Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an Geschäftsführung, Einsatzleiter und Admins, die LiteLog als Wächterkontrollsystem für ihren Sicherheitsdienst einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase und können alle Funktionen uneingeschränkt nutzen.
Im Onboarding-Assistenten wählen Sie „Sicherheitsdienstleistungen" als Branche und legen direkt Ihren ersten Kunden und Ihr erstes Objekt an.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Kunde erstellen
Legen Sie Ihre Auftraggeber als Kunden an — so können Objekte, Berichte und Zugänge automatisch zugeordnet werden. Optional können Sie Ihren Kunden auch einen eigenen Kundenzugang einrichten, über den sie Berichte und Meldungen selbst einsehen.
Details: Kunden verwalten, Kundenzugang
3. Objekt erstellen
Jedes Bewachungsobjekt wird als eigener Standort in LiteLog abgebildet. Pro Objekt werden Rundgänge, Meldungen und Zeiten separat erfasst.
Details: Objekte verwalten
4. Mitarbeiter erstellen & Zugang vergeben
Legen Sie Ihre Wachleute, Objektleiter und Einsatzleiter als Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional.
Mehrere Mitarbeiter auf einmal? Importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV-Datei, statt jeden einzeln anzulegen.
Details: Konten verwalten, CSV-Import, Rollen & Rechte
Anmeldemöglichkeiten
Mitarbeiter können sich auf verschiedenen Wegen anmelden:
| Zugang | Methode |
|---|---|
| Web-Portal | Benutzername und Passwort |
| Mobile App | QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip |
Die Anmeldung per QR-Code oder NFC-Chip ist besonders praktisch im Sicherheitsdienst — Ihre Mitarbeiter müssen sich kein Passwort merken und Sie vermeiden „Passwort vergessen"-Anfragen.
5. App herunterladen
Ihre Mitarbeiter installieren die LiteLog App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android).
Geben Sie die Anleitung für Wachpersonal an Ihre Mitarbeiter weiter — sie erklärt App-Einrichtung, Rundgang und Zeiterfassung in einfacher Sprache.
Details: Mobile App
6. Geräte
Es können sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones verwendet werden. Beachten Sie bei privaten Geräten, dass die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden sollte.
Firmenhandy am Objekt
Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Objekt verbleibt, können Sie es im Portal unter Einstellungen → Geräte als Objekthandy festlegen. Damit haben alle Mitarbeiter, die sich über dieses Gerät anmelden, automatisch nur Zugriff auf dieses eine Objekt. Das verhindert Falschanmeldungen und erleichtert die Bedienung für Mitarbeiter.
Private Handys
Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an und wählen das Objekt selbst aus. Stellen Sie sicher, dass die Standortfreigabe in den Objekteinstellungen Ihren Datenschutzanforderungen entspricht. Das automatische Ausloggen sollte bei privaten Geräten deaktiviert werden.
Bei Objekthandys sollte das automatische Ausloggen aktiviert sein — so wird sichergestellt, dass sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Konto anmeldet und Rundgänge nicht unter falschem Namen erfasst werden. Bei privaten Handys sollte es deaktiviert sein, da der Mitarbeiter dauerhaft eingeloggt bleibt.
Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts.
Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Firmenhandy nutzen, empfehlen wir NFC-Chips oder persönliche QR-Codes als Login-Methode. Jeder Mitarbeiter hält einfach seinen NFC-Chip an das Gerät oder scannt seinen QR-Code — die App erkennt den Mitarbeiter und wechselt sofort auf das richtige Konto. So entfällt das manuelle Aus- und Einloggen vollständig und der Schichtwechsel dauert nur eine Sekunde.
Details: Geräte verwalten
7. Kontrollpunkte erstellen & anbinden
Kontrollpunkte sind die Prüfstellen, die Ihre Wachleute während eines Rundgangs scannen. Jeder Kontrollpunkt wird mit einem NFC-Tag oder QR-Code verknüpft.
QR-Codes
QR-Codes für Kontrollpunkte erstellen Sie am einfachsten direkt im Portal — dort können Sie die Codes herunterladen und ausdrucken.
NFC-Tags
NFC-Tags müssen über die mobile App verknüpft werden. Öffnen Sie in der App den Bereich „Kontrollpunkte", erstellen Sie einen neuen Punkt und halten Sie den NFC-Tag an Ihr Smartphone.
NFC-Technologie funktioniert auf Metalloberflächen deutlich schlechter. Verwenden Sie spezielle On-Metal-Tags oder bringen Sie die Tags auf nicht-metallischen Untergründen an (z. B. Kunststoff, Holz, Wand).
NFC-Tags oder QR-Codes?
| Kriterium | NFC-Tag | QR-Code |
|---|---|---|
| Kosten | ab ca. 1,50 € / Stück | kostenlos (selbst drucken) |
| Haltbarkeit | sehr hoch (wetterfest) | mittel (laminieren empfohlen) |
| Manipulation | schwer zu kopieren | kann fotografiert werden |
| Installation | aufkleben | aufkleben / aufhängen |
| Erstellen | über die App | über das Portal |
NFC-Tags sind für den Sicherheitsbereich die bessere Wahl — sie sind manipulationssicherer und erfordern physische Nähe zum Kontrollpunkt. QR-Codes eignen sich als Ergänzung oder für temporäre Standorte.
Details: Kontrollpunkte verwalten, NFC-Tags scannen
8. Objektunterlagen
Im Portal können Sie unter den Objekteinstellungen Dokumente zum Objekt hochladen — z. B. PDFs oder Bilder. Mitarbeiter sehen diese Unterlagen direkt in der App. Typische Inhalte sind Notfallnummern, Lagepläne, Dienstanweisungen oder Schlüsselprotokolle.
Details: Objektdokumente
9. Rundgänge einrichten
LiteLog bietet zwei Arten von Rundgängen:
Freie Rundgänge
Sobald Kontrollpunkte an einem Objekt verknüpft sind, können Mitarbeiter sofort einen freien Rundgang starten — direkt über die App, ohne weitere Konfiguration. Dabei scannen sie die gewünschten Kontrollpunkte in beliebiger Reihenfolge.
Rundgang-Vorlagen
Für wiederkehrende, geplante Rundgänge erstellen Sie Rundgang-Vorlagen im Portal. Damit legen Sie fest, welche Kontrollpunkte wann, wie oft und in welcher Reihenfolge gescannt werden müssen.
Details: Rundgang erstellen, Rundgänge am Objekt
10. Meldungen
Mitarbeiter können Auffälligkeiten direkt vor Ort per App dokumentieren — mit Fotos, GPS-Standort und Kontrollpunkt-Zuordnung. Zuständige Personen werden automatisch benachrichtigt. Funktioniert auch offline.
Details: Meldungen
11. Daten auswerten
Die erfassten Rundgänge, Meldungen und Zeiten können Sie auf verschiedenen Wegen auswerten:
- Mobile App — Rundgang-Historie und Meldungen direkt auf dem Smartphone einsehen
- Web-Portal — Alle Daten zentral unter „Daten & Berichte" filtern und auswerten
- Download — Auswertungen als PDF oder CSV herunterladen
- Automatischer Versand — Berichte periodisch per E-Mail an Auftraggeber senden
- Kundenzugang — Auftraggebern einen eigenen Login einrichten, über den sie Berichte und Meldungen selbst einsehen können
Details: Daten & Berichte, Automatischer Versand, Kundenzugang
12. Zeiterfassung einrichten (optional)
Neben Rundgängen kann LiteLog optional auch die Schichtzeiten Ihrer Wachleute erfassen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung per QR-Code eingestellt. Den QR-Code für die Zeiterfassung können Sie im Portal unter den Objekteinstellungen herunterladen und ausdrucken — z. B. für den Wachraum.
Kontrollpunkte für Rundgänge und der QR-Code für die Zeiterfassung sind getrennte Funktionen. Der Zeiterfassungs-QR-Code dient nur dem Schicht-Check-in/-out, nicht der Rundgangskontrolle.
Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen
Anwesenheitskontrolle einrichten (optional)
Zusätzlich zur Zeiterfassung können Sie automatisch prüfen lassen, ob Ihr Wachpersonal pünktlich zur Schicht erscheint. Erstellen Sie dazu eine Vorgabe mit Schichtzeiten, Anforderungen (z. B. „mindestens 1 Anmeldung") und Benachrichtigungskanälen. Das System bewertet jede Schicht automatisch als Erfolgreich oder Fehlgeschlagen und alarmiert Sie bei Abweichungen — per Push, E-Mail, SMS oder automatischem Anruf.
Details: Anwesenheitskontrolle, Vorgabe erstellen
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Kunden (Auftraggeber) angelegt
- Objekte angelegt und Kunden zugeordnet
- Mitarbeiter angelegt (einzeln oder per CSV-Import)
- App installiert und Login getestet
- Kontrollpunkte erstellt und NFC-Tags / QR-Codes angebracht
- Ersten Rundgang durchgeführt (frei oder per Vorlage)
- Datenauswertung und Berichtsversand geprüft
Weitergeben
- Drucken Sie die Anleitung für Objektleiter für Ihre Standortverantwortlichen aus
- Geben Sie die Anleitung für Wachpersonal an Ihre Mitarbeiter weiter