LiteLog — śledzenie obecności dla instytucji edukacyjnych
LiteLog rejestruje frekwencję w szkołach, uniwersytetach i instytucjach edukacyjnych w sposób cyfrowy, uporządkowany i zrozumiały. Uczestnicy meldują się w kiosku (plan sali) za pomocą aplikacji na smartfona, korzystając z dynamicznego kodu QR. Kursy tworzone są jednorazowo na potrzeby regularnych operacji.
Dla kogo przeznaczony jest LiteLog?
| Grupa docelowa | Metoda logowania | Notatki |
|---|---|---|
| Uczelnie | Własny smartfon (aplikacja LiteLog) | Idealny — uczniowie mają własne urządzenia |
| Szkoły/akademie zawodowe | Własny smartfon (aplikacja LiteLog) | Uczestnicy dorośli, dobrze dopasowani |
| Szkoły ogólnokształcące | Własny smartfon lub późniejsze nagranie | Sprawdź korzystanie ze smartfona (regulamin szkolny), zaplanuj alternatywy |
| Dostawcy usług edukacyjnych wraz z dostawcami środków | Własny smartfon (aplikacja LiteLog) | Kompletna dokumentacja do rozliczeń |
Tak to działa
Główna koncepcja: każdy pokój jest reprezentowany przez plan pokoju. Jako urządzenie wyświetlające nadaje się każde istniejące urządzenie z przeglądarką - komputer stacjonarny, laptop, tablet lub istniejący wyświetlacz. Nie jest wymagany żaden dodatkowy zakup sprzętu. Plan pomieszczenia automatycznie pokazuje aktualny kurs i automatycznie przełącza się na kolejny.
- Utwórz lokalizację — Utwórz kampus lub budynek w portalu
- Utwórz plan pomieszczeń dla każdego pokoju — w obszarze Lokalizacja > Rejestr obecności > Zarządzanie planami pomieszczeń
- Przypisz kursy — utwórz kursy raz i przypisz je do planu pomieszczenia (= pokój); spotkania cykliczne generowane są automatycznie
- Skonfiguruj urządzenie — Umieść komputer stacjonarny, laptop, tablet lub wyświetlacz w trybie pełnoekranowym przy wejściu do pokoju
- Meldowanie uczestników — zeskanuj kod QR znajdujący się na planie sali za pomocą aplikacji LiteLog
Jak zorganizowana jest lokalizacja?
Standort (im Portal: Objekt) = Ein Campus oder ein Gebäude
└── Raumpläne = Räume innerhalb des Standorts
├── Klassenraum 101
├── Hörsaal A
├── Sporthalle
└── Sportplatz (Außenplatz)
- Jeden kampus z wieloma budynkami → 1 lokalizacja, wiele planów pięter
- Kilka lokalizacji w różnych miastach → 1 lokalizacja na miasto → zobacz Wiele lokalizacji
- Jeden budynek szkoły → 1 lokalizacja
Dynamiczny kod QR
Kod QR na mapie pokoju zmienia się co ~60 sekund. Podczas zmiany stare i nowe kody obowiązują równolegle przez krótki czas. Zapobiega to niewłaściwemu wykorzystaniu zrzutów ekranu lub przesłanych kodów. Uczestnicy skanują za pomocą własnej aplikacji i otrzymują natychmiastowe potwierdzenie. Plan pokoju wymaga do tego aktywnego połączenia internetowego.
W przypadku pokoi bez niezawodnego połączenia internetowego można pobrać i wydrukować statyczny kod QR dla każdego planu pokoju. To nie obraca się i działa w trybie offline, ale nie zapewnia ochrony przed zrzutami ekranu.
Podstawowe funkcje
- Automatyczna zmiana kursu — Plan pomieszczenia zmienia się automatycznie pomiędzy wydarzeniami. Nie jest wymagana ręczna interwencja.
- Wymagana tylko odprawa — Jeśli istotny jest tylko przyjazd, włącz automatyczne wyjście. Uczestnicy nie muszą się wtedy wylogowywać – uczestnictwo zakończy się automatycznie wraz z zakończeniem kursu.
- Minimalna liczba uczestników z alarmem — Opcjonalnie: Jeśli nie zostanie osiągnięta minimalna liczba uczestników, osoby odpowiedzialne zostaną automatycznie powiadomione.
- Obecność w czasie rzeczywistym — Nauczyciele mogą w każdej chwili sprawdzić, kto jest zalogowany.
- Eksportuj w celu rozliczeń — Eksportuj dane dotyczące obecności w formacie CSV lub PDF — w celu uzyskania statystyk, dowodów i rozliczeń obiektów kosztowych.
- Skalowalny — Działa dla 20 osób w sali seminaryjnej i ponad 300 osób w sali wykładowej.
Ochrona danych i RODO
Cyfrowe rejestrowanie obecności chroni dane uczniów lepiej niż listy papierowe. W sali otwarta jest lista papierowa – każdy uczestnik widzi wszystkie nazwiska i, jeśli ma to zastosowanie, numery uczniów. Listę można w każdej chwili sfotografować smartfonem i przesłać dalej – za pośrednictwem komunikatora, portali społecznościowych lub mailem. Od tego momentu nie ma już żadnej kontroli nad danymi. Nie ma żadnej ochrony dostępu, żadnych okresów usuwania ani dowodu, kto przeglądał lub rozpowszechniał dane.
Dzięki cyfrowemu nagrywaniu żaden uczeń nie widzi danych innych osób – każdy po prostu skanuje swój własny kod QR.
LiteLog chroni dane osobowe poprzez:
- Kontrola dostępu — Dane dotyczące obecności widzą tylko nauczyciele i administracja. Studenci widzą tylko swoje zameldowania.
- Szyfrowanie — wszystkie dane są przesyłane i przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Hosting wyłącznie w Niemczech.
- Dynamiczny kod QR — kod QR zmienia się co ~60 sekund. Zrzuty ekranu lub przesłane kody tracą ważność po krótkim czasie.
- Okresy usuwania — Można skonfigurować okresy przechowywania. Dane mogą zostać automatycznie usunięte po wygaśnięciu.
- Logowanie — każdy dostęp i każda zmiana jest dokumentowana w sposób odporny na audyt.
- Pseudonimizacja — opcjonalnie zamiast prawdziwych nazwisk można używać identyfikatorów pseudonimizowanych. Przypisanie do prawdziwych osób odbywa się następnie ręcznie podczas oceny przez placówkę.
Dalsze informacje: Bezpieczeństwo i prywatność
Praktyczny przykład
Każde pomieszczenie – sala lekcyjna, wykładowa, hala sportowa czy teren zewnętrzny – otrzymuje własny plan pomieszczenia. Uczestnicy meldują się poprzez aplikację LiteLog, korzystając z dynamicznego kodu QR. Zdarzenia są tworzone raz dla regularnych operacji. Opcjonalnie: Minimalna liczba odpraw z automatycznym powiadomieniem w przypadku niedoboru personelu. Zebrane dane dostarczają statystyk użytkowania na potrzeby planowania, rozliczeń i rozwoju jakości.
Instrukcje według grupy docelowej
| Grupa docelowa | Instrukcje | Zawartość |
|---|---|---|
| Zarządzanie i administracja szkołą | Umeblowanie | Utwórz lokalizację, utwórz plan pokoju, skonfiguruj kursy, oceny |
| Nauczyciele i wykładowcy | nauczycielstwo | Sprawdź frekwencję, eksportuj dane |
| Studenci i uczniowie | studenci | Skonfiguruj aplikację, odprawa QR, własna obecność |
| Dostawca usług edukacyjnych (wiele lokalizacji) | Wiele lokalizacji | Zarządzaj wieloma lokalizacjami, przydzielaniem zadań i rozliczeniami |