Prowadź cyfrową księgę strażników
Poniższe instrukcje pokazują służbom bezpieczeństwa, jak prowadzić cyfrową księgę ochrony za pomocą LiteLog: od własnego szablonu księgi ochrony, poprzez powiązanie jej z przejściem, aż po ocenę i dowód dla klienta.
1. Czym jest księga strażników w LiteLog?
LiteLog nie posiada osobnej „strony księgi ochronnej” – księga strażnicza tworzona jest na podstawie dowodów, które i tak rejestrują Twoi pracownicy. Trzon stanowi obszar Raporty: połączona lista zgłoszeń (incydentów) i wypełnionych formularzy. Jest też dowód z wycieczki:
| Klasyczny wpis do księgi strażników | W LiteLogu |
|---|---|
| Protokół zmiany, protokół przekazania | Wypełniony formularz w obszarze Raporty |
| Szczególne zdarzenia | Raport ze zdjęciami, kategorią i wagą |
| Dowód wycieczki | Dzienniki wycieczek pod adresem Zadania i wycieczki |
| Dziennik chronologiczny | Kurs — wszystkie zdarzenia i skany w kolejności czasowej |
Zgłoszenia złożone nie mogą być później zmieniane – każdy wpis posiada znacznik czasu i przypisanie użytkownika, dzięki czemu może służyć jako dowód.
2. Zbuduj własny szablon księgi strażników
Sam projektujesz formularz księgi ochronnej - jako szablon formularza pod adresem Ustawienia → Szablony formularzy. Edytor formularzy oferuje system modułowy ze wszystkimi typami pól; Alternatywnie możesz opisać żądany formularz własnymi słowami (szkic AI), zaimportować istniejącą książeczkę ochrony papieru w formacie PDF lub zastosować gotowy szablon zabezpieczeń z biblioteki.
Przykład: Wzór „Protokół zmiany/protokół przekazania”.
| Pole | Typ pola | Postawa |
|---|---|---|
| Przesuń dane | Sekcja | — |
| Początek zmiany/koniec zmiany | Data/godzina | Pole obowiązkowe |
| Szczególne zdarzenia | Długi tekst | fakultatywny |
| Wszystkie klucze gotowe? | OK/wada | Zdjęcie wymagane w przypadku „niedoboru” |
| System alarmowy uzbrojony? | Tak Nie | Pole obowiązkowe |
| Stan fotobudki / przekazania | zdjęcie | fakultatywny |
| Pracownik przekazujący podpis | Podpis | Pole obowiązkowe |
Pola obowiązkowe wymuszają wypełnienie wszystkich pól: Raport można przesłać dopiero po wypełnieniu wszystkich pól obowiązkowych. W polach „OK/Wadliwy” możesz określić wymaganie dotyczące zdjęcia w przypadku wady – dzięki temu do każdej udokumentowanej wady będzie automatycznie dołączany dowód fotograficzny.
3. Połącz z warstwą
Aby wpis w pamiętniku należał do zmiany, połącz szablon z zapisem czasu: W Edytor formularzy w sekcji „Wykorzystanie” wybierz opcję Rejestracja czasu (początek/koniec zmiany) i określ, czy formularz jest oferowany przy wejściu (początek zmiany), przy wyrejestrowaniu (koniec zmiany) czy w obu momentach. Opcjonalnie możesz ograniczyć szablon do określonych obiektów.
Twoi pracownicy otrzymają wówczas formularz bezpośrednio w aplikacji, gdy będą przesyłać Rekordowy czas zmiany — raport ze zmiany znajduje się dokładnie w miejscu rozpoczęcia i zakończenia zmiany.
Przepis: Wymuś jedno wejście na zmianę
Formularz zmiany jest ofertą - jeśli chcesz, aby wpis był wiążący, połącz dwa elementy konstrukcyjne:
- Zadanie cykliczne z obowiązkowym formularzem — Utwórz Zadanie (np. „Raport zmiany nocnej”), wprowadź szablon księgi strażników w polu Formularz i ustal regułę powtarzania pasującą do rytmu zmiany. Zadanie uważa się za zakończone dopiero po wypełnieniu i przesłaniu formularza.
- Eskalacja w przypadku niepowodzenia — Utwórz regułę w Automatyczny z wyzwalaczem „Zadanie przeterminowane”. Jeżeli raport ze zmiany nie zostanie odebrany, kierownik operacyjny zostanie o tym automatycznie powiadomiony – za pomocą wiadomości push, e-maila lub SMS-a.
Tworzy to kompletną księgę ochrony: każda zmiana ma swoje zadanie raportowania, a brakujące wpisy są zauważane natychmiast, a nie podczas następnej kontroli.
4. Wypełnij aplikację
Twoi pracownicy wypełniają księgę ochrony w Aplikacja LiteLog – bezpośrednio na posesji, opatrzając zdjęciami i podpisem na swoim smartfonie. Działa to nawet bez połączenia z Internetem: Wpisy są rejestrowane w trybie offline i automatycznie synchronizowane, gdy tylko urządzenie ponownie będzie online - na przykład na parkingach podziemnych, piwnicach lub w odległych nieruchomościach.
Raport nie musi być gotowy za jednym razem: zapisany jako wersja robocza, pojawia się na liście raportów i można go później kontynuować. Alternatywnie dostępny jest Wypełnij w portalu - np. dla komputera wartowniczego.
5. Oceń i udowodnij
Wszystkie przesłane wpisy do księgi strażników trafiają do obszaru Raporty. Do oceny i sprawdzenia dostępne są następujące elementy:
- Filtr – używając filtra Szablon, możesz zobaczyć tylko raporty zmianowe; za pomocą Obiekt i Okres możesz zawęzić zakres np. do obiektu zabezpieczenia i miesiąca rozliczeniowego.
- Pojedynczy plik PDF — każdy raport można wyeksportować z widoku szczegółowego jako plik PDF, zawierający zdjęcia i podpis.
- Dostawa e-mailem — Możesz wysyłać raporty bezpośrednio do klienta e-mailem; z wysyłka automatyczna także okresowo, np. tygodnik. Oceny zbiorcze możesz tworzyć pod Eksport i wysyłka.
- Dostęp klienta — Skonfiguruj własny dostęp, aby Twój klient mógł samodzielnie przeglądać raporty dotyczące swoich nieruchomości — bez konieczności wysyłania czegokolwiek.
Dobrze wiedzieć
:::tip Hinweis
- Przesłanych raportów nie można zmieniać – korekty dokumentujesz w nowym raporcie, oryginał pozostaje nienaruszony.
- Formularze z polami „OK/niedobór” mogą automatycznie wywołać wyzwalacz „wykryto brak” – brak w raporcie zmiany automatycznie staje się powiadomieniem lub zadaniem uzupełniającym.
- Wersje robocze najlepiej kontynuować ze zdjęciami lub podpisami na tym samym urządzeniu — odpowiedzi są stosowane na różnych urządzeniach, ale załączniki multimedialne nie. :::
Często zadawane pytania dotyczące cyfrowej księgi strażników
Czy LiteLog całkowicie zastępuje odręczną księgę strażników? Tak. Raporty, raporty zmian, protokoły przekazania i zapisy tras są rejestrowane cyfrowo, mają znacznik czasu i przypisanie użytkownika i nie można ich później zmieniać.
Czy mogę skorzystać z mojego istniejącego formularza księgi strażników? Tak. Zaimportuj formularz papierowy jako plik PDF do edytora formularzy - pola zostaną rozpoznane automatycznie. Alternatywnie opisz własnymi słowami żądany formularz i pozwól sztucznej inteligencji stworzyć wersję roboczą.
Jak mogę się upewnić, że każda zmiana ma wpis? Połącz szablon z początkiem/końcem zmiany i wymuś wpis poprzez zadanie cykliczne z wymogiem formularza i regułą „zadanie przeterminowane” w systemie automatycznym (patrz Przepis powyżej).
Czy księga wartownicza działa także bez internetu? Tak. Aplikacja rejestruje wpisy w trybie offline i automatycznie je synchronizuje, gdy tylko ponownie zostanie nawiązane połączenie.
Uprawnienia
:::info Berechtigung Aby wypełnić księgę strażników, Twoi pracownicy potrzebują uprawnień Wypełniaj formularze (w przypadku raportów: Tworzenie raportów), do jej oceny potrzebne są uprawnienia Wyświetlanie formularzy lub Przeglądanie wiadomości. Szablony edytują, kto może tworzyć/edytować formularze. Jeśli nie masz dostępu, skontaktuj się z administratorem. :::