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Anleitung für Housekeeping & Übergabeteam

Diese Anleitung erklärt, wie Housekeeping und Übergabeteam mit LiteLog arbeiten: die Wohnung nach der Reinigung abnehmen, Mängel als Aufgabe weitergeben und die Übergabe mit Unterschrift dokumentieren.

1. App installieren & anmelden​

  1. App herunterladen: LiteLog-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) installieren
  2. Anmelden: Mit der vom Office vorgegebenen Methode anmelden
  3. Wohnung prüfen: Achten Sie darauf, dass Sie in der richtigen Wohnung angemeldet sind

Details: Mobile App

2. Abnahme-Checkliste durchführen​

Nachdem die Reinigungskraft die Wohnung fertig gemeldet hat, führen Sie die Abnahme durch:

  1. Abnahme-Checkliste öffnen — das vom Office hinterlegte Formular in der App auswählen
  2. Prüfpunkte durchgehen — je Punkt OK/Mangel bewerten (Sauberkeit, Vollständigkeit des Inventars, Funktion der Geräte)
  3. Fotos aufnehmen — den Zustand der Wohnung dokumentieren; bei entsprechend konfigurierten Punkten sind Fotos Pflicht
  4. Formular absenden — die Abnahme ist dokumentiert und im Portal einsehbar

:::tip Offline abnehmen Auch die Abnahme funktioniert ohne Internet. Alle Eingaben und Fotos werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. :::

Details: Formularvorlagen, Berichte

3. Mangel als Aufgabe an den Hausmeister zuweisen​

Stellen Sie bei der Abnahme einen Mangel fest, der behoben werden muss (z. B. tropfender Wasserhahn, defekte Lampe, beschädigtes Möbelstück), erstellen Sie daraus eine Aufgabe:

  1. Aufgabe erstellen — Titel und Beschreibung eingeben, Foto anhängen
  2. Der Wohnung zuordnen — die Aufgabe hängt am richtigen Objekt
  3. Dem Hausmeister zuweisen — er sieht die Aufgabe sofort in seiner App
  4. Fälligkeit setzen — z. B. vor der nächsten Anreise

Das Office wird über neue Mängel per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert und behält den Bearbeitungsstand im Portal im Blick. Sobald der Hausmeister die Aufgabe abschließt, ist das für alle nachvollziehbar dokumentiert.

Details: Aufgabe erstellen, Benachrichtigungen

4. Übergabeprotokoll mit Unterschrift ausfüllen​

Bei der Übergabe der Wohnung füllen Sie das Übergabeprotokoll als Formular direkt vor Ort aus:

  1. Übergabeprotokoll öffnen — das Formular mit dem Gast gemeinsam durchgehen
  2. Zustand dokumentieren — Prüfpunkte bestätigen, bei Bedarf Fotos ergänzen
  3. Unterschrift einholen — das Formular enthält ein Unterschriftsfeld: Reichen Sie das Gerät dem Gast, er unterschreibt direkt auf dem Bildschirm
  4. Absenden — das Protokoll ist mit Zeitstempel, Fotos und Unterschrift gespeichert

Das fertige Protokoll steht im Portal als PDF bereit — mit dem Firmenlogo Ihres Betreibers auf dem Dokument. Das Logo wird zentral unter Einstellungen → Branding hinterlegt.

Details: Formular-Editor (Unterschriftsfeld), Branding

5. Bericht versenden​

Abgesendete Formulare und Meldungen erscheinen im Portal im Bereich Berichte. Von dort können Sie einzelne Berichte als PDF exportieren; Meldungen lassen sich auch direkt aus der App per E-Mail an einen Empfänger weiterleiten — z. B. das Übergabeprotokoll an den Eigentümer der Wohnung.

Details: Berichte, Meldungsdetails (E-Mail-Versand)

Häufige Fragen​

Kann der Gast auf meinem Gerät unterschreiben? Ja. Das Unterschriftsfeld ist dafür gedacht: Sie reichen dem Gast Ihr Smartphone oder Tablet, er unterschreibt mit dem Finger direkt auf dem Bildschirm.

Was passiert, wenn ich bei der Abnahme einen Mangel finde? Dokumentieren Sie ihn mit Foto in der Abnahme-Checkliste und erstellen Sie eine Aufgabe für den Hausmeister. Das Office wird automatisch benachrichtigt.

Sieht das Office, wann ich abgenommen habe? Ja. Jedes abgesendete Formular trägt Zeitstempel und Bearbeiter und ist im Portal sofort einsehbar.

Funktioniert das Übergabeprotokoll auch offline? Ja. Auch Unterschriften werden lokal gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.

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