Tenir un livret de garde numérique

Ces instructions montrent aux services de sécurité comment tenir un livret de garde numérique avec LiteLog : depuis leur propre modèle de livre de garde jusqu'à son lien jusqu'au passage en passant par l'évaluation et la preuve au client.

1. Qu'est-ce que le livre de garde dans LiteLog ?

LiteLog n'a pas de « page de garde » distincte : le garde-corps est créé à partir des preuves que vos employés enregistrent de toute façon. Le cœur est la zone Rapports : la liste combinée des rapports (incidents) et des formulaires remplis. Il y a aussi les preuves de la tournée :

Inscription au livre de garde classique	Dans LiteLog
Rapport de quart de travail, protocole de transfert	Formulaire complété dans la zone Rapports
Incidents spéciaux	Rapport avec photos, catégorie et gravité
Preuve de tournée	Journaux de tournée à Tâches et visites
Journal chronologique	Cours — tous les événements et analyses dans l'ordre chronologique

Les rapports soumis ne peuvent pas être modifiés ultérieurement - chaque entrée a un horodatage et une affectation d'utilisateur et peut donc être utilisée comme preuve.

2. Créez votre propre modèle de livre de garde

Vous concevez vous-même votre formulaire de livre de garde - en tant que modèle de formulaire sur Paramètres → Modèles de formulaire. Le Éditeur de formulaire offre un système modulaire avec tous les types de champs ; Vous pouvez également décrire la forme souhaitée dans vos propres mots (projet AI), importer votre livret de garde papier existant au format PDF ou adopter un modèle de sécurité prêt à l'emploi de la bibliothèque.

Exemple : modèle « Rapport de quart de travail / protocole de transfert »

Champ	Type de champ	Attitude
Décaler les données	Section	—
Début/fin d’équipe	Date/heure	Champ obligatoire
Incidents spéciaux	Texte long	facultatif
Toutes les clés sont terminées ?	OK/Défaut	Photo obligatoire en cas de « pénurie »
Système d'alarme armé ?	Oui Non	Champ obligatoire
Photo salle de garde / état de remise	photo	facultatif
Employé remettant sa signature	Signature	Champ obligatoire

Les champs obligatoires forcent les saisies complètes : Le rapport ne peut être soumis que lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis. Pour les champs "OK/Défectueux", vous pouvez spécifier une exigence de photo en cas de défaut - de sorte que chaque défaut documenté soit automatiquement accompagné d'une preuve photographique.

3. Coupler au calque

Pour que l'entrée du carnet de notes appartienne à l'équipe, associez le modèle à la saisie des temps : Dans Éditeur de formulaire sous "Utilisation", sélectionnez l'option Saisie des temps (début/fin d'équipe) et précisez si le formulaire est proposé lors du pointage d'arrivée (début d'équipe), lors du pointage de départ (fin d'équipe) ou aux deux moments. Vous pouvez éventuellement restreindre le modèle à des objets spécifiques.

Vos employés se verront ensuite proposer le formulaire directement dans l'application lorsqu'ils soumettront leur Enregistrer le temps de travail - le rapport d'équipe se trouve exactement là où commence et se termine l'équipe.

Recette : Forcer une entrée par équipe

Le formulaire d'équipe est une offre - si vous souhaitez rendre l'entrée contraignante, combinez deux éléments de base :

1. Tâche récurrente avec formulaire obligatoire — Créez un Tâche (par exemple « Rapport d'équipe de nuit »), saisissez votre modèle de livre de garde dans le champ Formulaire et définissez une règle de répétition adaptée au rythme de l'équipe. La tâche n’est considérée comme terminée qu’une fois le formulaire complété et soumis.
2. Escalade en cas d'échec — Créez une règle dans le Automatique avec le déclencheur « Tâche en retard ». Si le rapport d'équipe n'est pas reçu, le responsable des opérations est automatiquement informé - par push, e-mail ou SMS.

Cela crée un livre de garde complet : chaque équipe a sa tâche de reporting et les entrées manquantes sont remarquées immédiatement plutôt qu'au prochain contrôle.

4. Remplissez l'application

Vos collaborateurs remplissent le livret de garde dans le Application LiteLog - directement sur place, avec photos et signature sur leur smartphone. Cela fonctionne même sans connexion Internet : les entrées sont enregistrées hors ligne et automatiquement synchronisées dès que l'appareil est à nouveau en ligne - par exemple dans les parkings souterrains, les sous-sols ou dans les propriétés éloignées.

Un rapport ne doit pas nécessairement être terminé en une seule fois : enregistré comme brouillon, il apparaît dans la liste des rapports et peut être poursuivi ultérieurement. Alternativement, le Remplissez le portail est disponible - par ex. pour le PC de la salle de garde.

5. Évaluer et prouver

Toutes les entrées du livre de garde soumises se retrouvent dans la zone Rapports. Les éléments suivants sont disponibles pour évaluation et preuve :

• Filtre - En utilisant le filtre Modèle, vous ne pouvez voir que les rapports de quart de travail ; en utilisant Object et Period, vous pouvez vous limiter, par exemple, à un objet de sécurité et à un mois de facturation.
• PDF unique — Chaque rapport peut être exporté à partir de la vue détaillée au format PDF, y compris les photos et la signature.
• Envoi par e-mail — Vous pouvez envoyer des rapports directement au client par e-mail ; avec le expédition automatique également périodiquement, par ex. hebdomadaire. Vous pouvez créer des évaluations collectives sous Exportation et expédition.
• Accès client — Configurez un propre accès pour que votre client puisse consulter lui-même les rapports de ses propriétés — sans que vous ayez à envoyer quoi que ce soit.

Bon à savoir

:::tip Hinweis

• Les rapports soumis ne peuvent pas être modifiés - vous documentez les corrections dans un nouveau rapport, l'original reste intact.
• Les formulaires avec des champs « OK/déficience » peuvent déclencher automatiquement le déclencheur « déficience détectée » - une lacune dans le rapport d'équipe devient automatiquement une notification ou une tâche de suivi.
• Il est préférable de continuer les brouillons avec des photos ou des signatures sur le même appareil : les réponses sont appliquées sur tous les appareils, mais pas les pièces jointes multimédias. :::

Questions fréquemment posées sur le livret de garde numérique

LiteLog remplace-t-il complètement le livre de garde manuscrit ? Oui. Les rapports, les rapports d'équipe, les protocoles de transfert et les enregistrements de tournée sont enregistrés numériquement, comportent un horodatage et une affectation d'utilisateur et ne peuvent pas être modifiés ultérieurement.

Puis-je utiliser mon formulaire de livre de garde existant ? Oui. Importez votre formulaire papier au format PDF dans l'éditeur de formulaires - les champs seront reconnus automatiquement. Vous pouvez également décrire le formulaire souhaité dans vos propres mots et laisser l'IA créer un brouillon.

Comment puis-je m'assurer que chaque équipe a une entrée ? Liez le modèle au début/fin de l'équipe et forcez la saisie via une tâche récurrente avec une exigence de formulaire plus une règle "tâche en retard" dans le système automatique (voir Recette ci-dessus).

Le livre de garde fonctionne-t-il également sans Internet ? Oui. L'application enregistre les entrées hors ligne et les synchronise automatiquement dès qu'une connexion est à nouveau établie.

Autorisations

:::info Berechtigung Pour remplir le livre de garde, vos employés ont besoin de l'autorisation Remplir les formulaires (pour les rapports : Créer des rapports), pour l'évaluer, vous avez besoin de Voir les formulaires ou Voir les messages. Les modèles modifient qui est autorisé à créer/modifier des formulaires. Contactez votre administrateur si vous n'y avez pas accès. :::

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