Vezessen digitális őrzőkönyvet
Ezek az utasítások bemutatják a biztonsági szolgálatoknak, hogyan kell digitális őrzőkönyvet vezetni a LiteLog segítségével: a saját őrzőkönyv-sablontól a váltáshoz való kapcsolódáson át az értékelésig és az ügyfélnek való bizonyításig.
1. Mi az őrkönyv a LiteLogban?
A LiteLognak nincs külön „őrkönyvi oldala” – az őrkönyv az alkalmazottak által amúgy is rögzített bizonyítékokból jön létre. A mag a Jelentések terület: a jelentések (események) és a kitöltött űrlapok kombinált listája. Itt van a túra bizonyítéka is:
| Klasszikus őrkönyv bejegyzés | A LiteLogban |
|---|---|
| Műszaki jelentés, átadási jegyzőkönyv | Kitöltött űrlap a Jelentések területen |
| Különleges események | Jelentés fotókkal, kategóriával és súlyossággal |
| Tour bizonyíték | A túranaplók itt: Feladatok és túrák |
| Kronológiai folyóirat | Pálya – minden esemény és vizsgálat időrendben |
A benyújtott jelentések utólag nem módosíthatók – minden bejegyzés rendelkezik időbélyeggel és felhasználói hozzárendeléssel, ezért bizonyítékként használható fel.
2. Készítse el saját őrkönyvsablonját
Ön saját maga tervezi meg az őrzőkönyv űrlapját - űrlapsablonként a Beállítások → Űrlapsablonok címen. A Űrlapszerkesztő moduláris rendszert kínál minden mezőtípussal; Alternatív megoldásként írja le a kívánt űrlapot saját szavaival (AI vázlat), importálja a meglévő papírőrző könyvét PDF formátumban, vagy fogadjon el egy kész biztonsági sablont a könyvtárból.
Példa: „Shift report / handover protocol” sablon
| Mező | Mezőtípus | Hozzáállás |
|---|---|---|
| Shift adatok | Szakasz | — |
| Váltás kezdete / váltás vége | Dátum/idő | Kötelező mező |
| Különleges események | Hosszú szöveg | választható |
| Minden kulcs kész? | OK/Hiba | „Hiány” esetén fénykép szükséges |
| A riasztórendszer élesítve? | Igen Nem | Kötelező mező |
| Fényképes őrszoba/átadási állapot | fénykép | választható |
| Alkalmazott átadja az aláírást | Aláírás | Kötelező mező |
A kötelező mezők kitöltése kötelező: A jelentést csak az összes kötelező mező kitöltése után lehet benyújtani. Az "OK/Hibás" mezőknél megadhat egy fényképezési követelményt hiba esetén - így minden dokumentált hibához automatikusan fényképes bizonyíték is társul.
3. Párosítás a réteghez
Ahhoz, hogy az órakönyv bejegyzése a műszakhoz tartozzon, kapcsolja össze a sablont az időrögzítéssel: A Űrlapszerkesztő-ban a "Használat" alatt válassza ki az Időrögzítés (műszak kezdete/vége) lehetőséget, és adja meg, hogy az űrlap bekapcsoláskor (műszak kezdete), kifutáskor (műszak vége) vagy mindkét időpontban elérhető legyen. Opcionálisan korlátozhatja a sablont meghatározott objektumokra.
Az alkalmazottak ezután közvetlenül az alkalmazásban kapják meg az űrlapot, amikor elküldik Műszaki idő rögzítése - a műszakjelentés pontosan ott található, ahol a műszak kezdődik és véget ér.
Recept: Műszakonként egy bejegyzés kényszerítése
A műszakos űrlap egy ajánlat – ha kötelezővé szeretné tenni a bejegyzést, kombináljon két építőelemet:
- Ismétlődő feladat kötelező űrlappal — Hozzon létre egy Feladat-t (pl. „Műszakjelentés éjszakai műszak”), írja be az őrkönyv sablonját az Űrlap mezőbe, és állítson be egy ismétlési szabályt, amely illeszkedik a műszak ritmusához. A feladat csak az űrlap kitöltése és benyújtása után tekinthető befejezettnek.
- Eszkaláció hiba esetén – Hozzon létre egy szabályt a Automatikus webhelyen a „Feladat késedelmes” triggerrel. Ha a műszakjelentés nem érkezik meg, az üzemeltetési vezető automatikusan értesítést kap - push-on, e-mailben vagy SMS-ben.
Ez létrehoz egy teljes őrzőkönyvet: Minden műszaknak megvan a maga jelentési feladata, és a hiányzó bejegyzéseket a rendszer azonnal észreveszi, nem pedig a következő ellenőrzéskor.
4. Töltse ki az alkalmazást
Alkalmazottai töltsék ki az őrkönyvet a LiteLog alkalmazás-ban – közvetlenül az ingatlanon, fényképekkel és aláírással az okostelefonjukon. Ez internetkapcsolat nélkül is működik: A bejegyzések offline módban kerülnek rögzítésre, és automatikusan szinkronizálódnak, amint az eszköz újra online lesz – például mélygarázsokban, pincékben vagy távoli ingatlanokban.
A jelentést nem kell egy menetben elkészíteni: piszkozatként mentve megjelenik a jelentéslistában, és később folytatható. Alternatív megoldásként a Töltse ki a portálon elérhető – pl. az őrszoba PC-hez.
5. Értékelje és bizonyítsa
Minden beküldött őrkönyv-bejegyzés a Jelentések területre kerül. Értékelésre és bizonyításra a következők állnak rendelkezésre:
- Szűrő - A Sablon szűrő használatával csak a műszakjelentéseket láthatja; Az Object és Period használatával szűkíthet például egy biztonsági objektumra és egy számlázási hónapra.
- Egyetlen PDF — Minden jelentés a részletes nézetből PDF formátumban exportálható, beleértve a fényképeket és az aláírást.
- Kézbesítés e-mailben — A jelentéseket közvetlenül az ügyfélnek küldheti e-mailben; a automatikus szállítás-val szintén időszakosan, pl. heti. A Export & Szállítás alatt csoportos értékeléseket hozhat létre.
- Ügyfél hozzáférés — Hozzon létre egy saját hozzáférés-t ügyfele számára, hogy saját tulajdonairól szóló jelentéseket tekinthessen meg anélkül, hogy bármit is el kellene küldenie.
Jó tudni
:::tip Hinweis
- A beküldött jelentések nem módosíthatók - a javításokat új jelentésben dokumentálja, az eredeti változatlan marad.
- Az "OK/hiány" mezőket tartalmazó űrlapok automatikusan kiválthatják a "hiány észlelve" triggert – a műszakjelentés hiányossága automatikusan értesítési vagy nyomon követési feladattá válik.
- A legjobb, ha ugyanazon az eszközön folytatja a piszkozatokat fotókkal vagy aláírásokkal – a válaszokat a rendszer minden eszközön alkalmazza, a médiamellékleteket azonban nem. :::
Gyakran ismételt kérdések a digitális őrzőkönyvvel kapcsolatban
A LiteLog teljesen helyettesíti a kézzel írt őrzőkönyvet? Igen. A jelentések, műszakjelentések, átadás-átvételi jegyzőkönyvek és túrafelvételek digitálisan rögzítésre kerülnek, időbélyeggel és felhasználói hozzárendeléssel rendelkeznek, és utólag nem módosíthatók.
Használhatom a meglévő őrzőkönyvemet? Igen. Importálja a papíralapú űrlapot PDF formátumban az űrlapszerkesztőbe – a mezőket a rendszer automatikusan felismeri. Alternatív megoldásként írja le saját szavaival a kívánt űrlapot, és hagyja, hogy az AI vázlatot készítsen.
Hogyan győződhetek meg arról, hogy minden műszaknak van bejegyzése? Kapcsolja össze a sablont a műszak kezdetével/végével, és kényszerítse ki a bevitelt egy ismétlődő feladaton keresztül űrlapkövetelmény és egy „feladat lejárt” szabállyal az automatikus rendszerben (lásd: Recept fent).
Az őrkönyv internet nélkül is működik? Igen. Az alkalmazás offline módban rögzíti a bejegyzéseket, és automatikusan szinkronizálja azokat, amint újra létrejön a kapcsolat.
Engedélyek
:::info Berechtigung Az őrzőkönyv kitöltéséhez az alkalmazottaknak Űrlapok kitöltése felhatalmazásra van szükségük (jelentésekhez: Jelentések létrehozása), kiértékeléséhez Űrlapok megtekintése vagy Üzenetek megtekintése engedélyre van szükség. A sablonok szerkesztik, hogy ki jogosult űrlapok létrehozására/szerkesztésére. Ha nem rendelkezik hozzáféréssel, forduljon a rendszergazdához. :::