Arredamento
Queste istruzioni sono rivolte al management, agli spedizionieri e agli amministratori che stanno configurando LiteLog per la loro impresa di pulizie.
1. Crea un account e inizia subito
Registrati su portale.litelog.de/signup. Non sono previsti costi di installazione: puoi iniziare immediatamente con una prova gratuita di 14 giorni e utilizzare tutte le funzioni senza restrizioni.
Nell'assistente onboarding, seleziona "Pulizia e gestione delle strutture" come settore e crea direttamente il tuo primo cliente e la tua prima proprietà.
Dettagli: registrazione, Onboarding
2. Crea cliente
Crea i tuoi clienti come clienti: in questo modo oggetti, rapporti e ricevute possono essere assegnati automaticamente. Facoltativamente, puoi anche impostare l'accesso cliente dei tuoi clienti, che possono utilizzare per visualizzare loro stessi report e prove di prestazione.
Dettagli: Gestisci i clienti, Accesso del cliente
3. Crea oggetto
Ogni oggetto da pulire - edificio per uffici, scuola, clinica o struttura industriale - viene mappato come una posizione separata in LiteLog. Tempi, presenze e resoconti vengono registrati separatamente per ciascun oggetto.
Dettagli: Gestire gli oggetti
4. Crea dipendenti e assegna l'accesso
Crea i tuoi addetti alle pulizie, caposquadra e gestori delle strutture come dipendenti. Tutto quello che devi creare è Nome: un indirizzo email è facoltativo.
Più dipendenti contemporaneamente? Importa l'elenco dei tuoi dipendenti tramite file CSV invece di crearne uno singolarmente.
Dettagli: Gestisci gli account, Importazione CSV, Ruoli e diritti
Opzioni di registrazione
I dipendenti possono accedere in diversi modi:
| Accesso | metodo |
|---|---|
| Portale web | Nome utente e password |
| Applicazione mobile | Codice QR, nome utente + password o chip NFC |
L'accesso tramite codice QR è particolarmente pratico durante le pulizie: i vostri dipendenti non dovranno ricordare la password e voi eviterete richieste di "password dimenticata".
5. Scarica l'app
I tuoi dipendenti installano l'app LiteLog dall'App Store (iOS) o da Google Play Store (Android).
Condividi Istruzioni per gli addetti alle pulizie con i tuoi dipendenti: spiega la configurazione dell'app, la scansione del codice QR e il monitoraggio del tempo in un linguaggio semplice.
Dettagli: Applicazione mobile
6. Dispositivi
È possibile utilizzare sia i cellulari aziendali che gli smartphone privati. Per i dispositivi privati, tieni presente che potrebbe essere necessario disattivare la visualizzazione della posizione in tempo reale nel portale.
Cellulare aziendale presso la struttura
Se un cellulare aziendale rimane permanentemente collegato all'oggetto, è possibile impostarlo come cellulare oggetto nel portale in Impostazioni → Dispositivi. Ciò significa che tutti i dipendenti che accedono tramite questo dispositivo hanno automaticamente accesso solo a questo oggetto. Ciò impedisce false registrazioni e ne facilita l'utilizzo da parte dei dipendenti.
Cellulari personali
Con i dispositivi privati, i dipendenti accedono con il proprio smartphone e selezionano autonomamente l'oggetto. Assicurati che la condivisione della posizione nelle impostazioni della proprietà soddisfi le tue esigenze di privacy. Il logout automatico dovrebbe essere disattivato per i dispositivi privati.
Per i telefoni cellulari oggetto, la disconnessione automatica dovrebbe essere attivata: ciò garantisce che ciascun dipendente acceda con il proprio account. Per i cellulari privati dovrebbe essere disattivato perché il dipendente rimane connesso in modo permanente.
Su Android, i tag NFC vengono riconosciuti automaticamente in background: basta semplicemente avvicinare il tuo smartphone al tag. Con iOS è necessario prima aprire lo scanner NFC: scorri da destra a sinistra. La fotocamera del codice QR si apre scorrendo da sinistra a destra.
Dettagli: Gestisci i dispositivi
7. Crea e allega il codice QR per la registrazione del tempo
La registrazione del tempo tramite codice QR è la funzione principale di LiteLog nella pulizia. Ogni oggetto riceve automaticamente un codice QR, disponibile nelle impostazioni dell'oggetto.
Come applicare il codice QR:
- Scarica il codice QR dal portale e stampalo
- Fissare all'ingresso della proprietà o a un punto fisso dell'edificio (ad esempio stanza dei materiali, stanza dei prodotti per la pulizia)
- Laminare o inserire in una custodia per proteggere il codice dalle intemperie e dall'usura
Il codice QR dovrebbe essere appeso nel punto in cui gli addetti alle pulizie entrano nella proprietà: una posizione fissa garantisce check-in coerenti. In caso di ingressi multipli è possibile stampare più volte lo stesso codice QR.
Dettagli: Impostazioni di monitoraggio del tempo e check-in
8. Configura le regole di monitoraggio del tempo
Le regole vengono impostate per oggetto o globalmente per l'intera organizzazione:
- Pause automatiche: Dopo un determinato periodo di lavoro, viene dedotta automaticamente una pausa (ad esempio 30 minuti dopo 6 ore)
- Logica del turno: Definisci gli orari del turno (ad es. turno anticipato 6:00 - 14:00), l'assegnazione viene eseguita automaticamente
- Tempi minimi e massimi: Impostati per operazione o per giorno, le deviazioni vengono contrassegnate automaticamente
Dettagli: Impostazioni di monitoraggio del tempo e check-in
9. Impostazione del controllo presenze (facoltativo)
Oltre alla registrazione dell'orario, puoi verificare automaticamente se il personale addetto alle pulizie arriva in orario alla struttura. Crea un predefinito per oggetto con orari di funzionamento (es. lun-ven, 8:00 - 16:00), requisiti (es. "almeno 2 accessi") e canali di notifica. Se nessuno ha effettuato il check-in alle 8:30, verrai avvisato automaticamente.
Il sistema valuta automaticamente ciascun turno come Riuscito o Non riuscito.
Dettagli: Controllo delle presenze, Crea predefinito
10. Documenti di proprietà
Nel portale puoi Caricare documenti nell'oggetto nelle impostazioni dell'oggetto - ad es. B. PDF o immagini. I dipendenti vedono questi documenti direttamente nell'app. I contenuti tipici sono piani di pulizia, istruzioni di lavoro, protocolli chiave o elenchi di contatti.
Dettagli: Documenti oggetto
11. Organizza tour (facoltativo)
Per oggetti o scale più grandi, puoi impostare tour con checkpoint. Ciò garantisce che gli addetti alle pulizie abbiano effettivamente controllato tutte le aree.
Punti di controllo con compiti
A ciascun punto di controllo puoi allegare attività che il dipendente deve completare sul posto, ad es. Per esempio. “pulisci le scale”, “svuota il cestino” o “controlla le finestre”. L'attività apparirà durante la scansione del checkpoint e dovrà essere confermata.
Codici QR e tag NFC
I checkpoint sono collegati a codici QR o tag NFC. Crei codici QR nel portale, i tag NFC vengono collegati tramite l'app.
La tecnologia NFC funziona molto peggio sulle superfici metalliche. Utilizzare etichette speciali su metallo o applicare le etichette su superfici non metalliche.
Tour e modelli gratuiti
- Passeggiate gratuite: i dipendenti scansionano i checkpoint in qualsiasi ordine
- Modelli di tour: Specifica nel portale quali checkpoint devono essere scansionati, quando, quanto spesso e in quale ordine
Dettagli: Crea un tour, Gestire i checkpoint
12. Rapporti
I dipendenti possono documentare le anomalie direttamente sul posto utilizzando l'app, con foto, posizione GPS e assegnazione dei checkpoint. Le persone responsabili vengono avvisate automaticamente. Funziona anche offline.
Dettagli: Messaggi
13. Valutare i dati
Puoi valutare gli orari, i messaggi e i tour registrati in vari modi:
- App mobile: visualizza la cronologia e i report di distribuzione direttamente sul tuo smartphone
- Portale Web: filtra e valuta tutti i dati centralmente in "Dati e report".
- Scarica: scarica le valutazioni in formato PDF o CSV
- Invio automatico: invia periodicamente report ai clienti tramite e-mail
- Accesso cliente: imposta il tuo accesso personale per i clienti, che potranno utilizzare per visualizzare report e prove delle prestazioni
Dettagli: Dati e report, Spedizione automatica, Accesso del cliente
Lista di controllo: configurazione completata?
- Account creato e fase di test avviata
- Clienti (clienti) creati
- Oggetti creati e assegnati ai clienti
- Dipendenti creati (individualmente o tramite importazione CSV)
- App installata e accesso testato
- Codice QR per la registrazione del tempo stampato e allegato all'oggetto
- Regole di registrazione del tempo (pause, turni, tempi minimi) configurate
- Esecuzione del test: un dipendente effettua il check-in e il check-out dalla struttura utilizzando l'app
- Facoltativo: impostazione di checkpoint e tour
Passa
- Stampa il Istruzioni per gli amministratori immobiliari per i gestori del tuo sito
- Trasmetti il Istruzioni per gli addetti alle pulizie ai tuoi dipendenti