Vorgaben importieren (CSV/XLSX)
Mit dem Import können Sie viele Schichtvorgaben oder Kurse auf einmal anlegen — statt jeden einzeln von Hand zu erstellen. Laden Sie eine CSV- oder XLSX-Datei hoch, prüfen Sie die Vorschau und importieren Sie alle Einträge in einem Schritt.
Der Import unterstützt zwei Modi, je nach Einsatzbereich:
| Modus | Einsatz | Vorlage |
|---|---|---|
| Bildung | Kurse an Schulen & Hochschulen | Kursvorlage herunterladen (CSV) |
| Workforce | Schichten für Reinigung, Sicherheit, Facility | Schichtvorlage herunterladen (CSV) |
Vorlage herunterladen & ausfüllen
- Laden Sie die passende Vorlage herunter (siehe oben) oder klicken Sie im Import-Drawer auf Vorlage herunterladen
- Öffnen Sie die Datei in Excel, Google Sheets oder einem Texteditor
- Füllen Sie die Zeilen aus — eine Zeile pro Vorgabe/Kurs
- Speichern Sie die Datei als CSV (Semikolon-getrennt) oder XLSX
Beim Öffnen einer CSV-Datei in Excel wählen Sie als Trennzeichen Semikolon (;). Die Vorlagen sind bereits mit Semikolon-Trennung formatiert.
Spaltenreferenz
| Spalte | Pflicht | Format | Beispiel | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
name | Ja | Text | Frühschicht Reinigung | Name der Vorgabe / des Kurses |
group | Nein | Text | Team A | Gruppe oder Team (optional) |
location | Ja | Text | Gebäude Nord EG | Raumplan / Bereich — wird automatisch als Kiosk angelegt, falls noch nicht vorhanden |
day | Ja | Kürzel | Mon oder Mon,Tue,Wed | Wochentag(e). Bildung: ein Tag. Workforce: mehrere kommagetrennt |
start_time | Ja | HH:MM | 06:00 | Startzeit |
end_time | Ja | HH:MM | 14:00 | Endzeit |
start_date | Ja | TT.MM.JJJJ | 01.01.2026 | Startdatum der Wiederholung |
end_date | Ja | TT.MM.JJJJ | 31.12.2026 | Enddatum der Wiederholung |
recurrence | Ja | Text | weekly | Wiederholung: weekly, biweekly oder daily (nur Workforce) |
min_checkins | Nur Workforce | Zahl | 3 | Mindestanzahl an Anmeldungen pro Schicht |
notes | Nein | Text | Unterhaltsreinigung | Bemerkungen |
Gültige Wochentage
Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun
Im Workforce-Modus können mehrere Tage kommagetrennt angegeben werden (z. B. Mon,Tue,Wed,Thu,Fri). Im Bildungs-Modus nur ein einzelner Tag pro Zeile.
Schritt-für-Schritt: Import durchführen
Navigation: Objekte → Standort auswählen → Tab „Anwesenheitserfassung" → Button „Importieren"
- Datei hochladen — Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen. Akzeptiert:
.csvund.xlsx. - Vorschau prüfen — Nach dem Hochladen zeigt eine Tabelle alle Zeilen mit Validierungsstatus:
- ✅ Gültige Zeilen — bereit zum Import
- ⚠️ Warnungen — importierbar, aber mit Hinweis (z. B. fehlende optionale Felder)
- ❌ Fehler — werden nicht importiert (z. B. ungültiges Zeitformat)
- Daten bearbeiten — Sie können Werte direkt in der Vorschau-Tabelle korrigieren
- Importieren — Klicken Sie auf den Import-Button. Nur gültige Zeilen werden verarbeitet.
Validierungsregeln
| Regel | Details |
|---|---|
| Zeitformat | HH:MM (24-Stunden-Format), z. B. 06:00, 14:30 |
| Datumsformat | TT.MM.JJJJ, z. B. 01.01.2026 |
| Wochentage | Nur englische Kürzel: Mon–Sun |
| Wiederholung | weekly, biweekly, daily (daily nur im Workforce-Modus) |
| Dateigröße | Maximal 2 MB |
| Zeilenanzahl | Maximal 500 Zeilen pro Import |
Im Workforce-Modus sind Nachtschichten möglich (z. B. 22:00–06:00). Im Bildungs-Modus darf die Endzeit nicht vor der Startzeit liegen.
Nach dem Import
- Neue Raumpläne — Locations, die im System noch nicht existieren, werden automatisch als neue Kiosks angelegt
- Bestehende Raumpläne — Existiert bereits ein Kiosk mit demselben Namen am Standort, wird der bestehende Kiosk verwendet (keine Duplikate)
- Ergebnis — Das System zeigt an, wie viele Vorgaben und Kiosks erstellt wurden. Bei Teilfehlern wird eine Warnung mit der Anzahl fehlgeschlagener Zeilen angezeigt.
Häufige Fragen
Kann ich den Import rückgängig machen? Nein. Importierte Vorgaben müssen einzeln gelöscht werden. Prüfen Sie die Vorschau sorgfältig vor dem Import.
Kann ich mehrere Dateien importieren? Ja, nacheinander. Pro Import wird eine Datei verarbeitet.
Was passiert bei doppelten Einträgen? Vorgaben mit identischem Namen und Raumplan werden als separate Einträge angelegt. Es gibt keine automatische Duplikat-Erkennung auf Vorgabenebene.
Meine CSV-Datei wird falsch erkannt.
Stellen Sie sicher, dass das Trennzeichen Semikolon (;) ist. Speichern Sie die Datei als UTF-8 mit BOM.
Berechtigungen
Zum Importieren benötigen Sie die Berechtigung Zeiterfassung erstellen.