LiteLog — suivi des présences pour les établissements d'enseignement

LiteLog enregistre la fréquentation des écoles, des universités et des établissements d'enseignement de manière numérique, structurée et compréhensible. Les participants s'enregistrent au kiosque (plan de la salle) à l'aide d'une application smartphone utilisant un code QR dynamique. Les cours sont créés une seule fois pour les opérations régulières.

À qui convient LiteLog ?

Groupe cible	Méthode de connexion	Remarques
Collèges	Posséder un smartphone (application LiteLog)	Idéal : les étudiants ont leurs propres appareils
Écoles professionnelles/académies	Posséder un smartphone (application LiteLog)	Participants adultes, bien adaptés
Écoles d'enseignement général	Votre propre smartphone ou enregistrement ultérieur	Vérifier l'utilisation du smartphone (règlement scolaire), prévoir des alternatives
Prestataires d'éducation avec bailleurs de fonds	Posséder un smartphone (application LiteLog)	Documentation complète pour la facturation

Voilà comment ça marche

Le concept central : Chaque pièce est représentée par un plan de pièce. Tout appareil existant doté d'un navigateur peut être utilisé comme périphérique d'affichage : un ordinateur de salle, un ordinateur portable, une tablette ou un écran existant. Aucun achat de matériel supplémentaire n'est requis. Le plan de la salle affiche automatiquement le cours en cours et passe automatiquement au suivant.

1. Créer un emplacement — Créez un campus ou un bâtiment dans le portail
2. Créer un plan de salle par salle — sous Emplacement > Enregistrement des présences > Gestion du plan de salle
3. Attribuer des cours — créez des cours une fois et attribuez-les au plan de la salle (= salle) ; les rendez-vous récurrents sont générés automatiquement
4. Configurer l'appareil — Placez le PC, l'ordinateur portable, la tablette ou l'écran de la pièce en mode plein écran à l'entrée de la pièce.
5. Enregistrement des participants — scannez le code QR sur le plan de la salle à l'aide de l'application LiteLog

Comment est structuré un lieu ?

Standort (im Portal: Objekt) = Ein Campus oder ein Gebäude
└── Raumpläne = Räume innerhalb des Standorts
    ├── Klassenraum 101
    ├── Hörsaal A
    ├── Sporthalle
    └── Sportplatz (Außenplatz)

• Un campus avec plusieurs bâtiments → 1 emplacement, plusieurs plans d'étage
• Plusieurs emplacements dans différentes villes → 1 emplacement par ville → voir Multi-sites
• Un seul bâtiment scolaire → 1 emplacement

Code QR dynamique

Le code QR sur le plan de la pièce change toutes les 60 secondes environ. Lors du changement, l'ancien et le nouveau code sont valables en parallèle pendant une courte période. Cela empêche l’utilisation abusive des captures d’écran ou des codes transférés. Les participants scannent avec leur propre application et reçoivent une confirmation immédiate. Le plan de la chambre nécessite pour cela une connexion Internet active.

Pour les chambres sans connexion Internet fiable, un code QR statique peut être téléchargé et imprimé pour chaque plan de chambre. Celui-ci ne tourne pas et fonctionne hors ligne, mais n'offre aucune protection contre les captures d'écran.

Fonctions de base

• Changement de cours automatique — Le plan de la salle change automatiquement entre les événements. Aucune intervention manuelle nécessaire.
• Enregistrement requis uniquement — Si seule l'arrivée est pertinente, activez la sortie automatique. Les participants n'ont alors pas besoin de payer - la participation prendra automatiquement fin à la fin du cours.
• Enregistrement minimum avec alarme — Facultatif : Si un nombre minimum de participants n'est pas atteint, les personnes responsables seront automatiquement averties.
• Présence en temps réel — Les enseignants peuvent voir qui est enregistré à tout moment.
• Exporter pour la facturation — Exportez les données de présence au format CSV ou PDF — pour les statistiques, les preuves et la facturation des objets de coûts.
• Évolutif — Fonctionne pour 20 personnes dans une salle de séminaire ainsi que pour plus de 300 personnes dans une salle de conférence.

Protection des données et RGPD

L’enregistrement numérique des présences protège mieux les données des étudiants que les listes papier. Une liste papier est ouverte dans la salle - chaque participant voit tous les noms et, le cas échéant, les numéros d'étudiant. La liste peut être photographiée à tout moment avec votre smartphone et transmise - via Messenger, sur les réseaux sociaux ou par email. A partir de ce moment, il n'y a plus aucun contrôle sur les données. Il n'y a aucune protection d'accès, aucun délai de suppression et aucune preuve de qui a consulté ou distribué les données.

Avec l'enregistrement numérique, aucun élève ne voit les données des autres : chacun scanne simplement son propre code QR.

LiteLog protège les données personnelles en :

• Contrôle d'accès — Seuls les enseignants et l'administration voient les données de présence. Les étudiants ne voient que leurs propres enregistrements.
• Cryptage — Toutes les données sont transmises et stockées cryptées. Hébergement exclusivement en Allemagne.
• Code QR dynamique — Le code QR tourne toutes les 60 secondes environ. Les captures d'écran ou les codes transférés deviennent invalides après une courte période.
• Périodes de suppression — Les périodes de conservation peuvent être configurées. Les données peuvent être automatiquement supprimées après expiration.
• Journalisation — Chaque accès et chaque modification sont documentés de manière à l'épreuve des audits.
• Pseudonymisation – Facultativement, des identifiants pseudonymisés peuvent être utilisés à la place des vrais noms. L'affectation à des personnes réelles est ensuite effectuée manuellement lors de l'évaluation par l'établissement.

Informations complémentaires : Sécurité et confidentialité

Exemple pratique

Chaque pièce - salle de classe, amphithéâtre, salle de sport ou espace extérieur - reçoit son propre plan de salle. Les participants s'enregistrent via l'application LiteLog à l'aide du code QR dynamique. Les événements sont créés une seule fois pour les opérations régulières. En option : Check-in minimum avec alerte automatique en cas de manque de personnel. Les données collectées fournissent des statistiques d'utilisation pour la planification, la facturation et le développement de la qualité.

Instructions par groupe cible

Groupe cible	Instructions	Contenu
Gestion et administration scolaire	LIEN0	Créer un emplacement, créer un plan de salle, configurer des cours, des évaluations
Enseignants et conférenciers	LIEN0	Vérifier la fréquentation, exporter les données
Étudiants et élèves	LIEN0	Configurer une application, un enregistrement QR, votre propre présence
Prestataire éducatif (multi-sites)	LIEN0	Gérer plusieurs emplacements, l'attribution des tâches, la facturation

Pages connexes

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