Controllo delle presenze
Con il controllo delle presenze, puoi pianificare turni ricorrenti e monitorare automaticamente se i tuoi dipendenti sono presenti in orario e per intero. Il sistema genera turni individuali in base alle tue specifiche, registra le registrazioni e le cancellazioni e valuta ogni turno automaticamente.
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:::info Voraussetzungen Per creare e modificare le preimpostazioni è necessario Crea Time Tracker o Modifica Time Tracker. Tutto quello che devi fare per valutare è Visualizzare il monitoraggio del tempo. Se una funzionalità non è disponibile, contatta l'amministratore. :::
Ecco come funziona
- Crea preimpostazione: crea una configurazione di turno: orari di turno, finestre di accesso/disconnessione, regole di ripetizione e requisiti. → Crea e modifica
- I turni vengono generati automaticamente — Il sistema crea turni individuali per i prossimi 5 giorni da ciascuna specifica. Si evitano voci duplicate.
- I dipendenti accedono e escono: tramite il pulsante dell'app, il QR del chiosco, il codice QR statico o il tag NFC. I metodi disponibili vengono configurati per oggetto. → Metodi di accesso e disconnessione. Ogni accesso e disconnessione viene registrato con timestamp e fonte (app, chiosco, manuale).
- La valutazione è automatica — Una volta scaduto il periodo di disconnessione, viene valutato ogni turno: sono stati soddisfatti i requisiti? → Valutazione Riuscito. Non soddisfatto? → Non riuscito. Nessun requisito configurato? → Sempre Riuscito.
Flusso di lavoro per i gestori di proprietà
Puoi impostare il controllo presenze per un nuovo oggetto in questo ordine:
| Fare un passo | Quello che fai | Dove |
|---|---|---|
| 1. Scegli i metodi | Determinare la modalità di accesso e disconnessione dei dipendenti (NFC, kiosk, QR, pulsante dell'app) | Oggetto → Monitoraggio del tempo → Impostazioni di accesso → Metodi di accesso e disconnessione |
| 2. Preparare l'hardware | Descrivi i tag NFC o configura un dispositivo kiosk | App: Lettore NFC · Portale: Gestione Kiosk |
| 3. Pianificare i turni | Crea specifiche: visivamente tramite drag & drop o tramite modulo | Pianificatore di controllo presenze o Crea e modifica |
| 4. Notifiche | Configurare i canali di allarme per impostazione predefinita | Notifiche |
| 5. Valutare | Controlla lo stato in tempo reale e la cronologia dei turni | Visualizzazione tabella · Visualizzazione completa · Vivere |
:::tip Sicherheits-Branche Per i servizi di sicurezza, i tag NFC sono lo standard: a prova di manomissione, compatibili con la modalità offline e convenienti. Dettagli: Metodi di accesso e disconnessione. :::
Modello concettuale: fase, stato, valutazione
Esistono tre dimensioni indipendenti nel controllo delle presenze:
| dimensione | Quello che descrive | Valori possibili |
|---|---|---|
| Fase | Dov’è lo spostamento nella sequenza temporale? | Pianificato, Finestra di accesso, Turno in corso, Finestra di disconnessione, Completato |
| Stato | Cosa sta accadendo attualmente nel turno? | Aperto (nessuna registrazione), Attivo (almeno una registrazione), Completato |
| Valutazione | I requisiti sono stati soddisfatti? (solo dopo il completamento) | Riuscito, fallito |
La Fase determina il colore nella vista tabella. Lo Stato mostra lo stato corrente. Il Rating è il risultato finale: viene assegnato solo una volta che il turno ha raggiunto la fase “Completato”.
Ciclo di vita dello strato
Ogni strato attraversa cinque fasi:
| fase | Che succede | Azioni possibili |
|---|---|---|
| Pianificato | Il cambiamento è nel futuro. | Modifica impostazione predefinita, elimina turno |
| Finestra di accesso | La finestra temporale prima dell'inizio del turno è aperta. | Accesso (app, chiosco, manuale) |
| turno in corso | Il cambiamento è iniziato. | Accedi, esci |
| Finestra di disconnessione | Il turno è terminato, la finestra di disconnessione è ancora aperta. | Esci |
| Completato | Tutte le fasce orarie sono chiuse. La valutazione è fissa. | Solo: correzione manuale, esportazione |
Nella vista dettagliata, il ciclo di vita viene visualizzato come una barra di avanzamento: Login → Shift → Logout.
Finestre di accesso e disconnessione
Ciascuna specifica di turno definisce due finestre temporali attorno agli orari del turno:
- Finestra di check-in: un periodo di tempo prima e dopo l'inizio di un turno durante il quale la registrazione è considerata puntuale
- Finestra di uscita: un periodo di tempo prima e dopo la fine del turno durante il quale l'uscita è considerata puntuale
Esempio: Turno 08:00 - 20:00, tolleranza di accesso 10 minuti prima / 5 minuti dopo, tolleranza di disconnessione 10 minuti prima / 5 minuti dopo
| finestra temporale | Da | Fino a |
|---|---|---|
| Finestra di accesso | 07:50 | 08:05 |
| Finestra di disconnessione | 19:50 | 20:05 |
:::tip Anmeldung jederzeit möglich Le finestre non limitano il momento in cui un dipendente può accedere. La registrazione è possibile in qualsiasi momento, anche molto prima o dopo la finestra di registrazione. Le finestre determinano solo la valutazione della puntualità (troppo presto, puntuale, troppo tardi). :::
Valutazione della puntualità
Per ogni iscrizione e cancellazione il sistema calcola automaticamente uno stato di puntualità e lo scostamento in minuti rispetto all'orario del turno.
Registrazione (check-in)
Lo stato viene misurato all'inizio turno (non alla finestra di registrazione):
| Orario di arrivo | stato | deviazione | Spiegazione |
|---|---|---|---|
| 07:30 | Troppo presto | -30 minuti | Prima dell'inizio del turno (08:00) |
| 07:55 | Troppo presto | -5 minuti | Prima dell'inizio del turno, ma nella finestra di registrazione |
| 08:00 | Puntuali | 0 minuti | Proprio all'inizio del turno |
| 08:03 | Puntuali | +3 minuti | Entro la tolleranza dopo l'inizio del turno |
| 08:10 | Troppo tardi | +10 minuti | Dopo la finestra di accesso |
Cancellazione (check-out)
Lo stato viene misurato a fine turno:
| Orario di disconnessione | stato | deviazione | Spiegazione |
|---|---|---|---|
| 19:40 | Troppo presto | -20 minuti | Prima della finestra di disconnessione |
| 19:55 | Puntuali | -5 minuti | Nella finestra di disconnessione |
| 20:00 | Puntuali | 0 minuti | Proprio alla fine del turno |
| 20:10 | Troppo tardi | +10 minuti | Dopo la finestra di disconnessione |
Arrivi anticipati e valutazione dei requisiti
Un dipendente che accede prima della finestra di login e continua a lavorare fino all'inizio della finestra verrà conteggiato come presente per la valutazione dei requisiti. Ciò significa che non ci sono falsi allarmi quando i lavori iniziano presto.
Esempio: Turno dalle 08:00, finestra di registrazione dalle 07:50
- Il dipendente accede alle 7:30 e lavora fino alle 20:00. → L'orario di lavoro continua alle 7:50 → conta come presente per la richiesta
- Il dipendente accede alle 7:30 e se ne va alle 7:45 → L'orario di lavoro termina prima delle 7:50 → non conta come presente
Proprietà 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e cambi di turno
Per le strutture con personale continuo (ad esempio due turni di 12 ore), il sistema assegna automaticamente ciascuna registrazione al turno più vicino.
Esempio: Turno mattutino dalle 6:00 alle 18:00, turno notturno dalle 18:00. - 6:00
- Il dipendente arriva alle 05:30 → viene assegnato al turno anticipato (06:00), non al turno notturno in scadenza
- Il dipendente arriva alle 17:30. → è assegnato al turno notturno (18:00).
Ciò significa che i turni possono cambiare senza intoppi, anche se i dipendenti arrivano prima.
Quando un cambiamento è considerato “riuscito” o “fallito”?
La valutazione dipende esclusivamente dai requisiti configurati:
| situazione | Valutazione | Motivo |
|---|---|---|
| Nessun requisito configurato | Riuscito | Senza requisiti, ogni turno ha automaticamente successo |
| Raggiunto numero minimo di iscrizioni | Riuscito | Requisito soddisfatto |
| Numero minimo di iscrizioni non raggiunto | Non riuscito | Troppe poche iscrizioni |
| Il dipendente accede prima della finestra di accesso e continua a lavorare | Si conta la registrazione | Lo stato di puntualità “Troppo presto” conta come presente se l'orario di lavoro è ancora in corso all'inizio della finestra |
| Il dipendente accede dopo la finestra di accesso | Si conta la registrazione | Lo stato di puntualità "In ritardo" viene conteggiato ai fini della richiesta purché il turno non sia ancora terminato |
| Registrazione manuale da parte dei superiori | Si conta la registrazione | Contrassegnato come "manuale" nel registro |
| Logout automatico (regola attiva) | Viene conteggiata la cancellazione | Conta come una normale disconnessione |
| Vacanza con impostazione “Sospensione”. | Il livello non è stato generato | Nessuna voce nel registro |
| Vacanza con impostazione “Ignora”. | Il livello viene generato normalmente | Rivedi come qualsiasi altro giorno |
Avviso in caso di deviazione
LiteLog rileva automaticamente quando un turno non sta andando secondo i piani e avvisa le persone appropriate.
Puoi configurare destinatari, canali e livelli di escalation per ciascun oggetto in Impostazioni → Notifiche. I canali di notifica della preimpostazione (push, e-mail, SMS, chiamata) determinano quali canali sono attivi per quella preimpostazione.
Dettagli: Notifiche
Processi tipici
Imposta turni ricorrenti
- Passare all'oggetto → Monitoraggio del tempo → Crea preimpostazione
- Assegnare un nome (ad esempio “Turno di notte Edificio A”)
- Imposta l'ora di inizio/fine e la finestra di accesso/disconnessione
- Seleziona Settimanale e i giorni desiderati
- Configura i requisiti (ad es. Minimo 2 accessi)
- Seleziona Canali di notifica
- Controlla l'anteprima del calendario: lì vedrai i prossimi 5 turni generati
- Salva
Analizzare il turno fallito
- Apri Visualizzazione tabella e filtra per Non riuscito
- Fai clic sul livello interessato → Visualizzazione completa
- Controlla la barra di avanzamento: in quale fase è mancata la registrazione?
- Vai alla scheda Log per l'elenco cronologico degli eventi
- Se necessario: registrare manualmente i dipendenti (con giustificazione)
Identificare rapidamente i problemi di oggi
- Apri Visualizzazione tabella
- Filtra per Oggi e la scheda Non riusciti o In corso
- La panoramica della dashboard mostra il numero totale per revisione
- Fare clic sui livelli critici per i dettagli
Sottopagine
| Pagina | Descrizione |
|---|---|
| Metodi di accesso e disconnessione | NFC, kiosk, QR, pulsante dell'app: confronto, consigli di settore, configurazione |
| Pianificatore di controllo presenze (calendario) | Pianificazione visiva con drag & drop su tutti gli oggetti |
| Crea e modifica | Crea e configura le specifiche: orari dei turni, finestre, ripetizioni, requisiti |
| Valutare come una tabella | Tutti i livelli a colpo d'occhio con filtri, schede di stato ed esportazione CSV |
| Valutare come visione completa | Turno singolo con barra di avanzamento, elenco dipendenti e registro eventi |
| Notifiche e canali di avviso | Canali, modelli, numeri di telefono ed e-mail per avvisi di turno |
Autorizzazioni
| azione | Autorizzazione |
|---|---|
| Visualizza e valuta i livelli | Visualizza il monitoraggio del tempo |
| Crea specifiche, registra i dipendenti manualmente | Crea il monitoraggio del tempo |
| Modifica le specifiche, disconnetti manualmente i dipendenti | Modifica il monitoraggio del tempo |
| Esporta i dati come CSV | Monitoraggio del tempo di esportazione |