Anwesenheitskontrolle
Mit der Anwesenheitskontrolle planen Sie wiederkehrende Schichten und überwachen automatisch, ob Ihre Mitarbeiter pünktlich und vollständig anwesend sind. Das System generiert aus Ihren Vorgaben einzelne Schichten, protokolliert An- und Abmeldungen und bewertet jede Schicht automatisch.
Zum Erstellen und Bearbeiten von Vorgaben benötigen Sie Zeiterfassung erstellen bzw. Zeiterfassung bearbeiten. Zum Auswerten reicht Zeiterfassung ansehen. Falls Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
So funktioniert es
- Vorgabe erstellen — Legen Sie eine Schichtkonfiguration an: Schichtzeiten, Anmelde-/Abmeldefenster, Wiederholungsregeln und Anforderungen. → Erstellen & Bearbeiten
- Schichten werden automatisch generiert — Das System erstellt aus jeder Vorgabe einzelne Schichten für die nächsten 5 Tage. Doppelte Einträge werden verhindert.
- Mitarbeiter melden sich an und ab — Per App, Kiosk oder QR-Code. Jede An- und Abmeldung wird mit Zeitstempel und Quelle (App, Kiosk, manuell) protokolliert.
- Bewertung erfolgt automatisch — Nach Ablauf des Abmeldefensters wird jede Schicht bewertet: Wurden die Anforderungen erfüllt? → Bewertung Erfolgreich. Nicht erfüllt? → Fehlgeschlagen. Keine Anforderungen konfiguriert? → Immer Erfolgreich.
Begriffsmodell: Phase, Status, Bewertung
In der Anwesenheitskontrolle gibt es drei voneinander unabhängige Dimensionen:
| Dimension | Was sie beschreibt | Mögliche Werte |
|---|---|---|
| Phase | Wo steht die Schicht im zeitlichen Ablauf? | Geplant, Anmeldefenster, Schicht läuft, Abmeldefenster, Abgeschlossen |
| Status | Was passiert gerade in der Schicht? | Offen (keine Anmeldungen), Aktiv (mindestens eine Anmeldung), Abgeschlossen |
| Bewertung | Wurden die Anforderungen erfüllt? (erst nach Abschluss) | Erfolgreich, Fehlgeschlagen |
Die Phase bestimmt die Farbe in der Tabellenansicht. Der Status zeigt den aktuellen Zustand. Die Bewertung ist das Endergebnis — sie wird erst vergeben, wenn die Schicht die Phase „Abgeschlossen" erreicht hat.
Schicht-Lebenszyklus
Jede Schicht durchläuft fünf Phasen:
| Phase | Was passiert | Mögliche Aktionen |
|---|---|---|
| Geplant | Die Schicht liegt in der Zukunft. | Vorgabe bearbeiten, Schicht löschen |
| Anmeldefenster | Das Zeitfenster vor Schichtbeginn ist offen. | Anmelden (App, Kiosk, manuell) |
| Schicht läuft | Die Schicht hat begonnen. | Anmelden, Abmelden |
| Abmeldefenster | Die Schichtzeit ist vorbei, das Abmeldefenster ist noch offen. | Abmelden |
| Abgeschlossen | Alle Zeitfenster sind geschlossen. Die Bewertung steht fest. | Nur noch: manuelle Korrektur, Export |
In der Detailansicht wird der Lebenszyklus als Fortschrittsleiste dargestellt: Anmeldung → Schicht → Abmeldung.
Anmelde- und Abmeldefenster
Jede Schichtvorgabe definiert zwei Zeitfenster rund um die Schichtzeiten:
- Anmeldefenster — Ein Zeitraum vor und nach Schichtbeginn, in dem die Anmeldung als pünktlich gilt
- Abmeldefenster — Ein Zeitraum vor und nach Schichtende, in dem die Abmeldung als pünktlich gilt
Beispiel: Schicht 08:00–20:00, Anmeldetoleranz 10 Min. vor / 5 Min. nach, Abmeldetoleranz 10 Min. vor / 5 Min. nach
| Zeitfenster | Von | Bis |
|---|---|---|
| Anmeldefenster | 07:50 | 08:05 |
| Abmeldefenster | 19:50 | 20:05 |
Die Fenster schränken nicht ein, wann sich ein Mitarbeiter anmelden darf. Eine Anmeldung ist jederzeit möglich — auch weit vor dem Anmeldefenster oder danach. Die Fenster bestimmen lediglich die Pünktlichkeitsbewertung (zu früh, pünktlich, zu spät).
Pünktlichkeitsbewertung
Für jede An- und Abmeldung berechnet das System automatisch einen Pünktlichkeitsstatus und die Abweichung in Minuten gegenüber der Schichtzeit.
Anmeldung (Check-in)
Der Status wird am Schichtbeginn gemessen (nicht am Anmeldefenster):
| Ankunftszeit | Status | Abweichung | Erklärung |
|---|---|---|---|
| 07:30 | Zu früh | -30 Min. | Vor Schichtbeginn (08:00) |
| 07:55 | Zu früh | -5 Min. | Vor Schichtbeginn, aber im Anmeldefenster |
| 08:00 | Pünktlich | 0 Min. | Genau zum Schichtbeginn |
| 08:03 | Pünktlich | +3 Min. | Innerhalb der Toleranz nach Schichtbeginn |
| 08:10 | Zu spät | +10 Min. | Nach dem Anmeldefenster |
Abmeldung (Check-out)
Der Status wird am Schichtende gemessen:
| Abmeldezeit | Status | Abweichung | Erklärung |
|---|---|---|---|
| 19:40 | Zu früh | -20 Min. | Vor dem Abmeldefenster |
| 19:55 | Pünktlich | -5 Min. | Im Abmeldefenster |
| 20:00 | Pünktlich | 0 Min. | Genau zum Schichtende |
| 20:10 | Zu spät | +10 Min. | Nach dem Abmeldefenster |
Frühankünfte und Anforderungsbewertung
Ein Mitarbeiter, der sich vor dem Anmeldefenster anmeldet und bis zum Fensterbeginn weiterarbeitet, wird für die Anforderungsbewertung als anwesend gezählt. So entstehen keine Fehlalarme bei frühzeitigem Arbeitsbeginn.
Beispiel: Schicht ab 08:00, Anmeldefenster ab 07:50
- Mitarbeiter meldet sich um 07:30 an und arbeitet bis 20:00 → Arbeitszeit läuft um 07:50 noch → zählt als anwesend für die Anforderung
- Mitarbeiter meldet sich um 07:30 an und geht um 07:45 → Arbeitszeit endet vor 07:50 → zählt nicht als anwesend
24/7-Objekte und Schichtwechsel
Bei Objekten mit durchgehender Besetzung (z. B. zwei 12-Stunden-Schichten) ordnet das System jede Anmeldung automatisch der nächstliegenden Schicht zu.
Beispiel: Frühschicht 06:00–18:00, Nachtschicht 18:00–06:00
- Mitarbeiter kommt um 05:30 → wird der Frühschicht (06:00) zugeordnet, nicht der auslaufenden Nachtschicht
- Mitarbeiter kommt um 17:30 → wird der Nachtschicht (18:00) zugeordnet
So können sich Schichten nahtlos ablösen, auch wenn Mitarbeiter früher eintreffen.
Wann gilt eine Schicht als „Erfolgreich" oder „Fehlgeschlagen"?
Die Bewertung hängt ausschließlich von den konfigurierten Anforderungen ab:
| Situation | Bewertung | Grund |
|---|---|---|
| Keine Anforderungen konfiguriert | Erfolgreich | Ohne Anforderungen ist jede Schicht automatisch erfolgreich |
| Mindestanzahl Anmeldungen erreicht | Erfolgreich | Anforderung erfüllt |
| Mindestanzahl Anmeldungen nicht erreicht | Fehlgeschlagen | Zu wenig Anmeldungen |
| Mitarbeiter meldet sich vor dem Anmeldefenster an und arbeitet weiter | Anmeldung wird gezählt | Pünktlichkeitsstatus „Zu früh", zählt als anwesend wenn Arbeitszeit zum Fensterbeginn noch läuft |
| Mitarbeiter meldet sich nach dem Anmeldefenster an | Anmeldung wird gezählt | Pünktlichkeitsstatus „Zu spät", zählt für die Anforderung, solange die Schicht noch nicht abgeschlossen ist |
| Manuelle Anmeldung durch Vorgesetzten | Anmeldung wird gezählt | Wird im Protokoll als „manuell" gekennzeichnet |
| Automatische Abmeldung (Regel aktiv) | Abmeldung wird gezählt | Zählt wie eine reguläre Abmeldung |
| Feiertag mit Einstellung „Aussetzen" | Schicht wird nicht generiert | Kein Eintrag im Protokoll |
| Feiertag mit Einstellung „Ignorieren" | Schicht wird normal generiert | Bewertung wie an jedem anderen Tag |
Alarmierung bei Abweichung
LiteLog erkennt automatisch, wenn eine Schicht nicht planmäßig verläuft, und benachrichtigt die zuständigen Personen.
Empfänger, Kanäle und Eskalationsstufen konfigurieren Sie pro Objekt unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Die Benachrichtigungskanäle der Vorgabe (Push, E-Mail, SMS, Anruf) bestimmen, welche Kanäle für diese Vorgabe aktiv sind.
Details: Benachrichtigungen
Typische Abläufe
Wiederkehrende Schicht einrichten
- Navigieren Sie zum Objekt → Zeiterfassung → Vorgabe erstellen
- Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Nachtschicht Gebäude A")
- Setzen Sie Start-/Endzeit und Anmelde-/Abmeldefenster
- Wählen Sie Wöchentlich und die gewünschten Tage
- Konfigurieren Sie Anforderungen (z. B. Mindestens 2 Anmeldungen)
- Wählen Sie Benachrichtigungskanäle
- Prüfen Sie die Kalendervorschau — dort sehen Sie die nächsten 5 generierten Schichten
- Speichern
Fehlgeschlagene Schicht analysieren
- Öffnen Sie die Tabellenansicht und filtern Sie nach Fehlgeschlagen
- Klicken Sie auf die betroffene Schicht → Vollansicht
- Prüfen Sie die Fortschrittsleiste: In welcher Phase fehlte die Anmeldung?
- Wechseln Sie zum Tab Protokoll für die chronologische Ereignisliste
- Bei Bedarf: Mitarbeiter manuell anmelden (mit Begründung)
Heutige Probleme schnell erkennen
- Öffnen Sie die Tabellenansicht
- Filtern Sie nach Heute und dem Tab Fehlgeschlagen oder In Bearbeitung
- Die Dashboard-Übersicht zeigt die Gesamtanzahl pro Bewertung
- Klicken Sie auf kritische Schichten für Details
Unterseiten
| Seite | Beschreibung |
|---|---|
| Erstellen & Bearbeiten | Vorgaben anlegen und konfigurieren — Schichtzeiten, Fenster, Wiederholung, Anforderungen |
| Auswerten als Tabelle | Alle Schichten im Überblick mit Filtern, Status-Tabs und CSV-Export |
| Auswerten als Vollansicht | Einzelne Schicht mit Fortschrittsleiste, Mitarbeiterliste und Ereignisprotokoll |
| Benachrichtigungen & Alarmkanäle | Kanäle, Vorlagen, Telefonnummern und E-Mail für Schicht-Alarme |
Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Schichten ansehen und auswerten | Zeiterfassung ansehen |
| Vorgaben erstellen, Mitarbeiter manuell anmelden | Zeiterfassung erstellen |
| Vorgaben bearbeiten, Mitarbeiter manuell abmelden | Zeiterfassung bearbeiten |
| Daten als CSV exportieren | Zeiterfassung exportieren |