Mobilier

Ces instructions s'adressent à la direction, aux responsables des opérations et aux administrateurs qui configurent LiteLog comme système de contrôle de garde pour leur service de sécurité.

1. Créez un compte et commencez immédiatement

Inscrivez-vous sur portail.litelog.de/signup. Il n'y a aucun frais d'installation : vous pouvez commencer immédiatement avec un essai gratuit de 14 jours et utiliser toutes les fonctions sans restrictions.

Dans l'assistant d'intégration, sélectionnez « Services de sécurité » comme secteur d'activité et créez directement votre premier client et votre premier objet.

Détails : inscription, Intégration

2. Créer un client

Créez vos clients en tant que clients - de cette façon, les objets, les rapports et les reçus peuvent être attribués automatiquement. En option, vous pouvez également configurer le propre accès client de vos clients, qu'ils peuvent utiliser pour consulter eux-mêmes les rapports et les notifications.

Détails : Gérer les clients, Accès client

3. Créer un objet

Chaque objet de surveillance est mappé comme un emplacement distinct dans LiteLog. Les visites, rapports et heures sont enregistrés séparément pour chaque objet.

Détails : Gérer les objets

4. Créez des employés et attribuez l'accès

Créez vos agents de sécurité, gestionnaires immobiliers et directeurs des opérations en tant qu'employés. Tout ce que vous devez créer est Nom : une adresse e-mail est facultative.

Plusieurs employés à la fois ? Importez votre liste d'employés via un fichier CSV au lieu de créer chacune d'elles individuellement.

Détails : Gérer les comptes, Importation CSV, Rôles et droits

Options d'inscription

Les collaborateurs peuvent se connecter de différentes manières :

Accéder	méthode
Portail Web	Nom d'utilisateur et mot de passe
Application mobile	QR code, nom d'utilisateur + mot de passe ou puce NFC

:::tip QR-Code und NFC bevorzugen La connexion à l'aide d'un code QR ou d'une puce NFC est particulièrement pratique dans les services de sécurité : vos collaborateurs n'ont pas besoin de mémoriser un mot de passe et vous évitez les demandes de « mot de passe oublié ». :::

5. Téléchargez l'application

Vos collaborateurs installent l'application LiteLog depuis l'App Store (iOS) ou Google Play Store (Android).

Transmettez le Instructions pour les agents de sécurité à vos employés - il explique la configuration de l'application, les visites et l'enregistrement du temps dans un langage simple.

Détails : Application mobile

6. Appareils

Les téléphones portables d'entreprise et les smartphones privés peuvent être utilisés. Pour les appareils privés, veuillez noter que l'affichage de la localisation en direct dans le portail devra peut-être être désactivé.

Téléphone portable de l'entreprise à la propriété

Si un téléphone portable d'entreprise reste attaché en permanence à l'objet, vous pouvez le définir comme téléphone portable objet dans le portail sous Paramètres → Appareils. Cela signifie que tous les employés qui se connectent via cet appareil n'ont automatiquement accès qu'à cet objet unique. Cela évite les fausses inscriptions et facilite l’utilisation par les collaborateurs.

Téléphones portables personnels

Sur les appareils privés, les collaborateurs se connectent avec leur propre smartphone et sélectionnent eux-mêmes l'objet. Assurez-vous que le partage de position dans les paramètres de la propriété répond à vos besoins en matière de confidentialité. La déconnexion automatique doit être désactivée pour les appareils privés.

:::tip Automatisches Ausloggen Pour les téléphones portables de propriété, la déconnexion automatique doit être activée - cela garantit que chaque employé se connecte avec son propre compte et que les visites ne sont pas enregistrées sous un faux nom. Pour les téléphones portables privés, il doit être désactivé car l'employé reste connecté en permanence. :::

:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Sur Android, les tags NFC sont automatiquement reconnus en arrière-plan : placez simplement votre smartphone devant le tag. Avec iOS, le scanner NFC doit d'abord être ouvert : faites glisser votre doigt de droite à gauche. La caméra à code QR s'ouvre en faisant glisser votre doigt de gauche à droite. :::

:::tip NFC-Chips oder QR-Codes als Login-Methode bei Firmenhandys Si plusieurs employés utilisent le même téléphone portable de l'entreprise, nous recommandons les puces NFC ou codes QR personnels comme méthode de connexion. Chaque employé pose simplement sa puce NFC sur l'appareil ou scanne son code QR : l'application reconnaît l'employé et passe immédiatement au bon compte. Cela élimine le besoin de se déconnecter et de se connecter manuellement et le changement d’équipe ne prend qu’une seconde. :::

Détails : Gérer les appareils

7. Créez et connectez des points de contrôle

Les points de contrôle sont les points de contrôle que vos agents de sécurité scannent lors d'une visite. Chaque point de contrôle est lié à un tag NFC ou un code QR.

Créer un point de contrôle – portail ou application

Vous pouvez créer des points de contrôle soit dans le portail Web, soit dans l'application mobile - les deux sens se synchronisent automatiquement. Pour chaque point de contrôle, vous saisissez le nom, saisissez (point de contrôle pour les visites ou temps de travail pour l'enregistrement du temps) et éventuellement des notes.

Codes QR (générés dans le portail)

Les codes QR sont créés uniquement dans le portail - vous pouvez y télécharger et imprimer des codes individuels ou plusieurs codes QR sur une seule page d'impression (disposition en grille). Cela permet de préparer plusieurs points de contrôle en même temps lors de la configuration initiale d'un objet.

Tags NFC (décrire dans l'application)

Les tags NFC ne sont décrits que dans l'application mobile. Ouvrez la section « Points de contrôle » dans l'application, créez un point et placez la balise NFC sur votre smartphone : l'application écrit l'identifiant unique de la puce et associe la balise au point de contrôle.

:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben La technologie NFC fonctionne bien moins bien sur les surfaces métalliques. Utilisez des étiquettes spéciales en métal ou fixez les étiquettes sur des surfaces non métalliques (par exemple plastique, bois, mur). :::

Photo au point de contrôle (facultatif)

Vous pouvez stocker une photo par point de contrôle (PNG/JPG, max. 1 Mo) — par ex. B. depuis la porte, l'étiquette autocollante ou l'escalier. Les employés voient la photo dans l'application et peuvent immédiatement voir s'ils se trouvent au bon endroit pendant la visite. Le téléchargement de photos fonctionne à la fois sur le portail et sur l'application mobile.

Localisation sur la carte (facultatif)

Vous pouvez attribuer à chaque point de contrôle un emplacement sur la carte — directement dans le portail à l'aide du sélecteur de carte ou dans l'application en utilisant « Emplacement actuel ». Les employés voient tous les points de contrôle sous forme d'épingles sur la carte dans l'application - cela signifie que chaque point peut être trouvé de manière fiable, en particulier sur les objets volumineux (entrepôts, hôpitaux, parcs d'affaires).

Tags NFC ou codes QR ?

critère	Étiquette NFC	Code QR
Coût	à partir d'env. 1,50 € / pièce	gratuit (imprimez-vous)
durabilité	très haut (résistant aux intempéries)	moyen (plastification recommandée)
manipulation	difficile à copier	peut être photographié
installation	coller	coller/raccrocher
Créer	via l'application	via le portail

:::tip Empfehlung für Sicherheitsdienste Les balises NFC sont un meilleur choix pour la sécurité : elles sont plus inviolables et nécessitent une proximité physique avec le point de contrôle. Les codes QR conviennent comme complément ou pour des emplacements temporaires. :::

Détails : Gérer les points de contrôle, Scanner les balises NFC

8. Documents de propriété

Dans le portail, vous pouvez Télécharger des documents vers l'objet sous les paramètres de l'objet - par ex. B. PDF ou images. Les collaborateurs voient ces documents directement dans l’application. Les contenus typiques sont les numéros d'urgence, les plans du site, les instructions de service ou les protocoles clés.

Détails : Documents d'objet

9. Organiser des visites

LiteLog propose deux types de visites :

Visites gratuites

Dès que les points de contrôle sont liés à un objet, les collaborateurs peuvent démarrer immédiatement une visite gratuite — directement via l'application, sans autre configuration. Ils scannent les points de contrôle souhaités dans n'importe quel ordre.

Modèles de visite

Pour les visites planifiées et récurrentes, créez des modèles de visite dans le portail. Cela vous permet de déterminer quels points de contrôle doivent être scannés, quand, à quelle fréquence et dans quel ordre.

Détails : Créer une visite, Visites de la propriété

10. Rapports

Les employés peuvent documenter les anomalies directement sur place à l'aide de l'application - avec des photos, une localisation GPS et l'attribution de points de contrôle. Les personnes responsables sont automatiquement informées. Fonctionne également hors ligne.

Détails : Messages

11. Évaluer les données

Vous pouvez évaluer les visites, les messages et les horaires enregistrés de différentes manières :

• Application mobile — Consultez l'historique de la visite et les messages directement sur votre smartphone
• Portail Web — Filtrez et évaluez toutes les données de manière centralisée sous « Données et rapports ».
• Télécharger — Téléchargez les évaluations au format PDF ou CSV
• Envoi automatique — Envoyez périodiquement des rapports aux clients par e-mail
• Accès client — Configurez votre propre connexion pour les clients, qu'ils peuvent utiliser pour consulter eux-mêmes les rapports et les notifications.

Détails : Données et rapports, Expédition automatique, Accès client

12. Configurer le suivi du temps (facultatif)

En plus des visites, LiteLog peut également éventuellement enregistrer les horaires de travail de vos agents de sécurité. Par défaut, l'enregistrement du temps via code QR est défini. Vous pouvez télécharger et imprimer le code QR pour l'enregistrement du temps dans le portail sous les paramètres de l'objet - par ex. B. pour la salle des gardes.

:::tip Rundgang und Zeiterfassung trennen Les points de contrôle pour les visites et le code QR pour l'enregistrement du temps sont des fonctions distinctes. Le code QR d'enregistrement du temps n'est utilisé que pour l'enregistrement/le départ des équipes, pas pour le contrôle des visites. :::

Détails : Paramètres de suivi du temps et d'enregistrement

Configurer le contrôle des présences (facultatif)

En plus de l'enregistrement du temps, vous pouvez vérifier automatiquement si vos agents de sécurité arrivent à l'heure pour leur quart de travail. Pour ce faire, créez une prescription avec les horaires de travail, les exigences (par exemple "au moins 1 connexion") et les canaux de notification. Le système note automatiquement chaque équipe comme Réussite ou Échec et vous alerte de tout écart – par push, e-mail, SMS ou appel automatisé.

Détails : Contrôle de présence, Créer une valeur par défaut

Liste de contrôle : Installation terminée ?

• Compte créé et phase de test démarrée
• Clients (clients) créés
• Objets créés et attribués aux clients
• Salariés créés (individuellement ou via import CSV)
• Application installée et connexion testée
• Points de contrôle créés et balises NFC / codes QR attachés
• Première visite réalisée (gratuite ou via modèle)
• Évaluation des données et envoi du rapport vérifiés

Transmettre

• Imprimez le Instructions pour les gestionnaires immobiliers pour vos gestionnaires de site
• Transmettez le Instructions pour les agents de sécurité à vos collaborateurs

Pages connexes

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