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E-guard book — le livre de garde électronique

Le E-Wachbuch (livre de garde électronique) est le fichier numérique complet de vos propriétés : journaux de visite, rapports avec photos, formulaires remplis et historique chronologique des événements - automatiquement fusionnés, filtrables et envoyés au client sous forme de rapport PDF. Il remplace complètement le livre de garde manuscrit.

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Que contient le e-watchbook​

ContenusourceOù voir
** Journaux de visite **Promenades effectuées (et manquées) avec toutes les analyses de points de contrôle, horodatages et événements capturésTâches et visites — Les lignes de tournée ouvrent le journal
NotificationsIncidents avec photos, catégorie et gravité capturés directement depuis l'applicationLIEN0
FormulairesRapports de quart de travail, protocoles de transfert et autres formulaires remplisLIEN0
Journal des événementsTous les événements et analyses dans l'ordre chronologiqueLIEN0

Filtrer et évaluer​

Toutes les vues de l'e-guardbook peuvent être spécifiquement limitées :

  • Période — par ex. B. un mois de facturation ou une seule nuit
  • Objet — uniquement les entrées d'un objet de garde
  • Type — messages, formulaires ou journaux de tournée ; dans Cours en plus par jetons de type événement

Comment répondre à des questions telles que « Qu'est-il arrivé à l'objet X la semaine dernière ? » en quelques secondes, au lieu de feuilleter des dossiers papier.

Envoi automatique de PDF​

Si vous le souhaitez, des rapports sont automatiquement créés à partir du e-watchbook :

  • Exportations uniques — Utilisez Exportation et expédition pour créer des rapports PDF ou CSV pour une période de temps librement sélectionnable et les télécharger.
  • Envoi récurrent — Planifiez un envoi automatique d'e-mails, par ex. B. chaque semaine au client. Vous gérez les règles d'expédition pour chaque objet sous Objet — Expédition.
  • Accès client — Alternativement, votre client reçoit un propre accès et peut consulter lui-même les rapports de ses propriétés.

Votre design d'entreprise​

Les rapports envoyés portent l'image de votre entreprise : sous Paramètres → Image de marque, vous stockez votre logo et vos modèles de documents - les rapports PDF de l'e-guardbook apparaissent alors dans le corporate design de votre entreprise, pas dans l'aspect LiteLog.

Sécurité des audits​

L'e-guardbook est à l'épreuve des audits avec un historique complet des modifications :

  • Les rapports soumis ne peuvent pas être modifiés par la suite — vous documentez les corrections dans une nouvelle entrée, l'original reste intact.
  • Chaque entrée a un horodatage et une affectation d'utilisateur : qui, quand, sur quel objet.
  • Les scans de la visite sont automatiquement enregistrés : la preuve est créée au fur et à mesure que vous travaillez, et non en l'écrivant par la suite.

Cela signifie que les entrées peuvent être utilisées comme preuve pour les clients et lors des audits.

Bon à savoir​

:::tip Hinweis

  • Vous pouvez trouver des instructions étape par étape sur la façon de créer votre propre formulaire de livre de garde et de le lier à l'équipe sur Tenir un livret de garde numérique.
  • L'e-watchbook fonctionne également hors ligne : les entrées sont enregistrées et automatiquement synchronisées sans connexion Internet - voir Mode hors ligne.
  • Pour la paie, vous pouvez également exporter les temps de travail au format CSV sous Exportation et expédition. :::

Autorisations​

:::info Berechtigung Pour les journaux de visite et l'historique, vous avez besoin de Afficher les rapports, pour les messages et les formulaires Afficher les messages ou Afficher les formulaires. Les exportations sont créées par toute personne disposant de l'autorisation Exportations. Contactez votre administrateur si vous n'y avez pas accès. :::

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