Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an Betreiber und Office-Verantwortliche, die LiteLog für ihre Ferienwohnungen oder Serviced Apartments einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase und können alle Funktionen uneingeschränkt nutzen.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Struktur abbilden: Häuser und Wohnungen
LiteLog arbeitet mit einer zweistufigen Hierarchie: einer Hauptkategorie (Ebene 1, im Standard „Kunde") und darunter den Objekten (Ebene 2). Für Ferienwohnungen bewährt sich diese Aufteilung:
- Jedes Haus legen Sie als Eintrag der Ebene 1 an — im Standard heißt diese Ebene „Kunde", Sie können sie aber frei umbenennen (siehe nächster Abschnitt).
- Jede Wohnung legen Sie als eigenes Objekt an und ordnen sie ihrem Haus zu. Alle Checklisten, Aufgaben, Zeiten und Berichte werden der jeweiligen Wohnung zugeordnet.
So können Sie im Portal nach Haus filtern und behalten trotzdem jede einzelne Wohnung im Blick.
Details: Objekte verwalten, Kundenliste
Hierarchie-Ebenen umbenennen
Damit das Portal Ihre Sprache spricht, benennen Sie die beiden Ebenen unter Einstellungen → Hierarchie & Rollen um:
- Hauptkategorie: Wählen Sie Benutzerdefiniert und tragen Sie z. B. „Haus" ein.
- Unterkategorie: Behalten Sie „Objekt" oder wählen Sie einen eigenen Begriff wie „Wohnung".
Die Umbenennung wirkt im ganzen System — in Listen, Filtern und sogar in den Berechtigungs-Namen.
Details: Hierarchie & Rollen
3. Bestehende Checklisten als Formular-Vorlagen übernehmen
Ihre Reinigungs- und Abnahme-Checklisten existieren vermutlich schon — als Excel-Datei oder PDF. Sie müssen sie nicht neu aufbauen: LiteLog übernimmt sie per KI-Import als digitale Formular-Vorlagen.
- Im Portal unter Einstellungen → Formularvorlagen auf Vorlage erstellen klicken
- Den Import wählen — bestehende Excel-/CSV-Checkliste oder ein PDF hochladen
- Die Felder werden automatisch erkannt und übernommen
- Im Vollseiten-Editor nacharbeiten: Pflichtfelder, Foto-Pflichten (z. B. Foto-Pflicht bei „Mangel") und Bedingungen festlegen
Typische Vorlagen für Ferienwohnungen:
- Reinigungs-Checkliste — Prüfpunkte je Raum, OK/Mangel-Auswahl, Foto-Pflicht
- Abnahme-Checkliste — Endkontrolle durch das Housekeeping mit Fotos
- Übergabeprotokoll — inklusive Unterschriftsfeld für die Übergabe vor Ort
Details: Formularvorlagen, Formular-Editor
4. An- und Abmeldemethoden pro Wohnung festlegen
Sie legen pro Objekt fest, womit sich Ihre Teams an- und abmelden. Für Ferienwohnungen bieten sich an:
| Methode | So funktioniert es |
|---|---|
| QR-Code | Ausgedruckter QR-Code in der Wohnung (z. B. im Flur oder Abstellraum) wird mit der App gescannt |
| Standort-Vorschlag | Befindet sich die Reinigungskraft im Geofence-Bereich der Wohnung, hebt die App das Objekt als Vorschlag hervor — ein Tipp genügt |
| Beacon | Ein Bluetooth-Beacon in der Wohnung; ist das Smartphone in Reichweite, schlägt die App das Anmelden vor — bestätigt wird immer per Tipp |
:::info Kein automatisches Stempeln Standort- und Beacon-Vorschlag nehmen Ihren Teams die Objektsuche ab — es gibt aber kein automatisches An- oder Abmelden im Hintergrund. Der Vorschlag wird immer von der Person selbst bestätigt. :::
Details: Anmeldemethoden, Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen, Beacons
Standortsperre (optional)
Aktivieren Sie optional den Standortnachweis (Geofencing): Das System prüft beim An- und Abmelden, ob sich die Person tatsächlich an der Wohnung befindet (ONSITE/OFFSITE) — und kann Anmeldungen außerhalb des Bereichs blockieren.
Details: Standortnachweis (Geofencing)
5. Mitarbeiter anlegen & Rollen vergeben
Legen Sie Ihre Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional. Mehrere Mitarbeiter importieren Sie per CSV-Datei.
Typische Rollen für Ferienwohnungs-Betreiber
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| Office | Vollzugriff: Aufgaben, Berichte, Exporte, Konfiguration |
| Reinigungskraft | An der Wohnung anmelden, Formulare ausfüllen, Meldungen erstellen |
| Housekeeping / Übergabeteam | Formulare ausfüllen, Aufgaben erstellen und zuweisen, Berichte versenden |
| Hausmeister | Zugewiesene Aufgaben einsehen und abschließen |
:::tip Portal- und App-Zugang kombinierbar Jede individuelle Rolle kann die Berechtigungen Portal-Login und App-Login einzeln oder kombiniert erhalten. Eine Housekeeping-Leitung kann so z. B. in der App abnehmen und im Portal Aufgaben verwalten — mit einem einzigen Konto. :::
Details: Konten verwalten, Rollen & Rechte
6. App herunterladen
Ihre Teams installieren die LiteLog-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android). Zur Anmeldung genügt je nach Vorgabe QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip.
Geben Sie die passende Anleitung an Ihre Teams weiter:
Details: Mobile App
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Hierarchie-Ebenen umbenannt (z. B. „Haus" / „Wohnung")
- Häuser angelegt und jede Wohnung als Objekt erfasst
- Checklisten importiert (Reinigung, Abnahme, Übergabeprotokoll mit Unterschriftsfeld)
- An-/Abmeldemethoden pro Wohnung festgelegt (QR, Standort-Vorschlag, Beacon)
- Optional: Standortsperre aktiviert
- Mitarbeiter angelegt und Rollen zugewiesen
- App installiert und erste Anmeldung getestet
Weitergeben
- Geben Sie die Anleitung für Reinigungskräfte an Ihr Reinigungsteam weiter
- Geben Sie die Anleitung für Housekeeping an Ihr Übergabeteam weiter