Mantenha um livro de guarda digital
Estas instruções mostram aos serviços de segurança como manter um livro de guarda digital com LiteLog: desde o seu próprio modelo de livro de guarda até vinculá-lo ao turno, até a avaliação e comprovação para o cliente.
1. O que é o livro de guarda do LiteLog?
O LiteLog não possui uma “página de livro de guarda” separada – o livro de guarda é criado a partir das evidências que seus funcionários registram de qualquer maneira. O núcleo é a área Relatórios: a lista combinada de relatórios (incidentes) e formulários preenchidos. Há também as evidências do passeio:
| Entrada clássica do livro de guarda | No LiteLog |
|---|---|
| Relatório de turno, protocolo de transferência | Formulário preenchido na área Relatórios |
| Incidentes especiais | Relatório com fotos, categoria e gravidade |
| À prova de turismo | Registros de tour em Tarefas e passeios |
| Diário Cronológico | Curso — todos os eventos e varreduras em ordem de tempo |
Os relatórios enviados não podem ser alterados posteriormente - cada entrada tem um carimbo de data/hora e uma atribuição de usuário e pode, portanto, ser usada como evidência.
2. Crie seu próprio modelo de livro de guarda
Você mesmo cria seu formulário de livro de guarda - como um modelo de formulário em Configurações → Modelos de formulário. O Editor de formulário oferece um sistema modular com todos os tipos de campos; Alternativamente, descreva o formulário desejado com suas próprias palavras (rascunho AI), importe seu livro de proteção de papel existente como um PDF ou adote um modelo de segurança pronto da biblioteca.
Exemplo: modelo “Relatório de turno/protocolo de transferência”
| Campo | Tipo de campo | Atitude |
|---|---|---|
| Dados de turno | Seção | - |
| Início / fim do turno | Data/hora | Campo obrigatório |
| Incidentes especiais | Texto longo | opcional |
| Todas as chaves estão completas? | OK/Falha | Foto necessária em caso de “escassez” |
| Sistema de alarme armado? | Sim Não | Campo obrigatório |
| Foto da sala de guarda/condição de transferência | foto | opcional |
| Funcionário entregando assinatura | Assinatura | Campo obrigatório |
Campos obrigatórios obrigam a preenchimento completo: O relatório só poderá ser enviado quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos. Para os campos "OK/Defeituoso", você pode especificar um requisito de foto em caso de defeito - para que cada defeito documentado seja automaticamente acompanhado por evidência fotográfica.
3. Acople à camada
Para que o registro do watchbook pertença ao turno, vincule o modelo ao registro de ponto: Em Editor de formulário em "Utilização" selecione a opção Registro de tempo (início/fim do turno) e especifique se o formulário é oferecido na entrada (início do turno), na saída (fim do turno) ou em ambos os horários. Opcionalmente, você pode restringir o modelo a objetos específicos.
Seus funcionários receberão o formulário diretamente no aplicativo quando enviarem seu Registrar tempo de turno - o relatório de turno está localizado exatamente onde o turno começa e termina.
Receita: Forçar uma entrada por turno
O formulário de mudança é uma oferta - se você quiser tornar a entrada vinculativa, combine dois blocos de construção:
- Tarefa recorrente com formulário obrigatório — Crie um Tarefa (por exemplo, “Relatório de turno noturno”), insira seu modelo de livro de guarda no campo Formulário e defina uma regra de repetição que se ajuste ao ritmo do turno. A tarefa só é considerada concluída após o preenchimento e envio do formulário.
- Escalonamento em caso de falha — Crie uma regra no Automático com a trigger “Tarefa vencida”. Caso o relatório de turno não seja recebido, o gestor de operações é automaticamente notificado – via push, e-mail ou SMS.
Isso cria um livro de guarda completo: cada turno tem sua tarefa de relatório e as entradas faltantes são percebidas imediatamente, em vez de na próxima verificação.
4. Preencha o aplicativo
Seus funcionários preenchem o livro de guarda no Aplicativo LiteLog - diretamente no imóvel, com fotos e assinatura no smartphone. Isso funciona mesmo sem conexão com a Internet: as entradas são gravadas off-line e sincronizadas automaticamente assim que o dispositivo estiver on-line novamente - por exemplo, em estacionamentos subterrâneos, porões ou em propriedades remotas.
Um relatório não precisa ser concluído de uma só vez: salvo como rascunho, ele aparece na lista de relatórios e pode ser continuado posteriormente. Alternativamente, o Preencha no portal está disponível - por exemplo. para o PC da sala de guarda.
5. Avalie e prove
Todas as entradas do livro de guarda enviadas terminam na área Relatórios. Estão disponíveis para avaliação e comprovação:
- Filtro - Utilizando o filtro Modelo, é possível visualizar apenas os relatórios de turno; usando Object e Period, você pode restringir, por exemplo, um objeto de segurança e um mês de faturamento.
- PDF único — Cada relatório pode ser exportado da visualização detalhada como um PDF, incluindo fotos e assinatura.
- Entrega por e-mail — Você pode enviar relatórios diretamente ao cliente por e-mail; com o envio automático também periodicamente, por ex. semanalmente. Você pode criar avaliações coletivas em Exportação e envio.
- Acesso do cliente — Configure um acesso próprio para que seu cliente visualize os relatórios de seus imóveis por conta própria — sem que você precise enviar nada.
Bom saber
:::tip Hinweis
- Os relatórios enviados não podem ser alterados - você documenta as correções em um novo relatório, o original permanece intacto.
- Formulários com campos "OK/deficiência" podem acionar automaticamente o gatilho "deficiência detectada" - uma deficiência no relatório de turno torna-se automaticamente uma notificação ou tarefa de acompanhamento.
- É melhor continuar os rascunhos com fotos ou assinaturas no mesmo dispositivo: as respostas são aplicadas em vários dispositivos, mas os anexos de mídia não. :::
Perguntas frequentes sobre o livro de guarda digital
O LiteLog substitui completamente o livro de guarda manuscrito? Sim. Relatórios, relatórios de turnos, protocolos de transferência e registros de rondas são registrados digitalmente, possuem carimbo de data e hora e atribuição de usuário e não podem ser alterados posteriormente.
Posso usar meu formulário de livro de guarda existente? Sim. Importe seu formulário em papel como PDF para o editor de formulários - os campos serão reconhecidos automaticamente. Alternativamente, descreva o formulário desejado com suas próprias palavras e deixe a IA criar um rascunho.
Como posso garantir que cada turno tenha uma entrada? Vincule o modelo ao início/fim do turno e force a entrada por meio de uma tarefa recorrente com um requisito de formulário mais uma regra de "tarefa vencida" no sistema automático (ver Receita acima).
O livro de guarda também funciona sem internet? Sim. O aplicativo registra entradas offline e as sincroniza automaticamente assim que a conexão é estabelecida novamente.
Permissões
:::info Berechtigung Para preencher o livro de guarda seus funcionários precisam da autorização Preencher formulários (para relatórios: Criar relatórios), para avaliá-lo você precisa de Ver formulários ou Ver mensagens. Os modelos editam quem tem permissão para criar/editar formulários. Entre em contato com seu administrador se você não tiver acesso. :::