée sur l'emplacement
- Tous les emplacements — Pour des évaluations centrales et des aperçus généraux
- Périodes spécifiques — Facturé mensuellement ou trimestriellement
Bases de facturation pour les porteurs de coûts
Les prestataires de formation doivent souvent fournir une preuve de fréquentation aux payeurs (agences pour l'emploi, agences pour l'emploi, ministères). LiteLog fournit :
- Documentation complète — Chaque enregistrement est enregistré avec un horodatage et une personne
- Données à l'épreuve des audits — ne peuvent pas être manipulées ultérieurement
- Rapports exportables — Au format PDF ou pour un traitement ultérieur
- Répartition basée sur l'emplacement — Preuves distinctes par succursale
Flux de travail de facturation typique
- Mensuel : Données et rapports → Période "Mois dernier" → Sélectionner un objet → Exporter
- Examen : Comparez les données de présence avec le calendrier des cours
- Preuve : Soumettre le rapport exporté au payeur
Mise à l'échelle : ajouter plus d'emplacements
L'ajout d'emplacements supplémentaires suit toujours le même modèle :
- Créer un nouvel objet
- Créer des plans de pièce pour les pièces
- Créer des cours
- Créer du personnel et des étudiants
- Configurer le matériel
L'administration centrale maintient automatiquement une vue d'ensemble de tous les sites.
Questions fréquemment posées
Un utilisateur peut-il être affecté à plusieurs emplacements ? Oui. Les utilisateurs peuvent accéder à plusieurs objets, par exemple des enseignants enseignant dans différents endroits.
Les gestionnaires de sites voient-ils les données d'autres sites ? Non, sauf si votre rôle a été explicitement autorisé pour plusieurs emplacements. Le système basé sur les rôles garantit que chacun ne voit que les données pertinentes pour sa tâche.
Combien d'emplacements puis-je gérer avec LiteLog ? Il n'y a pas de limite technique. Le nombre d'objets dépend de votre licence.
Puis-je créer automatiquement des évaluations ? L'export se fait actuellement manuellement via le portail. Un rythme fixe (par exemple mensuel le 1er) est recommandé pour une facturation récurrente.
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