Tieni un registro delle guardie digitale
Queste istruzioni mostrano ai servizi di sicurezza come tenere un libro di guardia digitale con LiteLog: dal proprio modello di libro di guardia al collegamento al turno fino alla valutazione e alla prova per il cliente.
1. Cos'è il libro delle guardie in LiteLog?
LiteLog non ha una "pagina del libro delle guardie" separata: il libro delle guardie viene creato in base alle prove che i tuoi dipendenti registrano comunque. Il nucleo è l'area Rapporti: l'elenco combinato di segnalazioni (incidenti) e moduli compilati. Ci sono anche le prove del tour:
| Classica voce del libro di guardia | Nel LiteLog |
|---|---|
| Rapporto di turno, protocollo di passaggio | Modulo compilato nell'area Rapporti |
| Incidenti speciali | Rapporto con foto, categoria e gravità |
| A prova di giro | Registri del tour su Attività e tour |
| Giornale cronologico | Corso: tutti gli eventi e le scansioni in ordine temporale |
I rapporti inviati non possono non essere modificati successivamente: ogni voce ha un timestamp e un'assegnazione utente e può quindi essere utilizzata come prova.
2. Costruisci il tuo modello di libro di guardia
Puoi progettare tu stesso il modulo del registro delle guardie: come modello di modulo su Impostazioni → Modelli di moduli. Il Editor di moduli offre un sistema modulare con tutti i tipi di campo; In alternativa, descrivi il modulo desiderato con parole tue (bozza AI), importa il tuo libro di guardia cartaceo esistente come PDF o adotta un modello di sicurezza già pronto dalla biblioteca.
Esempio: modello “Rapporto di turno/protocollo di passaggio”.
| Campo | Tipo di campo | Atteggiamento |
|---|---|---|
| Dati di spostamento | Sezione | — |
| Inizio turno/fine turno | Data/ora | Campo obbligatorio |
| Incidenti speciali | Testo lungo | opzionale |
| Tutte le chiavi sono complete? | OK/difetto | Foto richiesta in caso di “carenza” |
| Sistema di allarme armato? | Sì, no | Campo obbligatorio |
| Foto sala di guardia/condizioni di consegna | foto | opzionale |
| Dipendente che consegna la firma | Firma | Campo obbligatorio |
I campi obbligatori obbligano a completare le voci: il rapporto può essere inviato solo quando tutti i campi obbligatori sono stati compilati. Nei campi "OK/Difettoso", puoi specificare un requisito fotografico in caso di difetto, in modo che ogni difetto documentato sia automaticamente accompagnato da una prova fotografica.
3. Accoppiamento allo strato
Affinché la registrazione del registro appartenga al turno, collegare il modello alla registrazione degli orari: in Editor di moduli sotto "Utilizzo" selezionare l'opzione Registrazione degli orari (inizio/fine turno) e specificare se il modulo viene proposto all'entrata (inizio turno), all'uscita (fine turno) o in entrambi gli orari. Facoltativamente, è possibile limitare il modello a oggetti specifici.
Ai tuoi dipendenti verrà quindi offerto il modulo direttamente nell'app quando inviano il loro Registra il tempo del turno: il rapporto del turno si trova esattamente dove inizia e finisce il turno.
Procedura: forzare un ingresso per turno
Il modulo di turno è un'offerta: se vuoi rendere l'iscrizione vincolante, combina due elementi costitutivi:
- Attività ricorrente con modulo obbligatorio — Crea un Compito (ad esempio "Rapporto di turno turno notturno"), inserisci il modello del tuo libro di guardia nel campo Modulo e imposta una regola di ripetizione che si adatti al ritmo del turno. L'attività è considerata completata solo una volta che il modulo è stato compilato e inviato.
- Escalation in caso di errore: crea una regola in Automatico con il trigger "Attività scaduta". Se il rapporto del turno non viene ricevuto, il responsabile operativo viene automaticamente avvisato tramite push, e-mail o SMS.
In questo modo viene creato un libro di guardia completo: ogni turno ha il suo compito di reporting e le voci mancanti vengono rilevate immediatamente invece che al controllo successivo.
4. Compila l'app
I tuoi dipendenti compilano il libro delle guardie nel Applicazione LiteLog - direttamente in struttura, con foto e firma sul proprio smartphone. Funziona anche senza connessione Internet: le voci vengono registrate offline e sincronizzate automaticamente non appena il dispositivo è di nuovo online, ad esempio in parcheggi sotterranei, scantinati o in proprietà remote.
Un report non deve essere necessariamente finito in una volta sola: salvato come bozza, appare nell'elenco dei report e può essere continuato in seguito. In alternativa è disponibile Compila nel portale - ad es. per il PC della sala di guardia.
5. Valuta e dimostra
Tutte le voci del libro di guardia inviate finiscono nell'area Rapporti. Sono disponibili per valutazione e prova:
- Filtro - Usando il filtro Modello, puoi vedere solo i resoconti dei turni; utilizzando Oggetto e Periodo è possibile restringere il campo, ad esempio, a un oggetto di sicurezza e a un mese di fatturazione.
- PDF singolo: ogni report può essere esportato dalla vista dettagliata come PDF, incluse foto e firma.
- Consegna via e-mail: puoi inviare report direttamente al cliente tramite e-mail; con spedizione automatica anche periodicamente, ad es. settimanale. Puoi creare valutazioni collettive in Esportazione e spedizione.
- Accesso cliente: imposta un proprio accesso affinché il tuo cliente possa visualizzare i report delle sue proprietà, senza che tu debba inviare nulla.
Buono a sapersi
:::tip Hinweis
- I rapporti inviati non possono essere modificati: documenti le correzioni in un nuovo rapporto, l'originale rimane intatto.
- I moduli con campi "OK/carenza" possono attivare automaticamente il trigger "carenza rilevata": una carenza nel rapporto del turno diventa automaticamente una notifica o un'attività di follow-up.
- È meglio continuare le bozze con foto o firme sullo stesso dispositivo: le risposte vengono applicate su tutti i dispositivi, ma gli allegati multimediali no. :::
Domande frequenti sul libro di guardia digitale
LiteLog sostituisce completamente il libro di guardia scritto a mano? SÌ. I resoconti, i resoconti dei turni, i protocolli di passaggio e i resoconti dei tour vengono registrati digitalmente, hanno un timestamp e un'assegnazione dell'utente e non possono essere modificati successivamente.
Posso utilizzare il modulo del libro guardia esistente? SÌ. Importa il tuo modulo cartaceo come PDF nell'editor dei moduli: i campi verranno riconosciuti automaticamente. In alternativa, descrivi il modulo che desideri con parole tue e lascia che l'intelligenza artificiale crei una bozza.
Come posso assicurarmi che ogni turno abbia una voce? Collega il modello all'inizio/fine del turno e forza l'inserimento tramite un'attività ricorrente con un requisito di modulo più una regola di "attività in ritardo" nel sistema automatico (vedi Ricetta sopra).
Il libro guardia funziona anche senza internet? SÌ. L'app registra le voci offline e le sincronizza automaticamente non appena viene stabilita nuovamente la connessione.
Autorizzazioni
:::info Berechtigung Per compilare il libro guardia i tuoi dipendenti necessitano dell'autorizzazione Compila moduli (per le segnalazioni: Crea segnalazioni), per valutarlo serve Visualizza moduli o Visualizza messaggi. I modelli modificano chi è autorizzato a creare/modificare moduli. Contatta il tuo amministratore se non disponi dell'accesso. :::