Instructions générales
Ces instructions s'adressent aux directions des écoles, aux secrétariats et aux responsables de l'administration. Il vous guide étape par étape dans la configuration initiale de LiteLog pour l'éducation.
Exigences
- Un compte LiteLog actif avec des droits d'administrateur
- Un permis valide
- Au moins une tablette ou un écran par pièce à utiliser comme kiosque (plan de la salle).
Étape 1 : Créer un emplacement
Un emplacement est créé dans le portail en tant qu'objet. Il représente un emplacement physique – par ex. B. un campus, un bâtiment scolaire ou une académie.
Navigation : Objets → Créer un nouvel objet
- Attribuez un nom unique (par exemple « Campus Mitte » ou « Bâtiment principal »)
- Entrez l'adresse
- Sauvegarder
Un campus avec plusieurs bâtiments est un emplacement. Les pièces individuelles (bâtiments, amphithéâtres, salle de sport, terrain de sport) sont créées sous forme de plans de pièce au sein de cet emplacement. Vous n'avez besoin de plusieurs objets que si vous exploitez des sites dans différentes villes → voir Multi-sites.
Étape 2 : Créer des cours
Utilisez le Importation CSV/XLSX : téléchargez le modèle de cours, remplissez-le et importez tous les cours en une seule étape.
Les cours sont configurés dans le portail et attribués à un plan de salle (= salle).
Navigation : Objets → Sélectionner un emplacement → Onglet « Enregistrement des présences » → « Créer un cours »
- Nom du cours — Nom unique (par exemple « Cours de base de mathématiques lundi/mer »)
- Horaires des cours — Définir les heures de début et de fin
- Répétition — Configurer le rythme du cours :
- Hebdomadaire — certains jours de la semaine (par exemple, lundi + mercredi)
- Quotidiennement — Pour les événements quotidiens
- Unique — Pour des ateliers, des examens ou des dates spéciales
- Gestion des jours fériés — Sélectionnez « Suspendre » pour suspendre automatiquement les cours pendant les jours fériés.
- Attribuer un plan de salle — Attribuez le cours au plan de salle de la salle respective
- Fenêtre d'inscription — Combien de minutes avant le début du cours vous pouvez vous enregistrer (par exemple 15 minutes)
- Fenêtre de désinscription — Combien de temps un départ reste possible après la fin du cours
Les participants peuvent s'inscrire indépendamment à l'aide d'un code QR uniquement dans la fenêtre d'inscription. En dehors de cette période, l'auto-inscription n'est pas possible - les participants en retard doivent alors être inscrits manuellement par le professeur via Aperçu des participants. Si les retardataires sont fréquents, il est conseillé de rendre la fenêtre d'inscription généreuse (par exemple couvrant toute la durée du cours).
- Sortie automatique — Activez cette option si seul l'enregistrement est pertinent et qu'il n'est pas important que le participant soit présent jusqu'à la fin du cours. La participation prendra alors automatiquement fin à la fin du cours - aucun paiement manuel n'est nécessaire.
- Enregistrement minimum et alerte (facultatif) — Activez le mode demande dans le cours, définissez le nombre minimum d'enregistrements et configurez les canaux de notification (push, e-mail). Si la limite n'est pas atteinte, une alarme se déclenche automatiquement.
Dans la plupart des établissements d'enseignement, il suffit d'enregistrer simplement le check-in. Dans ce cas, activez la résiliation automatique afin que les participants n'aient pas à payer en plus. Cela simplifie considérablement le processus.
Le traitement des vacances ne s'applique que si les vacances et les jours sans école sont maintenus dans le Paramètres de localisation.
Étape 3 : Créez Kiosque (plan de la salle) par pièce
Chaque salle - salle de classe, amphithéâtre, salle de sport, terrain de sport - est représentée par son propre Plan de la chambre.
Un plan de chambre est une page Web qui peut être ouverte sur n'importe quel appareil doté d'un navigateur : tablette, PC, ordinateur portable, smartphone ou téléviseur. Aucune connexion n'est nécessaire : ouvrez le lien, c'est fait. Le plan de la salle affiche automatiquement les cours qui se déroulent actuellement dans cette salle et passe automatiquement au cours suivant.
Navigation : Objets → Sélectionner un emplacement → Onglet « Enregistrement des présences » → Rubrique « Gestion du plan de salle »
- Cliquez sur « Créer un plan de salle »
- Attribuez un nom (par exemple « Salle 201 », « Salle de conférence A », « Salle de sport »)
- Facultatif : ajoutez un logo et un message de bienvenue
- Sauvegarder
- Copiez le lien du plan de chambre et enregistrez-le comme favori dans le navigateur de l'appareil - de cette façon, le plan de chambre peut être ouvert à tout moment en un seul clic.
Répétez cette étape pour chaque pièce.
- Rotation du code QR — Le code QR sur le plan de la pièce pivote automatiquement toutes les 60 secondes environ. Cela rend les captures d'écran inutilisables. Le plan de la chambre nécessite pour cela une connexion Internet active.
- Code QR statique (solution alternative hors ligne) — Vous pouvez également télécharger et imprimer un code QR statique pour chaque plan de chambre. Celui-ci ne tourne pas et fonctionne même sans Internet - mais n'offre aucune protection contre les captures d'écran.
Étape 4 : Créer des étudiants/participants
Pour que les participants puissent utiliser l'application LiteLog et s'enregistrer, ils doivent être enregistrés dans le système. Utilisez l'importation CSV pour créer plusieurs participants à la fois, au lieu de créer chacun d'entre eux individuellement à la main.
Navigation : Personnes → Importer
- Téléchargez le modèle CSV
- Saisissez les coordonnées du participant (nom, adresse e-mail)
- Téléchargez le fichier CSV complété
- LiteLog crée les comptes et envoie automatiquement des emails d'invitation
Les participants reçoivent un lien d'inscription par e-mail et peuvent ensuite se connecter à l'application.
Au début du semestre ou du cours, vous pouvez importer tous les participants d’une cohorte en même temps. Obtenez la liste des participants au format Excel ou CSV auprès de votre administration et importez-la directement.
Détails : Gérer les personnes
Plan de salle pour cas particuliers
| scénario | Se comporter |
|---|---|
| Cours parallèles dans la même salle | Possible — un plan de salle distinct doit être utilisé pour chaque cours dispensé en même temps |
| Changement de chambre | Modifier le cours et attribuer un plan de salle différent |
| Cours annulé | Suspendre le cours pour cette date ou l'inscrire comme jour férié |
| Séminaire en bloc (journée complète) | Créez un cours de longue durée (par exemple 8h00 – 17h00) |
| Examen sur rendez-vous individuel | Créer un cours avec répétition « Une fois ». |
| Date spéciale hors horaire | Créer un nouveau cours ponctuel pour ce plan de salle |
| Aucun cours actif | Le plan de la salle affiche un écran de veille, aucun code QR visible |
Solutions alternatives dans le fonctionnement des écoles
| problème | Solution |
|---|---|
| L'étudiant n'a pas de smartphone | L'enseignant inscrit le participant via Aperçu des participants du cours en cours - sur le PC dans le portail ou sur son propre smartphone dans l'application |
| Batterie vide | L'enseignant inscrit le participant via le Aperçu des participants du cours en cours - dans le portail ou dans l'application |
| Pas de service WiFi/cellulaire | Le plan de chambre avec QR code dynamique nécessite une connexion internet. Alternativement, un code QR statique peut être téléchargé et imprimé - il ne tourne pas, mais fonctionne également hors ligne. Les enseignants peuvent également inscrire les participants manuellement via le Aperçu des participants du cours en cours (portail ou application). |
| caméra défectueuse | L'enseignant inscrit le participant via le Aperçu des participants du cours en cours - dans le portail ou dans l'application |
| La tablette du plan de chambre a échoué | L'enseignant inscrit les participants via le Aperçu des participants du cours en cours - dans le portail ou dans l'application - ou prend en charge l'administration |
| L'étudiant arrive en retard (la fenêtre d'inscription a expiré) | L'enseignant inscrit le participant manuellement via le Aperçu des participants du cours en cours. Alternativement : configurez la fenêtre d'inscription dans le cours pour qu'elle soit plus généreuse. |
Étape 5 : Évaluations et exportation des données
- Journal de cours — Vue sous forme de tableau — Aperçu de toutes les dates de cours avec nombre de participants et notes
- Aperçu des participants du cours en cours — Date de cours unique avec liste des participants, journal des événements et inscription manuelle
- Liste de présence (en direct) — Vue en temps réel des personnes actuellement enregistrées
- Données et rapports — Journaux et statistiques exportables
Navigation : Données et rapports → Sélectionner une période → Exporter au format PDF ou CSV
Liste de contrôle : configuration initiale
| Étape | Complété? |
|---|---|
| Emplacement (objet) créé | ☐ |
| Détection de présence activée | ☐ |
| Plan de pièce créé pour chaque pièce | ☐ |
| Cours créés | ☐ |
| Étudiants/participants importés via CSV | ☐ |
| Règles de récurrence configurées | ☐ |
| Maintien des jours fériés et chômés | ☐ |
| Ensemble de fenêtres de connexion | ☐ |
Liste de contrôle : mise en service dans le bâtiment
| Étape | Complété? |
|---|---|
| Tablettes montées et alimentées | ☐ |
| Connexion WiFi vérifiée sur la tablette | ☐ |
| QR code visible et lisible sur le plan de la chambre | ☐ |
| Test réalisé avec 2 utilisateurs | ☐ |
| Avis dans la chambre (avis sur le plan de la chambre pour l'enregistrement) | ☐ |
| Les enseignants sont informés de son utilisation | ☐ |
| Participants informés (voir Consignes pour les étudiants) | ☐ |
Questions fréquemment posées
Je ne vois pas l'onglet Connexion dans l'application. Le suivi des présences doit être activé pour l'emplacement. Accédez à Objets → Sélectionner un emplacement → onglet « Détection de présence » et activez la fonction. Tant qu'il est désactivé, l'onglet ne sera pas affiché dans l'application.
Puis-je ensuite attribuer un cours à une autre salle ? Oui. Modifiez le cours et modifiez l'affectation du plan de salle. Les protocoles existants sont conservés.
Que se passe-t-il si je change de cours ? Vous choisissez si le changement prend effet immédiatement ou à une date ultérieure. Si "À partir d'une date" est sélectionné, l'ancienne configuration reste active jusque-là.
Combien de plans de pièces (pièces) puis-je créer par emplacement ? Il n’y a pas de limite fixe. Le numéro dépend de votre licence.
Un étudiant arrive en retard et ne peut plus se connecter via QR code. La fenêtre d'inscription a expiré. L'enseignant peut à tout moment inscrire manuellement le participant via le Aperçu des participants du cours en cours - dans le portail ou dans l'application. Pour éviter cela à l'avenir, la fenêtre d'inscription au cours peut être prolongée.
Pages connexes
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