LiteLog: monitoraggio delle presenze per gli istituti scolastici
LiteLog registra le presenze nelle scuole, nelle università e negli istituti di formazione in modo digitale, strutturato e comprensibile. I partecipanti effettuano il check-in al chiosco (planimetria della camera) utilizzando un'app per smartphone utilizzando un codice QR dinamico. I corsi vengono creati una volta per le operazioni regolari.
A chi è adatto LiteLog?
| Gruppo target | Metodo di accesso | Note |
|---|---|---|
| College | Proprio smartphone (app LiteLog) | Ideale: gli studenti hanno i propri dispositivi |
| Scuole/accademie professionali | Proprio smartphone (app LiteLog) | Partecipanti adulti, adatti |
| Scuole di istruzione generale | Il tuo smartphone o la successiva registrazione | Verificare l'utilizzo dello smartphone (regolamento scolastico), pianificare alternative |
| Enti erogatori di servizi educativi con finanziatori | Proprio smartphone (app LiteLog) | Documentazione completa per la fatturazione |
Ecco come funziona
Il concetto centrale: ogni stanza è rappresentata da una pianta della stanza. Come dispositivo di visualizzazione è adatto qualsiasi dispositivo esistente dotato di browser: un PC in sala, un laptop, un tablet o un display esistente. Non è richiesto l'acquisto di hardware aggiuntivo. La planimetria mostra automaticamente il corso attuale e passa automaticamente a quello successivo.
- Crea posizione: crea un campus o un edificio nel portale
- Crea una planimetria per stanza — in Posizione > Registrazione presenze > Gestione planimetria
- Assegna corsi: crea i corsi una volta e assegnali alla planimetria della stanza (= stanza); gli appuntamenti ricorrenti vengono generati automaticamente
- Configura il dispositivo: posiziona il PC, il laptop, il tablet o il display della stanza in modalità a schermo intero all'ingresso della stanza
- Check-in dei partecipanti: scansiona il codice QR sulla planimetria della camera utilizzando l'app LiteLog
Come è strutturata una location?
Standort (im Portal: Objekt) = Ein Campus oder ein Gebäude
└── Raumpläne = Räume innerhalb des Standorts
├── Klassenraum 101
├── Hörsaal A
├── Sporthalle
└── Sportplatz (Außenplatz)
- Un campus con più edifici → 1 sede, molte planimetrie
- Diverse sedi in diverse città → 1 sede per città → vedi Multisede
- Un unico edificio scolastico → 1 sede
Codice QR dinamico
Il codice QR sulla mappa della stanza ruota ogni circa 60 secondi. Durante la modifica il vecchio e il nuovo codice sono validi parallelamente per un breve periodo. Ciò impedisce l'uso improprio degli screenshot o dei codici inoltrati. I partecipanti scansionano con la propria app e ricevono conferma immediata. La planimetria della camera richiede a tale scopo una connessione Internet attiva.
Per le camere senza una connessione Internet affidabile, è possibile scaricare e stampare un codice QR statico per ogni planimetria della camera. Non ruota e funziona offline, ma non offre protezione contro gli screenshot.
Funzioni principali
- Cambio automatico del corso: la planimetria della sala cambia automaticamente tra un evento e l'altro. Nessun intervento manuale necessario.
- Solo check-in richiesto — Se è rilevante solo l'arrivo, abilita l'uscita automatica. I partecipanti non dovranno quindi effettuare il check-out: la partecipazione terminerà automaticamente alla fine del corso.
- Check-in minimo con allarme — Facoltativo: se non viene raggiunto un numero minimo di partecipanti, le persone responsabili verranno automaticamente avvisate.
- Presenza in tempo reale: gli insegnanti possono vedere chi ha effettuato il check-in in qualsiasi momento.
- Esporta per fatturazione: esporta i dati sulle presenze come CSV o PDF per statistiche, prove e fatturazione delle voci di costo.
- Scalabile: funziona per 20 persone in un'aula seminari e per oltre 300 persone in un'aula magna.
Protezione dei dati e GDPR
La registrazione digitale delle presenze protegge i dati degli studenti meglio degli elenchi cartacei. Nella stanza è aperto un elenco cartaceo: ogni partecipante vede tutti i nomi e, se applicabile, i numeri degli studenti. La lista può essere fotografata in ogni momento con il proprio smartphone e inoltrata – tramite messenger, sui social network o via email. Da questo momento in poi non vi è più alcun controllo sui dati. Non esiste alcuna protezione dell'accesso, nessun periodo di cancellazione e nessuna prova di chi ha visualizzato o distribuito i dati.
Con la registrazione digitale, nessuno studente vede i dati degli altri: ognuno scansiona semplicemente il proprio codice QR.
LiteLog protegge i dati personali:
- Controllo dell'accesso: solo gli insegnanti e l'amministrazione vedono i dati sulla frequenza. Gli studenti vedono solo i propri check-in.
- Crittografia: tutti i dati vengono trasmessi e archiviati crittografati. Hosting esclusivamente in Germania.
- Codice QR dinamico: il codice QR ruota ogni circa 60 secondi. Gli screenshot o i codici inoltrati diventano non validi dopo un breve periodo di tempo.
- Periodi di eliminazione: è possibile configurare i periodi di conservazione. I dati possono essere cancellati automaticamente dopo la scadenza.
- Logging — Ogni accesso e ogni modifica sono documentati in modo a prova di audit.
- Pseudonimizzazione: facoltativamente, è possibile utilizzare identificatori pseudonimizzati al posto dei nomi reali. L'assegnazione a persone reali viene poi effettuata manualmente in fase di valutazione da parte della struttura.
Ulteriori informazioni: Sicurezza e privacy
Esempio pratico
Ogni stanza - aula, aula magna, palazzetto dello sport o spazio esterno - riceve la propria planimetria. I partecipanti effettuano il check-in tramite l'app LiteLog utilizzando il codice QR dinamico. Gli eventi vengono creati una volta per le operazioni regolari. Opzionale: Check-in minimo con avviso automatico in caso di carenza di personale. I dati raccolti forniscono statistiche di utilizzo per la pianificazione, la fatturazione e lo sviluppo della qualità.
Istruzioni per gruppo target
| Gruppo target | Istruzioni | Contenuto |
|---|---|---|
| Gestione e amministrazione della scuola | Arredamento | Crea una sede, crea una planimetria, configura corsi, valutazioni |
| Insegnanti e docenti | insegnanti | Controlla le presenze, esporta i dati |
| Studenti e alunni | studenti | Configurazione di un'app, check-in QR, presenza propria |
| Fornitore didattico (più sedi) | Multisede | Gestisci più sedi, assegnazione di attività, fatturazione |